Avant de diffuser un document, vous souhaitez le faire relire à vos collaborateurs pour recueillir leurs suggestions. La fonction Modification d’OpenOffice.org Writer permet de faire la synthèse des modifications proposées par les relecteurs.Celles-ci apparaissent, en fin de procédure, sur un seul document, avec des couleurs différentes spécifiques à chaque relecteur. Libre à vous alors d’accepter ou de refuser les corrections proposées !
Brigitte Bourbé (Carm2i)
Côté auteur : préparez le document
Dans cette étape, vous êtes l’auteur du document qui va être diffusé pour être modifié par les différents relecteurs.1 Tapez le texte qui vous convient (voir l’illustration 1).2 Pour protéger votre document de toute modification non validée par vous, instaurez un mot de passe.Dans le menu Edition, cliquez sur Modifications puis sur Protéger l’historique :Dans la fenêtre qui s’affiche, tapez, dans la zone Mot de passe, un mot que vous avez choisi puis tapez-le à nouveau dans la zone Confirmer. Validez en cliquant sur OK.Remarque : le mot de passe doit comporter au minimum cinq caractères.3 Enregistrez le document, ici son nom est CR_AG.odt, et soumettez-le aux correcteurs pour relecture.
Côté relecteur : apportez vos modifications
Dans cette étape, vous êtes un relecteur (Claire ou Marie).1 Pour vérifier que les modifications que vous allez apporter seront bien enregistrées sous votre nom, cliquez, dans le menu Outils, sur la commande Options.Dans le volet vertical de gauche, sous la catégorie OpenOffice.org, cliquez sur Données d’identité :Dans la partie droite, vos prénom et nom doivent apparaître dans les zones Prénom/Nom/Initiales. Si ce n’est pas le cas, modifiez-les. Ce sont ces informations qui permettront à l’auteur du document de vous identifier.Validez en cliquant sur OK.2 Pour distinguer visuellement les modifications que vous allez apporter au texte initial, cliquez, dans le menu Editions, sur Modifications et vérifiez que l’option Afficher est bien cochée :Voici les modifications que vous pouvez apporter :Ajoutez du texteCliquez à l’endroit où le texte doit être inséré et tapez-le. Un trait vertical apparaît à gauche de la ligne (voir l’illustration 2). Le nouveau texte se distingue par une couleur, ici en vert pour Marie et en bleu pour Claire (voir les illustrations 2 et 3).Modifiez du texteSélectionnez le texte concerné et appuyez sur la touche Suppr du clavier : le texte ne disparaît pas, il change de couleur et ses caractères sont barrés (voir l’illustration 3). Tapez le nouveau texte.Ajoutez des commentairesVous souhaitez apporter une précision à l’une de vos modifications.Cliquez sur le texte concerné :puis cliquez, dans le menu Edition, sur l’option Modifications puis Commentaire :Dans la zone Texte de la fenêtre qui s’affiche, tapez le texte qui convient, ici : Yves a confirmé l’heure de la réunion :Validez en cliquant sur OK.3 Enregistrez vos corrections, fermez le document et renvoyez-le à l’auteur.
Côté auteur : Faites la synthèse des corrections
Dans cette étape, vous récupérez autant de documents qu’il y a de correcteurs. Il faut maintenant accepter ou refuser les modifications proposées.1 Enregistrez les documents reçus sur votre disque dur, et donnez-leur à chacun un nom différent, ici CR_AG_Claire.odt et CR_AG_Marie.odt :2 Ouvrez le document d’origine, ici CR_AG.odt, et retirez sa protection en cliquant, dans le menu Edition, sur l’option Modification puis sur Protéger l’historique. Tapez le mot de passe qui convient et cliquez sur OK.Cliquez dans le document.3 Maintenant, fusionnez les documents des correcteurs avec le document initial en cliquant, dans le menu Edition du document CR_AG.odt, sur l’option Modification puis Fusionner le document :Dans la fenêtre Insérer qui s’affiche, recherchez et sélectionnez l’un des documents des relecteurs, ici CR_ AG_Claire.odt, puis cliquez sur Insérer.4 La fenêtre Accepter ou rejeter les modifications s’affiche. Dans l’onglet Liste, un tableau affiche le type d’action (Suppression, Insertion), le nom de l’auteur, la date des modifications et le texte du commentaire, s’il existe.Sans refermer la fenêtre Accepter ou rejeter les modifications, recommencez le point 3 de cette étape pour chacun des autres relecteurs.Leur nom (et leurs actions) s’ajoutent dans le tableau et, dans le document, leurs modifications apparaissent avec leur couleur spécifique (voir l’illustration 4).5 Dans la fenêtre Accepter ou rejeter les modifications, pour accepter ou refuser une correction, cliquez, dans la liste, sur l’action concernée (le curseur se place dans le texte à l’endroit de la modification).Cliquez sur le bouton Accepter ou Refuser selon vos besoins.Remarque : vous pouvez accepter ou non l’ensemble des corrections de tous les lecteurs en cliquant sur Tout accepter ou Tout refuser.Pour refermer la fenêtre Accepter ou rejeter les modifications, cliquez, dans le menu Edition du document CR_ AG.odt, sur l’option Modifications puis Accepter ou rejeter
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