Utiliser les nouveaux formats conditionnels

Sauriez-vous, au premier coup d’?”il, repérer les cinq valeurs les plus élevées d’un tableau de chiffres ? Probablement pas… sauf si vous utilisez la fonction Mise en forme conditionnelle. Son utilisation permet
d’attribuer un format spécifique aux cellules (couleur de fond, police de caractères, etc. ) dont la valeur répond à une ou plusieurs conditions données.Les versions 2000, 2003 et XP d’Excel offraient déjà une telle fonction, mais sa mise en ?”uvre était assez complexe. Avec Excel 2007, le formatage conditionnel devient enfin accessible… et il s’enrichit de nombreuses
options, comme l’ajout d’histogrammes ou de dégradés de couleurs dans les cellules.

1. Adoptez le format Excel 2007

Plusieurs des formats que nous allons décrire ne peuvent être enregistrés que dans des classeurs au format Excel 2007 (des fichiers d’extension.xlsx et non.xls). Si vous avez ouvert un classeur créé avec une version antérieure
d’Excel, le message Mode de compatibilité apparaîtra dans la barre de titre d’Excel, vous invitant à le convertir au format Excel 2007. Pour cela, cliquez sur le bouton Office et, dans la liste qui s’affiche, choisissez
Convertir (voir écran). Cliquez sur Oui pour accepter le message, puis sur OK. Attention : le classeur d’origine sera effacé et le nouveau ne pourra être ouvert qu’avec Excel 2007. S’il doit être utilisé
avec une ancienne version d’Excel, effectuez-en une copie de sauvegarde avant de lancer la conversion.

2. Utilisez le formatage simple

Lancez Excel, ouvrez le classeur contenant vos chiffres et sélectionnez ces derniers. Activez, s’il ne l’est pas, le menu Accueil et, dans le Ruban, cliquez sur le bouton Mise en forme
conditionnelle. Dans la liste qui apparaît, sélectionnez une règle, par exemple Nuances de couleurs (voir écran), et optez pour l’un des modèles disponibles. Le premier propose une palette de couleurs, du rouge pour les valeurs
basses au vert pour les valeurs élevées ; le second présente la palette inverse… Quand vous passez la souris sur un modèle, il est appliqué à la sélection, en guise d’aperçu. Cliquez sur un modèle pour le choisir.

3. Supprimez un format conditionnel

Dans les exemples qui suivent, nous allons passer en revue plusieurs règles de formats conditionnels. Il est possible de cumuler plusieurs règles mais, pour une meilleure clarté, nous vous conseillons, avant chaque exemple, de
supprimer la règle précédente. Si vous venez de la définir, annulez votre dernière action en cliquant sur Annuler… (voir écran) de la Barre d’outils Accès rapide. Sinon, sélectionnez le champ de cellules, cliquez sur
le bouton Mise en forme conditionnelle, Effacer les règles, Effacer les règles des cellules sélectionnées.

4. Faites ressortir les valeurs les plus élevées

Sélectionnez vos chiffres, cliquez sur Mise en forme conditionnelle et choisissez Règles de mise en surbrillance des cellules, Supérieur à. Dans la fenêtre qui s’affiche, tapez la valeur numérique que vous
souhaitez définir comme seuil. Puis déroulez la liste voisine et choisissez un motif, par exemple Remplissage jaune avec texte jaune foncé (voir écran).Excel applique automatiquement le format choisi avant même que vous validiez, afin que vous puissiez juger du résultat. Si le format vous convient, validez par OK. Toutes les cellules dont la valeur excède le seuil
spécifié obtiennent le format sélectionné.

5. Mettez des histogrammes…

Pour mettre en évidence des variations de valeurs numériques dans une plage de cellules, ajoutez des barres d’histogramme directement dans les cellules. Ces barres colorées, dont la longueur dépend du nombre inscrit dans la cellule,
sont semi-transparentes, de sorte que la valeur reste parfaitement visible. Pour créer ces barres, sélectionnez votre plage de cellules, cliquez sur le bouton Mise en forme conditionnelle, choisissez Barres de données (voir
écran) puis cliquez sur l’une des teintes proposées.

