Dans un fichier Excel (aussi appelé classeur), vous pouvez créer jusqu’à 256 feuilles. Chaque feuille peut, par exemple, être affectée à un mois, un trimestre ou à toute autre catégorie. De cette façon, vos données sont bien classées et plus facilement accessibles. De plus, si vous prenez le soin de donner la même structure à toutes vos feuilles de détails, vous pouvez les totaliser dans une feuille récapitulative avec une simple formule de somme.
01 – Ajoutez de nouvelles feuilles
Par défaut, chaque classeur Excel créé contient trois feuilles : Feuil1, Feuil2 et Feuil3. Ce nombre peut être modifié (de 1 à 255) via le menu Outils, Options, Général. Chaque feuille correspond à un onglet affiché en bas à gauche. Pour créer une nouvelle feuille, déroulez le menu Insertion, Feuille. Prenez l’habitude de nommer les feuilles immédiatement après leur création. Pour cela, faites un double-clic sur leur onglet, tapez le nouveau nom et validez par OK. Vous pouvez modifier l’ordre des onglets (et donc des feuilles) en les faisant glisser avec la souris (c’est sans influence sur les formules et les calculs). Pour repérer plus facilement un onglet, soulignez son nom par un trait coloré : faites un clic droit sur l’onglet, choisissez Couleur d’onglet et cliquez sur une teinte.
02 – Passez d’une feuille à l’autre
Pour mettre une fenêtre au premier plan, vous pouvez cliquer sur son onglet. Si tous les onglets ne sont pas affichés, faites un clic droit sur la zone des quatre boutons, située à gauche de la barre d’onglets, et choisissez une feuille dans la liste qui s’affiche. Vous pouvez aussi utiliser les raccourcis Ctrl + PgSuiv et Ctrl + PagePréc pour passer d’une feuille à une autre.
03 – Affichez plusieurs feuilles
Par défaut, Excel n’affiche qu’une seule feuille. Si vous avez réparti vos données sur plusieurs, il est possible de les afficher simultanément. Commencez par créer des fenêtres via le menu Fenêtre, Nouvelle fenêtre. Puis déroulez le menu Fenêtre, Réorganiser, cochez Fenêtres du classeur actif, choisissez une option (Mosaïque, Vertical, Horizontal) et validez par OK. Dans chacune des fenêtres, vous pouvez sélectionner un onglet, faire défiler l’affichage, modifier le taux de zoom… comme s’il s’agissait d’une fenêtre unique. Leur disposition est enregistrée avec le classeur.
04 – Créez des formules interfeuilles
Dans une formule de calcul Excel, vous pouvez exploiter des cellules issues d’une autre feuille. Ainsi, si vous voulez ajouter les cellules B10 et B11 d’une feuille nommée Trimestre 1 dans la cellule A10 de la feuille Total, vous écrirez la formule =’Trimestre 1′!B10 +’Trimestre 1′!B11. Remarquez que les noms de feuilles sont placés entre apostrophes dans la formule.
05 – Consolidez les feuilles de détails
Dans notre exemple, nous avons quatre feuilles trimestrielles (Trimestre 1, Trimestre 2…) et une feuille Total. Sur chaque feuille trimestrielle, les données sont aux mêmes emplacements : c’est plus simple pour créer une formule, comme en témoigne l’exemple illustré ci-contre. Dans la feuille Total, vous souhaitez totaliser les chiffres des quatre feuilles trimestrielles. Vous pouvez, bien sûr, écrire en B2 la formule =’Trimestre 1′!B2+’Trimestre 2′!B2 +… Mais si vous avez de nombreuses feuilles, la formule risque d’être longue. Afin de totaliser toutes les cellules B2 des feuilles Trimestre 1 à Trimestre 4, utilisez, dans la cellule B2 de la feuille Total, une possibilité dont la documentation ne fait pas mention, la formule =SOMME(‘Trimestre 1:Trimestre 4’!B2). Attention : veillez à respectez scrupuleusement la syntaxe (apostrophes, espaces…). Il ne vous reste ensuite qu’à recopier, dans la feuille Total, la formule de B2 sur toutes les cellules du champ B2:D6. La consolidation des données est terminée.
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