A partir d’un document Word, vous désirez faire apparaître l’adresse de vos contacts existant dans les contacts d’Outlook. Pour cela, Microsoft Office met à votre disposition la fonction Balise active qui permet d’établir une relation
entre des éléments tapés dans un document et des données dans des fichiers Microsoft Office. Vous pouvez ainsi accéder rapidement à des informations existantes sans quitter votre document. Par exemple : vous avez tapé le nom d’un nouveau
contact dans un document, vous pouvez l’enregistrer directement dans Outlook. De même, si ce dernier existe dans Outlook, Word le détecte et y applique une balise active indiquant que cet élément est lié à un autre logiciel de Microsoft. Les balises
s’appliquent à certains types de données comme :
les noms des personnes
la date et l’heure
l’adresse postale
le nom des lieux
les numéros téléphoniquesVoici comment activer et détecter les balises puis les gérer avec une liste de contacts
Etape 1 : détectez les balises
Pour que les balises fonctionnent, vous devez d’abord vérifier que certaines options sont activées.Activez les balises1 Choisissez dans le menu Outils, la commande Options de correction automatique et cliquez sur l’onglet Balises actives.2 Pour que l’identification des données s’effectue, cochez la case Marquer le texte avec des balises actives.3 Choisissez les données que le logiciel doit reconnaître automatiquement lors de la saisie. Pour cela, cochez dans la zone Modules de reconnaissance les cases désirées. Pour notre démonstration, nous avons
coché toutes les cases.4 Pour utiliser efficacement les balises, faites-les apparaître sous la forme d’un bouton activant un menu d’actions à effectuer avec la balise sélectionnée. Pour cela, cochez en bas de la fenêtre la case Afficher
les boutons d’actions des balises actives.5 Validez toutes les modifications en cliquant sur le bouton OK.Identifiez les balises1 Pour identifier une donnée en tant que balise dans un document, demandez à Word d’y appliquer une présentation particulière. Pour cela, choisissez dans le menu Outils, la commande
Options.2 En haut de la fenêtre affichée, cliquez sur l’onglet Affichage.3 En haut, au centre de la partie Afficher, cochez la caseValidez en cliquant sur le bouton OK.
Etape 2 : utilisez les balises
Maintenant, vous pouvez utiliser les balises actives. Mais avant de les utiliser, vous devez d’abord modifier la langue que vous utilisez, car, malheureusement, les balises ne fonctionnent qu’avec la langue anglaise.Modifiez la langue1 Sélectionnez tout le document en effectuant la combinaison de touches Ctrl + A.2 Double-cliquez dans la barre d’état surDans la fenêtre Langue, Word affiche les langues utilisées (en haut de la liste) et celles qui sont disponibles (en dessous du double trait vertical) :3 Si la langue Anglais (États-Unis) apparaît dans les langues utilisées (en haut de la liste), passez au point 4. Sinon, double-cliquez dans la liste des langues disponibles sur :4 Dans la partie des langues utilisées, la langue Anglais (États-Unis) apparaît en dessous de Français (France), cela veut dire que votre texte est vérifié en français. Double-cliquez sur
Anglais (États-Unis). La mention de la langue change dans la barre d’état :Insérez une balise1 Dans le document ouvert, tapez le prénom et le nom d’un contact qui figure dans le carnet d’adresses d’Outlook et un autre qui n’y figure pas. Tapez-les soit entièrement en majuscules, soit avec seulement la première
lettre en majuscule. Les traits violets en pointillés qui apparaissent sous le texte indiquent la présence de balises actives :Attention : si l’indication de la balise n’apparaît pas (cela arrive parfois), cela veut dire que soit les nom et prénom sont en minuscules, soit la langue de vérification n’est pas l’anglais.
Etape : 3 accédez à vos contacts
Lorsque des balises sont activées, cela veut dire que vous pouvez effectuer plusieurs actions en relation avec celles-ci. Pour ce faire, cliquez dans le texte de la balise active : un bouton représentant un i
apparaît :Lorsque vous cliquez dessus, un menu listant les actions s’affiche :Voici les différentes actions que vous pouvez effectuer.Ajoutez aux contactsSi le nom du contact tapé n’existe pas dans la liste des contacts Outlook, vous pouvez l’enregistrer directement en cliquant dans le menu des actions sur Ajouter aux contacts. Une fiche de contact apparaît avec le nom et
le prénom du contact déjà indiqués. Remplissez toutes les informations nécessaires et enregistrez.Remarque : si le contact existe déjà, une fenêtre propose de créer un doublon en cochant la case Ajouter un contact, ou de le modifier en cochant la case Modifier le contact
existant.Affichez un contactPour obtenir des informations sur le contact, cliquez dans le menu des actions sur Ouvrir un contact. Si le nom n’existe pas, une fenêtre vous l’indique, sinon une fiche s’ouvre avec toutes les informations. Ici, vous
pouvez les compléter et les modifier. Cliquez ensuite sur le bouton Enregistrer et fermer.Envoyez un messageSi vous avez indiqué dans la fiche des contacts l’adresse de messagerie de la personne, vous pouvez lui envoyer directement un message. Pour cela, cliquez dans le menu des actions sur Envoyer un message.La fenêtre de création d’un message apparaît. La zone A contient par défaut l’adresse de messagerie du contact. Remplissez l’objet, le corps du message et cliquez sur Envoyer.Organisez une réunionVous voulez inviter un de vos contacts à une réunion ou à un déjeuner. Cliquez dans le menu des actions sur Organiser une réunion.Dans la fenêtre affichée, indiquez où, quand et à quelle heure aura lieu le rendez-vous. Puis cliquez sur le bouton Envoyer. Dans le corps du message envoyé au contact apparaissent la date, l’heure et le lieu du
rendez-vous.Si ce dernier utilise Outlook, il trouvera en haut du message une barre permettant de choisir s’il veut y participer ou non.Insérez une adresseDans le document, vous souhaitez mentionner l’adresse du contact (à condition qu’elle ait été tapée au préalable dans la fiche des contacts). Cliquez dans le menu des actions sur Insérer l’adresse.Si le contact n’a qu’une seule adresse, cette dernière apparaît automatiquement en dessous du nom. En revanche, s’il en a plusieurs, une fenêtre apparaît demandant quelle adresse utiliser. Vous pouvez choisir entre bureau
(business), domicile (home) ou autre (other). Cliquez sur la flèche de la zone Utiliser cette adresse et cliquez sur le type d’adresse souhaité :En dessous de cette zone un aperçu de l’adresse apparaît :Cliquez sur OK. L’adresse s’insère en dessous du nom :Supprimez une baliseWord a indiqué un élément de votre document comme une balise active et vous souhaitez l’annuler mais garder le nom du contact. Pour cela, cliquez dans le menu des actions sur Supprimer cette balise active. Le trait violet
indiquant la balise active disparaît.Si vous changez d’avis, activez à nouveau la balise en sélectionnant le texte, puis modifiez la langue du texte en lui appliquant Anglais (États-Unis).
Etape 4 : sauvegardez les balises
Pour garder les balises actives dans le document au moment de la sauvegarde, vous devez le préciser dans une option du logiciel. Pour cela, choisissez dans le menu Outils, la commande Options. En haut de la
fenêtre, cliquez sur longlet Enregistrement, puis cochez la case Incorporer les balises actives. Cliquez sur OK
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