- Gérez une petite base de données avec Excel
- Tri, filtrage, extraction et calculs
7 – Triez la base
Pour trier votre base sur un champ quelconque, sélectionnez une cellule de cette colonne (attention : évitez d’en sélectionner plusieurs !). Dans le menu Données, cliquez sur A..Z ou Z..A pour trier en ordre ascendant ou descendant. Selon le type de donnée de cette colonne, le tri sera alphabétique, numérique ou chronologique.
Pour classer sur plusieurs critères, par exemple par Bureau, puis par Ville, cliquez sur Trier. Définissez alors le premier critère de tri (Bureau) puis son sens (A..Z ou Z..A). Cliquez sur Ajouter un niveau et choisissez maintenant Ville. Enfin, validez en cliquant sur le bouton OK.
8 – Filtrez les fiches
Jusqu’à présent, vous affichez l’intégralité de la base. Excel vous permet facilement de ne faire apparaître que les seules fiches qui répondent à des critères précis. Pour cela, dans le menu Données, cliquez sur Filtrer. Un petit triangle apparaît à côté de chaque nom de champ.
Premier exercice : nous ne voulons afficher que les personnes rattachées aux bureaux de Lille et Toulouse. Cliquez sur le triangle placé à droite de Bureau. Dans la fenêtre qui apparaît, décochez Sélectionner tout. Cochez les deux villes choisies et validez par OK. Le petit triangle se transforme en filtre pour vous rappeler qu’il y a désormais une condition sur ce champ. Enfin, les numéros de lignes se colorent en bleu, également pour que vous vous souveniez que toute la base n’est plus affichée.
9 – Installez un filtre complexe
Dans les différentes colonnes, les filtres peuvent être cumulés. Ainsi, dans les personnes rattachées aux bureaux de Lille et Toulouse déjà affichées, nous ne voulons conserver que celles dont la cotisation est d’au moins 100 euros. Cliquez sur le triangle à côté de Cotisation et choisissez Filtres numériques, Est supérieur ou égal à… Saisissez 100 dans le champ en face de Supérieur ou égal à et validez.
Ajoutez, de la même façon, autant de critères que vous voulez sur les différents champs, chaque nouvelle condition réduisant le nombre de fiches visibles.
10 – Extrayez une partie
Si vous désirez envoyer à un correspondant une partie de votre base, par exemple la liste des membres du bureau de Toulouse, vous devez procéder autrement. En effet, si vous posez des filtres comme ci-dessus et que vous envoyez ce fichier à votre destinataire, il suffira à ce dernier de désactiver le filtre pour avoir accès à l’intégralité de la base… ce n’est peut-être pas ce que vous souhaitez !
Voici comment l’éviter : dans un espace libre de votre classeur (par exemple dans la feuille qui a servi plus haut), saisissez Bureau (c’est un des noms de champs). En dessous, tapez Toulouse. Donnez à ces deux cellules le nom MesCriteres. Enfin, revenez dans votre base et sélectionnez une cellule sous le tableau. Dans le menu Données, cliquez sur Avancé (à droite de Filtre). Dans la fenêtre qui apparaît, cochez Copier vers un autre emplacement Dans le champ Copier dans…, indiquez où votre nouvelle liste doit commencer, par exemple A2005 si votre tableau va jusqu’en ligne 2000. Cliquez dans le champ Zone de critères, appuyez sur F3 pour faire apparaître la liste des champs nommés, sélectionnez MesCriteres et validez deux fois par OK. Il ne vous reste qu’à enregistrer cette liste partielle dans une nouvelle feuille.
11 – Définissez un critère multichamp
Pour extraire la liste des membres de Toulouse inscrits en 1980 ou plus tard, vous procéderez comme à l’étape précédente, avec cette différence qu’il vous faudra maintenant un champ de critères sur deux colonnes (Bureau=Toulouse et Inscription>=1980), comme sur l’exemple ci-dessous.
Remarquez que la ligne supérieure contient toujours les noms de champs et la (ou les) ligne suivante, les valeurs souhaitées. Donnez à ce ce champ de deux lignes sur deux colonnes le nom DoubleCrit et relancez l’extraction avec le le nouveau nom de champ.
12 – Faites des calculs
Vous cherchez à calculer la moyenne des cotisations des femmes (Genre=2) du bureau de Lille ? N’utilisez pas la fonction MOYENNE : elle prendrait en compte toutes les cellules de la base. Utilisez plutôt son équivalent pour les bases de données : BDMOYENNE.
Cette fonction reçoit trois arguments : la base de données (MaBase), le champ sur lequel porte le calcul, entre guillemets (“ Cotisation ”), et enfin le champ de critères, conforme à l’écran ci-dessous (nous l’avons nommé AutreCrit). La formule complète s’écrit donc = BDMOYENNE(MaBase;”Cotisation”;AutreCrit).
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