Lorsque l’on possède de nombreux documents, il peut devenir fastidieux de rechercher ceux qui contiennent un terme précis. La suite Office de Microsoft propose dans Word (mais aussi dans d’autres logiciels de la suite, Excel,
PowerPoint, etc.) des fonctions de recherche très efficaces. Elles permettent de retrouver rapidement un mot ou une expression dans des fichiers ouverts ou non. Ces investigations peuvent se faire simplement en tapant le mot ou l’expression à
chercher ; ou plus complexes (pour avoir plus de chance d’aboutir à un résultat) en utilisant plusieurs critères. Dans notre exemple, nous allons commencer par des recherches sur tout le disque dur, puis plus particulièrement dans un document
ouvert
Recherchez un document sur le disque dur
La recherche sur un disque dur s’effectue dans le Volet Office à droite de la fenêtre (voir l’Illustration 1 ci-dessus) que vous obtenez en choisissant, dans le menu Fichier, l’option
Rechercher (avec Word 2002) ou Recherche de fichiers (avec Word 2003).
Recherche simple
Vous recherchez, par exemple, tous les documents Word contenant le mot ‘lettre’ et qui se trouvent sur le disque dur C.1 Cliquez d’abord dans la zone Rechercher le texte de la partie Rechercher en haut du Volet Office, puis tapez lettre (le mot recherché dans
notre exemple).2 Indiquez où rechercher le document, en cliquant sur la flèche de la zone Rechercher dans :Le Poste de travail est déjà coché :Cliquez sur le signe + situé devant Poste de travail pour afficher ce qu’il contient. Par exemple :Pour rechercher sur un seul disque, décochez la case Poste de travailet cochez la case devant le nom du disque :3 Par défaut, la recherche s’effectue sur tous les fichiers des logiciels de la suite Office (Word, Excel, Outlook, etc.) et des pages Internet qui se trouvent sur le disque dur. Pour rechercher des fichiers Word, cliquez
sur la flèche de la zone Les résultats devraient être :Décochez les cases Fichiers Office et Pages Web, puis cochez Fichiers Word. Cliquez en dehors de la liste.4 Lancez la recherche en cliquant sur Rechercher (version 2002) ouOK (version 2003). Au bout de quelques secondes, le résultat apparaît dans le Volet
Office (voir l’Illustration 2).Pour ouvrir un des fichiers qui apparaît dans la liste des résultats, cliquez simplement sur son nom. Si le résultat ne vous convient pas, effectuez une nouvelle recherche en cliquant sur
Modifier.
Recherche avancée
Pour mieux cibler une recherche, vous pouvez indiquer plusieurs critères. Par exemple, recherchons un document contenant le mot ‘ lettre ‘ et modifié après le
1er janvier 2005.1 En bas du Volet Office qui propose une recherche simple, cliquez sur Recherche avancée (version 2002) ou Recherche de fichiers avancées (version
2003).Si vous êtes dans le Volet Office affichant le résultat d’une recherche, cliquez sur Modifier.2 Indiquez le premier critère : le mot ‘ lettre ‘ est contenu dans le document. Cliquez sur la flèche de la zone Propriété et sur
Texte ou propriété. Puis cliquez sur la flèche de la zone Condition et sur contient. Pour finir, dans
Valeur:,tapez lettre :Cliquez ensuite sur Ajouter.3 Indiquez le deuxième critère : le document a été modifié depuis le 1er janvier 2005. Cliquez sur la flèche de Propriété et sur
Modifié le. Puis cliquez sur la flèche de la zone Condition et sur le ou après le.Pour finir, dans Valeur:, tapez
01/01/2005 :Cliquez sur Ajouter.Les deux critères s’affichent dans la zone en dessous d’Ajouter :4 Précisez où effectuer cette recherche et sur quel format de fichier, puis lancez la recherche en effectuant les manipulations expliquées aux numéros 2, 3 et 4 de la partie Recherche simple ci-dessus.
Recherchez dans un document ouvert
La recherche peut s’effectuer aussi sur un mot, une expression, ou même un caractère spécial (espace, entrée, etc.) dans un document ouvert. Pour notre exemple, choisissez d’ouvrir un document trouvé dans la liste obtenue après avoir
fait une Recherche simple dans la partie Recherchez un document sur le disque dur.Pour activer la recherche dans un document, choisissez dans le menu Edition l’option Rechercher ou appuyez simultanément sur les touches
Ctrl et F du clavier.
Recherche d’un mot
Vous recherchez par exemple le mot ‘ temps ‘dans le document ouvert.1 Cliquez dans la zone Rechercher et tapez temps.2 Pour activer la recherche, cliquez sur le bouton Suivant autant de fois que nécessaire jusqu’à atteindre le mot désiré :Le logiciel propose également des mots contenant les caractères cherchés :Cliquez sur Annuler pour revenir dans le document.Remarque : Pour sélectionner en même temps tous les mots qui correspondent à votre recherche, cochez la case Surligner tous les éléments trouvés dans. Puis cliquez sur la flèche de
la zone située en dessous de la case et choisissez Document principal. Maintenant cliquez sur le bouton Rechercher tout :
Recherche d’un mot en utilisant plusieurs critères
Il est possible d’indiquer à Word des critères plus précis afin de retrouver un mot. Par exemple, vous recherchez le mot ‘ temps ‘ (et les mots le contenant) dont les caractères sont en
rouge et en gras.1 Si ce n’est pas déjà fait, tapez le mot temps dans la zone Rechercher.2 Affichez les options en cliquant sur le bouton Plus. La fenêtre Recherche s’agrandit.3 Si vous cherchez seulement le mot entier temps (ici contretemps sera ignoré), cochez la case :4 Indiquez au logiciel que le mot a une mise en forme : ici, les caractères sont en rouge et en gras. Pour cela, cliquez sur le bouton Format, puis sur
Police. Indiquez les caractéristiques et cliquez sur OK.5 Activez la recherche en cliquant sur le bouton Suivant.
Recherche d’un élément particulier
Vous pouvez aussi rechercher un élément particulier, comme un espace, une image, etc.Pour cela, supprimez le contenu de la zone Rechercher et cliquez sur le bouton Spécial.Dans la liste proposée, cliquez par exemple sur :Le code suivant apparaît dans la zone Rechercher :Lancez la recherche en cliquant sur le bouton Suivant. Word sélectionne alors la première image qu’il trouve :
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