Vous avez créé un document que vous désirez faire relire par une ou plusieurs personnes pour qu’elles le corrigent. Vous pouvez suivre les modifications qu’elles auront apportées au texte d’origine, en utilisant la fonction Révision
de Word. Elle permet d’afficher sous forme de bulles toutes les insertions, suppressions ou modifications de texte et de mise en forme.Ici, nous allons vous montrer comment préparer le document à la révision, consulter les modifications des autres utilisateurs, les accepter ou les refuser et, enfin, imprimer le document
Etape 1 : préparez le document à réviser
1 Ouvrez votre document, puis, pour faciliter le suivi des modifications, affichez la barre d’outils Révision. Pour cela, choisissez, dans le menu
Outils, l’option Suivi des modifications. La barre d’outils Révision s’affiche au centre du document.L’avant-dernier bouton, nommé Suivi des modifications, est activé, c’est-à-dire qu’il est d’une autre couleur que les autres boutons de la barre d’outils :Remarque : si cette barre vous gêne, vous pouvez la placer en haut de l’écran parmi les autres barres d’outils en effectuant un double clic sur le titre de la barre.2 Affichez le document en mode Page en choisissant, dans le menu Affichage, l’option Page.3 Protégez le document pour que les relecteurs ne puissent pas désactiver le mode Révision.La manipulation est différente selon la version du logiciel que vous possédez.Avec Word 2002, choisissez, dans le menu Outils, l’option Protéger le document. Dans la fenêtre affichée, cochez l’optionPuis, dans la zone Mot de passe, tapez un mot ou une expression qui va empêcher le relecteur d’annuler la protection. Validez en cliquant sur le bouton OK.Confirmez le mot de passe en le tapant à nouveau et cliquez sur OK.Avec Word 2003, choisissez, dans le menu Outils, l’option Protéger le document. Un volet apparaît à droite de l’écran.Dans la partie 2. Restrictions de modifications, cochez la caseCliquez sur la flèche de la zone située en dessous de cette case, puis surPour finir, cliquez sur le bouton Activer la protection.Pour empêcher les relecteurs d’annuler la protection, tapez un mot ou une expression dans la zone Tapez un nouveau mot de passe. Tapez-le à nouveau dans la zone Confirmez votre mot de
passe et cliquez sur OK.4 Enregistrez les modifications et fermez le document. Vous pouvez maintenant le transmettre aux relecteurs.Remarque : si le relecteur utilise votre ordinateur pour faire les corrections dans le document, modifiez le nom de l’utilisateur mémorisé dans Word afin que les corrections soient à son nom. Pour cela, choisissez,
dans le menu Outils, la commande Options. Dans l’onglet Utilisateur, tapez le nom du relecteur dans la zone Nom, puis cliquez sur
OK. Lorsque vous travaillerez à nouveau sur votre ordinateur, n’oubliez pas de remettre votre nom d’utilisateur.
Etape 2 : corrigez un document
1 Supposons maintenant que vous êtes le relecteur. Ouvrez le document à réviser et vérifiez que la barre d’outils Révision est affichée. Si ce n’est pas le cas, refaites le point 1 de
l’étape 1.2 Pour ajouter du texte, cliquez à l’endroit où il doit apparaître :Tapez le texte à insérer. Il apparaît souligné et dans une autre couleur, ici en rouge :Un trait nommé Barre de modification apparaît à gauche de la ligne indiquant qu’une correction a été effectuée :3 Pour supprimer du texte, sélectionnez-le dans le document. Par exemple :Puis appuyez sur la touche Suppr de votre clavier. Le texte supprimé disparaît, mais une bulle le reprend dans la marge de droite :4 Vous pouvez effectuer des modifications sur la présentation des caractères et des paragraphes. Sélectionnez, par exemple, le texte suivant :Choisissez de le mettre en gras et en bleu. Lorsque vous annulez la sélection pour voir le résultat, les caractères sont bien en gras, mais la couleur n’apparaît pas. C’est normal : il faut que l’auteur du texte accepte la
modification pour que la couleur s’applique.Une bulle nommée Mise en formeindique les modifications de présentation que vous avez effectuées :5 Si vous voulez donner une information à l’auteur sans modifier le texte, utilisez un commentaire. Pour cela, cliquez dans le document à l’endroit où doit apparaître le commentaire, puis dans la barre de révision sur le
boutonUne bulle nommée Commentaire apparaît. Tapez l’information que vous souhaitez faire passer. Par exemple :6 Enregistrez les modifications et renvoyez le document à l’auteur.Dans la barre d’outils Révision, n’oubliez pas de désactiver la fonction Suivi des modifications si vous n’en avez pas besoin pour les documents suivants.
Etape 3 : refusez ou acceptez les révisions
1 Vous venez de recevoir la correction des relecteurs. Pour accepter ou refuser leurs révisions, enlevez la protection en choisissant dans le menu Outils l’option Oter la
protection.Tapez le mot de passe et cliquez sur OK.2 Vérifiez que l’outil Suivi de modifications est inactif. Pour cela, le bouton Suivi de modifications doit être de la même couleur que les autres
boutons dans la barre d’outils Révision :3 Par défaut, vous voyez toutes les modifications qui ont été effectuées dans le document.Si plusieurs relecteurs se sont succédé pour les corrections, vous reconnaîtrez facilement les interventions de chacun d’entre eux car leurs corrections portent des couleurs différentes.Si vous laissez le pointeur de la souris quelques secondes sur l’une des modifications, une bulle apparaît indiquant la date de la correction, son auteur et son type :Si vous voulez afficher les corrections d’un relecteur, suivez l’astuce de clic-clic ci-dessous.Remarque : si vous voulez obtenir la liste de toutes les corrections dans un volet à part, cliquez dans la barre d’outils Révision surLe volet apparaît en bas du document (voir l’illustration).4 Avant d’accepter ou de refuser les corrections, vous pouvez imprimer le document de deux façons.Pour cela, choisissez dans le menu Fichier l’option Imprimer, cliquez sur la flèche de la zone Imprimer et :
pour imprimer le texte et les marques de révisions, cliquez sur l’option Document montrant les balises ;
pour imprimer uniquement la liste des corrections, cliquez sur l’option Liste des balises.5 Déplacez-vous d’une correction à l’autre en cliquant dans la barre d’outils Révision sur les boutons Précédent ou
Suivant :6 Pour accepter une correction, cliquez dans la barre d’outils Révision sur le boutonLa correction apparaît comme du texte normal et non plus sous la forme d’un texte de révision.Remarque : pour accepter toutes les corrections, cliquez sur la flècheDans le sous-menu, cliquez sur Accepter toutes les modifications dans le document.7 Pour refuser une correction, cliquez dans la barre d’outils Révision surLa correction disparaît, et le texte d’origine reste.Remarque : pour refuser toutes les corrections, cliquez sur la flèchePuis, dans le sous-menu, cliquez sur Refuser toutes les modifications dans le document
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