Google Workspace

Google Workspace (anciennement G Suite) est la suite collaborative et professionnelle de Google, conçue pour répondre aux besoins des particuliers, des professionnels et des entreprises. Elle rassemble une sélection d’outils destinés à améliorer la communication, la gestion de projets et la productivité en ligne. On retrouve des applications essentielles, telles que Gmail, Drive, Docs, Sheets et Slides, et d'autres outils spécifiquement destinés aux environnements professionnels, tels que Meet, Chat, Agenda, Forms, Sites et bien d'autres. 

Entièrement basé sur le cloud, Google Workspace est accessible depuis n’importe quel navigateur web et fonctionne sur tous les systèmes d’exploitation, y compris Windows, macOS, Linux, et même Chromebook. La plupart de ces applications bénéficient en parallèle d’une version mobile disponible sur Android et iOS, offrant ainsi une continuité d’usage sur smartphone et tablette.

Ce service est disponible sous forme d’abonnements payants adaptés aux entreprises de toutes tailles. Pour les particuliers, certaines applications comme Gmail, Docs et Drive existent également en version gratuite, avec toutefois des limitations en matière d’espace de stockage et de fonctionnalités professionnelles.

Comment utiliser Google Workspace ?

L'utilisation de Google Workspace repose sur un ensemble d’applications complémentaires. Parmi les services inclus, on retrouve Gmail, pour la messagerie, Drive pour le stockage en ligne, Meet et Chat pour la visioconférence et les échanges instantanés, ainsi qu’Agenda (Calendar) pour gérer les rendez-vous et les plannings d’équipe. Côté bureautique, Docs, Sheets et Slides permettent de créer et de partager des documents, des feuilles de calcul et des présentations directement dans le cloud. Forms simplifie la création de questionnaires et formulaires en ligne, et Sites facilite la création de sites internes ou publics sans connaissances techniques.

À cela viennent s’ajouter des outils complémentaires comme Keep pour la prise de notes, AppSheet pour concevoir des applications sans coder, et Vids, une solution récente dédiée à la création de vidéos professionnelles. 

Google Workspace intègre également NotebookLM, un assistant intelligent permettant d’organiser ses idées et contenus documentaires, et Gemini, l’application d’intelligence artificielle de Google, qui s’intègre directement dans Gmail, Docs, Sheets et bien d’autres services pour optimiser l’écriture, l’analyse et la gestion des contenus.

Comment ça marche ?

Gmail, lorsqu’il est intégré dans cette solution professionnelle, vous offre la possibilité de créer une adresse mail personnalisée au nom de votre entreprise. Attention cependant : seule la version professionnelle est intégrée dans les abonnements Google Workspace, la messagerie gratuite en @gmail.com n’offre pas ces options avancées.

Pour les réunions et échanges à distance, Google Meet propose une solution de visioconférence à la fois fiable et complète. Vous pouvez y organiser des réunions avec plusieurs participants, partager votre écran, envoyer des messages instantanés et même enregistrer vos sessions pour les consulter ultérieurement. Son intégration parfaite avec Google Agenda permet de planifier vos rendez-vous, de recevoir des rappels et de gérer l’ensemble de vos événements professionnels et personnels depuis un même espace. Pour la prise de notes et le suivi des tâches, Google Keep offre un espace collaboratif où vous pouvez créer des listes, des notes vocales, des croquis et programmer des rappels.

En outre, grâce à des outils comme Google Docs, Sheets et Slides, vous pouvez créer, partager et modifier des documents, feuilles de calcul et présentations, tout en collaborant en temps réel avec vos collègues. Vous pouvez voir les modifications de chacun instantanément, échanger via le chat intégré ou laisser des commentaires pour fluidifier la communication. Pour stocker et partager vos fichiers, Google Drive propose un espace cloud sécurisé allant de 15 Go à 5 To par utilisateur selon l’abonnement choisi. Il facilite la synchronisation des documents et la collaboration en ligne en garantissant l’accès à vos fichiers depuis n’importe quel appareil.

Google Chat joue un rôle essentiel dans la communication instantanée et la coordination des équipes. Grâce à ses salons de discussion et à son intégration avec des services comme Asana, Jira ou PagerDuty, il est possible de gérer des projets et même de connecter des applications développées en interne via Apps Script ou AppSheet.

D’autres applications viennent enrichir cet environnement, à commencer par Google Forms, qui simplifie la création de questionnaires, enquêtes et formulaires, avec un large choix de types de questions et la possibilité d’ajouter des images et des vidéos. Les réponses sont automatiquement synthétisées et exploitables dans Google Sheets pour une analyse approfondie.