6. …ou des icônes dans vos cellules

Dans la même liste, vous pouvez également choisir Jeux d’icônes puis sélectionner un modèle. Certains jeux se composent de cinq icônes différentes, qui seront automatiquement affectées aux diverses cellules en fonction de
leur contenu (voir écran).

7. Identifiez des mots-clés dans une liste

Le formatage conditionnel ne sert pas qu’à mettre en évidence des valeurs numériques. Vous pouvez également créer une règle pour identifier des cellules contenant un mot donné. Par exemple, dans une vidéothèque, vous voulez faire
ressortir les films réalisés par Claude Lelouch. Sélectionnez la colonne contenant les noms des réalisateurs, puis cliquez sur Mise en forme conditionnelle et choisissez Règles de mise en surbrillance des cellules, Texte qui
contient. Dans la fenêtre qui s’affiche, tapez Lelouch (voir écran), choisissez un motif et cliquez sur OK.

8. Personnalisez les règles

Jusqu’à présent, vous avez laissé Excel choisir automatiquement les seuils utilisés dans les règles, en fonction des valeurs minimale et maximale de votre sélection. C’est la technique la plus simple, mais elle présente un
inconvénient : si, par exemple, vous changez la cellule contenant la valeur la plus élevée, tous les seuils seront modifiés et votre tableau changera d’aspect. Pour éviter cela, fixez les seuils vous-même. Sélectionnez la plage de cellules,
cliquez sur le bouton Mise en forme conditionnelle, choisissez un format quelconque (réellement quelconque) et, dans la liste qui apparaît, cliquez sur le bouton Autres règles. Dans la fenêtre qui s’affiche, commencez par
choisir le type de règle, par exemple Mettre en forme toutes les cellules d’après leur valeur. Sélectionnez un modèle dans la liste Style de mise en forme, par exemple Echelles à deux couleurs. Vous pouvez
maintenant fixer les limites numériques. Par exemple, vous voulez que la couleur de fond de vos cellules s’étende du rouge pour une valeur inférieure ou égale à 1000 au blanc pour une valeur supérieure ou égale à 2000, le
fond des valeurs intermédiaires étant un dégradé des deux couleurs. Sous Minimum, déroulez la liste Type et choisissez Nombre (voir écran). Sélectionnez ensuite la valeur 1000. Puis, en dessous,
déroulez la liste Couleur et cliquez sur la puce de couleur rouge. Faites de même dans la zone Maximum en choisissant respectivement Nombre, 2000 et la puce blanche. Enfin, cliquez sur OK.

9. Appliquez simultanément plusieurs règles

Vous pouvez appliquer plusieurs règles (formats conditionnels) à une même plage de cellules, par exemple un fond dégradé et des barres de données. Pour cela, il est possible d’ajouter ces règles une par une, comme vous l’avez vu plus
haut. Mais rapidement, vous ne saurez plus où vous en êtes. Mieux vaut passer par le Gestionnaire des règles de mise en forme qui présente la liste de toutes les règles appliquées. Pour cela, sélectionnez votre plage de cellules,
cliquez sur Mise en forme conditionnelle et sélectionnez Gérer les règles. Dans la fenêtre qui s’ouvre, cliquez sur Nouvelle règle et définissez un premier format conditionnel comme vous l’avez fait plus haut.
Puis procédez de même pour ajouter des règles supplémentaires, ou utilisez les boutons Modifier la règle et Supprimer la règle, qui parlent d’eux-mêmes (voir écran). Les flèches verticales, dans le
Gestionnaire, vous permettent de modifier l’ordre d’application des formats. Quand vous avez terminé, cliquez sur OK.