Reconnaissez-le : il n’est pas toujours facile de rédiger une note, un rapport, un bulletin, une facture ou de préparer un planning de congés à partir d’un document vierge. On risque d’oublier des mentions importantes ou de
‘ patauger ‘ dans la mise en pages. Mieux vaut travailler à partir d’un modèle, un gabarit que vous pourrez personnaliser à loisir. Ceux fournis avec la suite Office sont hélas peu variés, mais vous en
trouverez plusieurs centaines prêts à l’emploi gratuits, sur le site de Microsoft. La marche à suivre n’est pas toujours évidente, mais elle est quasiment identique pour les différents programmes d’Office. Nous avons choisi de l’illustrer avec Word
XP : vous l’adapterez très facilement aux autres logiciels de la suite.
1. Soyez en règle avec Microsoft
La première fois que vous demandez à récupérer un modèle sur le site de Microsoft, l’éditeur exige de vérifier que vous disposez d’une version officielle d’Office. Pour cela, vous devez installer un programme ActiveX sur votre PC.
Mais, par défaut, Internet Explorer s’oppose à l’installation de ce programme pour des raisons de sécurité. Pour lever cette interdiction, fermez tous vos logiciels, lancez Internet Explorer, puis déroulez le menu Outils, Options Internet,
Sécurité. Cliquez sur Sites de confiance, puis sur le bouton Sites. Dans le champ Ajoute ce site à la zone, tapez
http://office.microsoft.com, décochez l’option Nécessite un serveur sécurisé… et cliquez sur Ajouter, puis deux fois sur OK.
2. Choisissez une catégorie…
Lancez Word. Déroulez le menu Fichier, Nouveau (attention : ne cliquez pas sur le bouton Nouveau, qui crée automatiquement un document vierge). Dans le volet Nouveau document qui s’ouvre à
droite de la fenêtre de Word, cliquez sur Modèles sur
Microsoft.com
(voir écran au second plan), dans la zone Créer à partir d’un modèle. La page qui s’affiche présente la liste des modèles. Vous pouvez soit choisir un modèle en
fonction du logiciel associé (Word, Excel, PowerPoint), soit opter pour un modèle en fonction de sa nature (bon de commande, brochure, étiquettes, etc.). Cliquez par exemple sur Brochures. Une nouvelle page s’affiche avec les différents
modèles de brochures disponibles (voir écran au premier plan).
3. … et un logiciel
La petite icône qui précède chaque modèle indique à quel programme elle se destine (Word, Excel, Publisher, PowerPoint…). Attention au numéro de version spécifié : vous ne pourrez pas utiliser avec Word XP un modèle prévu
pour Word 2003 ou 2007. Pour choisir un modèle, cliquez sur l’image correspondante. Il s’ouvre dans une nouvelle page, où vous pouvez lire une note d’appréciation des internautes, ainsi que d’éventuels commentaires. Pour utiliser ce modèle, cliquez
sur Télécharger maintenant (voir écran).
4. Personnalisez le contenu
Une fois le modèle téléchargé, un nouveau document est automatiquement créé à son image (voir écran). Il ne vous reste plus qu’à en modifier le contenu. Attention : dans les modèles destinés à Word, les textes, sont
souvent placés dans des zones de texte. Pour en modifier les dimensions, faites glisser à la souris les bordures de ces cadres. Enfin, enregistrez le document.
5. Réutilisez le même modèle
Le modèle que vous venez de télécharger (un fichier. dot) est désormais copié sur votre PC. Il est donc disponible, même sans connexion à Internet. Pour créer un nouveau document sur le même modèle, déroulez Fichier,
Nouveau et cliquez sur le nom du modèle téléchargé qui apparaît désormais dans le volet Nouveau document, sous le lien Créer à partir d’un modèle (voir écran).
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