Dans vos textes, vous répétez souvent des phrases, des expressions (formule de politesse, adresse d’un ami, signature, etc.) ou même un logo, un tableau ou un graphique.Pour vous éviter d’avoir à les retaper chaque fois, Word met à votre disposition la fonction Insertion automatique, qui permet de les mémoriser sous un
‘ surnom ‘. Il suffira ensuite d’utiliser ce surnom pour les insérer rapidement dans le texte
Etape 1 : utilisez les insertions prédéfinies
Elles sont disponibles en passant par le menu ou en utilisant une barre d’outils.Par le menu1 Cliquez dans le texte à l’endroit où l’insertion doit apparaître, et choisissez dans le menu Insertion l’option Insertion automatique.2 Les insertions sont classées par catégories. Cliquez sur celle qui vous convient, par exemple sur :3 La liste des insertions concernant la catégorie se déroule. Cliquez surLe texte apparaît automatiquement à l’endroit désiré (voir l’illustration).Par la barre d’outils1 Pour gagner du temps, affichez la barre d’outils Insertion automatique en choisissant dans le menu Affichage, l’option Barres
d’outils, puis cliquez surLa barre d’outils apparaît en haut de l’écran (voir l’illustration).2 Cliquez dans le texte, puis dans la barre d’outils sur le boutonCliquez sur la catégorie, puis sur le nom de l’insertion à utiliser.
Etape 2 : créez une insertion
1 Sélectionnez l’élément (phrase, image, etc. ) à mémoriser, par exemple un logo avec une adresse :2 Choisissez dans le menu Insertion l’option Insertion automatique, et cliquez surOu, dans la barre d’outils, cliquez sur3 Nommez l’élément sélectionné, en tapant dans la fenêtre affichée un nom court et explicite. Par exemple :Cliquez sur OK.
Etape 3 : utilisez une insertion personnelle
1 Pour utiliser cette nouvelle insertion, cliquez à l’endroit où elle doit apparaître, puis sur le bouton Toutes les entrées de la barre d’outils, ou choisissez dans le menu
Insertion l’option Insertion automatique.2 Word classe automatiquement toutes les nouvelles insertions dans la catégorie Normal : c’est le nom du style de paragraphe dans lequel vous travaillez par défaut. Placez le
pointeur dessus pour faire apparaître le nom de l’insertion :Remarque : vous pouvez aussi l’insérer avec l’aide du clavier. Pour cela, tapez le nom de l’insertion, ici assoc, et appuyez sur la touche F3 du clavier.3 Si vous n’utilisez plus une insertion automatique, supprimez-la en choisissant dans le menu Insertion l’option Insertion automatique et
Insertion automatique. Puis cliquez sur le nom de linsertion et sur les boutons Supprimer et OK
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