Trouver des données dans une liste

Peut-être vous servez-vous d’Excel pour créer des bases de données, c’est-à-dire tout simplement des listes de personnes, de livres, de produits, de lieux, etc. Or, une telle liste n’a d’intérêt que si vous pouvez y retrouver facilement une information, y compris lorsque vos critères de recherche sont complexes. Et pour cela, Excel dispose de tous les outils nécessaires, comme les formulaires ou encore les filtres. Afin d’illustrer la mise en ?”uvre de ces différentes fonctions, nous utiliserons, à titre d’exemple, une liste de films.

1. Préparez la liste

Pour utiliser les fonctions de recherche d’Excel, votre liste doit respecter quelques conditions élémentaires. La première ligne (pas nécessairement la ligne 1 de la feuille) doit contenir des noms de champs (nom, prénom, adresse, réalisateur…). Il ne doit y avoir qu’une seule colonne par champ. Enfin, la liste ne doit contenir ni ligne vide, ni colonne vide. Dans l’exemple utilisé ici, notre liste de films comprend les champs suivants : Titre, Année, Réalisateur, Durée (en minutes), Genre (drame, SF, comédie…) et Distribution (voir écran). Bien entendu, les données saisies doivent être cohérentes : n’écrivez pas J. Gabin dans certaines lignes et Jean Gabin dans d’autres !)

2. Triez la base

On trouve plus facilement des données dans une liste triée. Pour classer votre liste selon un ou plusieurs critère(s), sélectionnez une cellule de la liste, puis déroulez Données, Trier. Une fenêtre apparaît. Commencez par cocher Oui dans la zone Ligne de titre, en bas de la fenêtre. Ensuite, sélectionnez une première colonne de tri dans le champ Trier par, puis une ou deux autres dans les champs Puis par. Par exemple, pour trier votre liste par réalisateur, avec les films de chacun inventoriés par date de sortie, sélectionnez Réalisateur dans le champ Trier par, et Année dans le premier champ Puis par (voir écran). Cochez les deux options Croissant, et validez par OK.

3. Cherchez un mot

Si vous recherchez un nombre ou un mot, par exemple un film dont le titre comporte le mot jamais, cliquez dans n’importe quelle cellule de la colonne A (celle qui contient les titres de films) et déroulez Edition, Rechercher. Dans le champ Rechercher, saisissez jamais et cliquez sur OK. Excel sélectionne le premier film dont le titre contient ce mot. Cliquez sur Suivant pour passer à l’occurrence suivante (voir écran). Attention : si la recherche, par défaut, ne distingue pas les majuscules des minuscules, vous devez absolument respecter l’accentuation. Sinon, en tapant Azema, vous ne trouverez pas Sabine Azéma.

4. Exploitez le formulaire

Le formulaire, dans Excel, vous permet d’ajouter des lignes à votre liste, mais aussi d’y retrouver des données. Pour l’ouvrir, cliquez dans n’importe quelle cellule de votre liste et déroulez Données, Formulaire. La fenêtre qui s’ouvre affiche la ligne que vous aviez sélectionnée. Vous pouvez faire défiler la liste avec la barre de défilement (voir écran).Cliquez sur Critères. Tous les champs se vident. Tapez le mot ou le nombre recherché dans le champ adéquat. Par exemple, saisissez 1975 dans le champ Année. En cliquant sur les boutons Suivante et Précédente (et non dans la barre de défilement), vous faites défiler tous les films de la liste réalisés en 1975. Vous pouvez spécifier plusieurs critères, par exemple les films de 1975 de plus de 1 heure 40 (100 minutes). Dans ce cas, vous taperez >100 dans le champ Durée avant de cliquer sur Suivante. Pour quitter le formulaire, cliquez sur Fermer.

5. Activez les filtres

Le formulaire est pratique, mais il présente un inconvénient : il n’affiche qu’un seul film à la fois. Les filtres automatiques, eux, vous permettent de faire apparaître toutes les lignes répondant à vos critères. Pour activer ces filtres, cliquez sur une cellule quelconque dans votre liste et déroulez le menu Données, Filtrer, Filtres automatique. Une petite flèche apparaît à côté du titre de chaque colonne. En cliquant sur l’une de ces flèches, vous pouvez poser un filtre sur la colonne correspondante. Cliquez par exemple sur la flèche à côté de Réalisateur. La liste des réalisateurs classée par ordre alphabétique apparaît (voir écran). Cliquez sur l’un d’eux, par exemple Georges Lautner. Vous ne voyez plus que les films de ce réalisateur. La petite flèche sur laquelle vous avez cliqué devient bleue pour vous rappeler que vous avez posé un filtre sur cette colonne et que la liste affichée n’est donc pas complète. De même, les numéros de lignes, à gauche de l’écran sont colorés en bleu.

6. Ajoutez une condition

A l’étape précédente, vous avez extrait les sept films de Georges Lautner présents dans votre liste. Mais peut-être ne voulez-vous retenir que les comédies du réalisateur ? Cliquez sur la flèche placée à côté du mot Genre et choisissez Comédie (voir écran). Il ne reste plus que cinq films. Vous pouvez, de la même façon, ajouter des critères sur chaque colonne de la liste. Chaque critère s’ajoute aux précédents. Une fois qu’un filtre est sélectionné, il reste actif tant que vous ne l’ôtez pas, même quand vous enregistrez le classeur.

7. Enlevez les filtres

Pour afficher de nouveau toute votre liste, vous devez retirer les filtres que vous avez utilisés. Les colonnes filtrées sont identifiées par une flèche bleue au niveau de leur titre. Cliquez sur chacune de ces flèches et, dans la liste qui apparaît, choisissez (Tous), en haut de la liste (voir écran).

8. Affichez les dix premiers d’une série

Une utilisation particulière des filtres consiste à afficher immédiatement les lignes pour lesquelles un champ donné est à son maximum ou à son minimum. Admettons que vous cherchiez, par exemple, les dix films les plus anciens de votre liste (ceux pour lesquels le nombre indiqué dans la colonne Année est des plus faibles). Pour cela, cliquez sur la flèche placée à droite de Année et cliquez sur les 10 premiers, un libellé qui peut être partiellement masqué. Une fenêtre apparaît : choisissez Bas dans la première liste déroulante. Gardez la valeur 10 dans la deuxième liste, et cliquez sur OK (voir écran).

9. Utilisez des filtres élaborés

Jusqu’à présent, vous n’avez effectué que des recherches simples. Il est parfois nécessaire de créer des requêtes plus complexes, par exemple pour ne retenir que les lignes dont un champ numérique contient des valeurs comprises entre deux limites, ou encore pour localiser un mot à l’intérieur d’un texte. Recherchons par exemple, dans notre liste, les films tournés entre 1980 et 1985, et dans lesquels Lino Ventura apparaît. Commencez par ôter tous les filtres (voir l’étape 7 ci-contre), puis cliquez sur la flèche placée à droite de Année et choisissez (Personnalisé…). Dans la fenêtre qui s’ouvre, déroulez la liste placée sous Année, choisissez Est supérieur ou égal à, puis tapez 1980 dans le champ voisin. Cochez l’option Et. Dans la seconde liste, en dessous de la première, choisissez Est inférieur ou égal à et saisissez 1985 dans le champ voisin. Cliquez sur OK (voir écran). Cliquez maintenant sur la flèche placée à droite de Distribution et choisissez (Personnalisé…). Déroulez la liste sous Distribution et choisissez Contient. Dans le champ voisin, tapez Ventura et cliquez sur OK. Les films répondant aux deux conditions sont affichés.