Vous souhaitez faire relire un document par plusieurs personnes pour qu’elles le corrigent. Pour cela, OpenOffice.org Writer met à votre disposition la fonction Modification qui permet de suivre les corrections
successives apportées au texte d’origine. Le texte modifié apparaît de différentes couleurs selon l’intervenant, et des codes permettent de voir les mots supprimés, ajoutés, modifiés, etc. Ici, nous allons voir comment préparer le document à la
modification, consulter les modifications, les accepter ou les refuser
Etape 1 : préparez le document à la modification
1 Avant de commencer à traiter le document, choisissez dans le menu Edition l’option Modifications. Vérifiez qu’il n’y a pas de coche devant Enregistrer :S’il n’y en a pas, appuyez deux fois sur la touche Echap du clavier. S’il y a une coche, cliquez sur l’option Enregistrer.2 Une fois que vous avez fini de taper votre document, indiquez au logiciel qu’il doit enregistrer les modifications qui vont être apportées par les relecteurs tout en protégeant votre texte.Ainsi, vous serez le seul à effectuer les corrections finales. Pour cela, choisissez dans le menu Edition l’option Modifications. Dans le sous-menu qui se déroule, cliquez surDans les zones Mot de passe et Confirmation, tapez un mot de passe comportant au minimum cinq caractères. Par souci de confidentialité, les caractères sont automatiquement remplacés par des
étoiles :Validez en cliquant sur le bouton OK.Le logiciel protège automatiquemet votre texte tout en laissant la possibilité aux relecteurs de taper leurs corrections.3 Enregistrez le document, puis envoyez-le aux personnes qui doivent le relire.
Etape 2 : corrigez le document
1 Supposons maintenant que vous êtes le relecteur. Ouvrez le document à réviser et, dans les menus Edition et Modifications, vérifier qu’il y a bien une coche devant l’option
Enregistrer.2 Vérifiez aussi que les corrections vont bien être mémorisées sous votre nom. Pour cela, choisissez dans le menu Outils la commande Options.Dans la zone à gauche de la fenêtre affichée, sous la catégorie OpenOffice.org, cliquez sur l’optionA droite de la fenêtre, indiquez dans la zone Prénom la référence qui doit apparaître.L’auteur du document pourra ainsi reconnaître vos corrections parmi celles d’autres relecteurs.Validez en cliquant sur le bouton OK.3 Pour ajouter du texte dans le document, cliquez à l’endroit où vous voulez que ce texte apparaisse. Par exemple :Tapez le texte à insérer. Il apparaît souligné et dans une autre couleur, ici en rouge :Un trait nommé Lignes modifiées apparaît à gauche de la ligne indiquant qu’une correction a été effectuée :4 Pour supprimer du texte, sélectionnez-le dans le document, ici :Puis, appuyez sur la touche Suppr de votre clavier. Le texte ne disparaît pas : il devient rouge et les caractères sont barrés :5 Vous pouvez également effectuer des modifications sur la présentation des caractères et des paragraphes. Sélectionnez, par exemple, le texte suivant :Choisissez de le mettre en bleu et en gras. Lorsque vous annulez la sélection pour voir le résultat, les caractères sont en gras, mais la couleur n’apparaît pas :C’est normal : il faut que l’auteur du texte accepte la modification pour que la couleur s’applique.6 Vous pouvez également donner des informations à l’auteur sur une modification. Pour cela, utilisez un commentaire en sélectionnant la modification. Par exemple :Puis, choisissez dans le menu Edition l’option Modifications. Dans le sous-menu, cliquez sur Commentaire.Dans la fenêtre, tapez le commentaire souhaité :Cliquez sur OK.7 Enregistrez les modifications, puis fermez et renvoyez le document à l’auteur.
Etape 3 : refusez ou acceptez les corrections
1 Vous venez de recevoir les corrections des différents relecteurs. Enregistrez-les sur votre disque dur en utilisant, pour chacun, un nom différent.2 Ouvrez le document d’origine et enlevez la protection en choisissant dans le menu Edition l’option Modifications, et cliquez sur Protéger l’historique. Tapez le mot de passe et
cliquez sur OK.3 Maintenant, fusionnez les différentes copies du document avec l’original. Pour cela, choisissez dans le menu Edition l’option Modifications. Dans le sous-menu, cliquez sur Fusionner le
document. Recherchez la copie d’un des relecteurs, cliquez dessus et sur le bouton Insérer.Toutes les modifications apportées dans le document par un relecteur apparaissent de couleur différente.Vous obtenez également dans une fenêtre la liste des corrections (voir l’illustration 2). Vous pouvez voir l’action qui a été effectuée (insertion, suppression et mise en forme), suivie du nom du relecteur, de la
date et d’un commentaire.4 Si vous voulez ajouter les corrections des autres relecteurs, fermez cette fenêtre sans toucher son contenu en cliquant sur la croix située en haut à droite de la fenêtre. Puis, effectuez à nouveau les manipulations du
point 3 de cette étape en sélectionnant une autre copie de document.Terminez en fermant la fenêtre affichant les erreurs.5 Dans le texte, vous avez maintenant plusieurs corrections de couleurs différentes (voir l’illustration 1). Si vous laissez le pointeur de la souris quelques secondes sur une des modifications, une
bulle indique la date de la correction, son auteur et son type :6 Pour afficher à nouveau la liste des corrections, choisissez dans le menu Edition l’option Modifications. Dans le sous-menu, cliquez sur Accepter ou rejeter.7 Pour atteindre un texte qui a été corrigé, cliquez dans la liste sur la ligne du relecteur :Le logiciel sélectionne la correction.8 Pour accepter ou refuser une correction, cliquez sur la ligne correspondante et cliquez en bas de la fenêtre sur le bouton Accepter ou Refuser.Remarque : vous pouvez aussi accepter ou refuser toutes les corrections de tous les relecteurs en même temps. Pour cela, cliquez sur le bouton Tout accepter ou Tout refuser.
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