Côté création web, Google Sites permet de mettre en ligne des sites vitrines ou intranet, en intégrant des documents Drive, des agendas ou des contenus multimédias. Google AppSheet, quant à lui, permet de créer des applications métiers personnalisées sans écrire une seule ligne de code. Il s’adresse aux entreprises souhaitant automatiser des tâches ou concevoir des outils internes sur mesure. 

Quels sont les OS compatibles avec Google Workspace ?

Google Workspace est accessible sur tous les types d’appareils connectés à Internet. Pour un particulier, il suffit de se connecter à son compte Google pour accéder à l’ensemble des outils et services inclus via le navigateur, que ce soit sur un ordinateur, une tablette ou un smartphone.  

La plupart des outils et services proposés sont également disponibles sous forme d’applications dédiées téléchargeables sur le Google Play Store pour les appareils Android ou sur l’App Store pour les iPhone et iPad. 

Pour les entreprises, la configuration de Google Workspace nécessite la possession d’un nom de domaine personnalisé, reflétant le nom de l’entreprise ou de la marque. Ce domaine est indispensable pour créer des adresses e-mail professionnelles et renforcer l’image de sérieux et de crédibilité auprès des clients et partenaires. Une fois le domaine configuré, les administrateurs peuvent créer des comptes pour chaque collaborateur et organiser l’espace de travail numérique de façon centralisée. Contrairement à la version gratuite de Google, qui offre 15 Go par utilisateur, la version destinée aux professionnels permet d’accéder à jusqu’à 5 To d’espace de stockage par utilisateur selon le forfait choisi. 

Google Workspace est-il gratuit ?

Google met à disposition deux approches distinctes pour répondre aux besoins de ses utilisateurs : une version gratuite de ses services pour les particuliers et une offre complète pour les professionnels. 

Pour les particuliers, il est possible d’accéder gratuitement à plusieurs services emblématiques comme Gmail, Google Drive et Google Docs simplement en créant un compte Google personnel. 

Pour les professionnels et les entreprises qui recherchent des outils plus avancés, Google Workspace est proposé sur abonnement incluant des services et des fonctionnalités supplémentaires adaptés aux environnements professionnels. Quatre plans tarifaires sont proposés : Business Starter, Business Standard, Business Plus et Enterprise. Chaque formule se différencie par le niveau de services proposé, la quantité d’espace de stockage allouée et les fonctionnalités incluses. Une période d’essai gratuite de 14 jours est proposée, pour permettre aux professionnels d’explorer l’ensemble des fonctionnalités disponibles avant de s’engager sur un forfait annuel ou mensuel.

Quelles sont les alternatives à Google Workspace ?

Plusieurs alternatives sérieuses à Google Workspace existent aujourd’hui pour répondre aux besoins variés des professionnels, des entreprises et des particuliers. 

Microsoft 365 est l’une des alternatives les plus complètes et les plus connues à Google Workspace. Anciennement appelé Office 365, cet environnement de productivité développé par Microsoft repose également sur le cloud et donne accès à des versions en ligne et installables des célèbres logiciels Word, Excel, PowerPoint, Outlook, et bien d’autres encore. Il propose des outils collaboratifs, tels que Teams, OneDrive et SharePoint. Comme Google Workspace, il fonctionne sur abonnement mensuel ou annuel et offre différentes formules adaptées aux particuliers, PME et grandes entreprises.

WPS Office est une autre alternative plus légère et économique. Développé par Kingsoft, cette suite bureautique regroupe des équivalents aux outils de Microsoft et Google : Writer pour le traitement de texte, Spreadsheets pour les feuilles de calcul et Presentation pour les diaporamas. Il est accessible aussi bien en ligne qu’en version installée sur Windows, macOS, Linux, Android et iOS. 

MobiOffice, anciennement OfficeSuite, vient compléter cette sélection d’alternatives intéressantes. Développée par MobiSystems, cette suite bureautique propose des applications pour créer, modifier et gérer des documents texte, des feuilles de calcul et des présentations. Elle inclut aussi une application de messagerie et un lecteur PDF intégré. MobiOffice est compatible avec les fichiers Microsoft Office et permet de stocker ses documents en ligne via divers services cloud partenaires ou via son propre espace de stockage MobiDrive. Disponible en version gratuite avec options payantes, elle fonctionne sur Windows, macOS, Android et iOS.