Saisir et contrôler les données

Vérifiez que votre liste est une base Excel

Tout tableau, dans Excel, est automatiquement considéré comme une base de données s’il respecte quelques règles simples et logiques (c’est probablement déjà le cas de votre liste) :une ligne d’en-tête. La première ligne de votre base (ce n’est pas forcément la ligne 1 de votre feuille Excel) doit contenir les noms des champs, tous différents. Il y a un champ par colonne et une colonne par champ. Un nom de champ ne doit pas comporter d’espace. Nous vous conseillons de colorer cette ligne d’en-tête pour la rendre plus visible.un seul type de données par champ. Dans un champ (une colonne), ne tapez que des données de même type : textes, nombres ou dates.une ligne par fiche et une fiche par ligne. Une fiche est le nom sous lequel nous allons désigner un élément de votre base (un membre du club, un film…)pas de ligne ou de colonne vierge dans la base.des données cohérentes. C’est du simple bon sens : tapez toujours de la même façon les mêmes données. Ainsi, Neuilly s/s Seine et Neuilly sur Seine seront considérées comme deux villes différentes. Enfin, quand vous saisissez des titres (de films, de livres…), mettez toujours l’article à la fin : Misérables (Les) au lieu de Les Misérables. Le tri en sera facilité.

Utilisez notre base

Pour suivre nos exemples, vous pouvez télécharger notre fichier Films.xlsx à l’adresse www.01net.com/oi/films.zip. Il s’agit d’un fichier Excel 2007 représentant la liste des films d’un magasin imaginaire. Elle comprend les champs suivants : Titre, Nb (nombre d’exemplaires de ce film), Année (de sortie du film), Genre (11 genres différents : Comédie, Drame, Action/Aventure…. ), Prix (unitaire de chaque film), Réalisateur, Durée (du film, en minutes) et Distribution (liste des acteurs principaux). Vous trouverez, dans la deuxième feuille de Films.xlsx une brève description de ces champs.

Adaptez l’affichage

La première mesure à prendre sur une base volumineuse est de ‘ geler ‘ la première ligne à l’écran. De cette façon, les noms de champs resteront affichés quand la feuille défilera. Pour cela, placez le pointeur sur la première ligne sous la ligne d’en-tête, dans la colonne de gauche (la cellule A2 dans notre base). Activez le menu Affichage. Cliquez sur le bouton Figer les volets, puis sur le menu de même nom. Profitez-en pour donner à chaque colonne la largeur juste nécessaire pour que toutes les données y soient visibles. Pour cela, placez le point d’insertion entre la lettre en tête de cette colonne et celle placée à droite. Quand le pointeur prend la forme d’une croix noire, faites un double clic. Refaites la même chose pour les autres colonnes de la base.

Ajoutez et modifiez des fiches

Pour créer de nouvelles fiches ou modifier des fiches existantes, vous pouvez bien entendu les saisir comme vous le feriez avec n’importe quel tableau. Mais il est plus agréable de le faire dans un formulaire. Paradoxalement, la commande Formulaire, qui figurait dans les menus des précédentes versions d’Excel, a été dissimulée dans les méandres d’Excel 2007 ! Pour la rendre accessible, cliquez sur la petite flèche placée à droite de la barre d’outils Accès rapide (en haut à gauche), et choisissez Autres commandes. Déroulez la liste jusqu’à l’élément Formulaire, cliquez sur Ajouter>> puis sur OK.

Affichez le formulaire

Placez le pointeur dans n’importe quelle cellule de la base et cliquez sur le bouton Formulaire que vous venez d’ajouter à la barre d’outils Accès rapide. Le formulaire s’affiche. Vous n’y voyez qu’une fiche à la fois, mais tous les champs sont visibles. Pour faire défiler la base, utilisez sa barre de défilement ou les boutons Précédente et Suivante. Vous pouvez changer des valeurs dans un champ quelconque. Pour valider cette modification, tapez Entrée ou utilisez l’un des boutons Précédente ou Suivante. Nous verrons au chapitre suivant comment utiliser le formulaire pour rechercher des données.

Ajoutez des contrôles de saisie

Dans une base, les erreurs de saisie sont un fléau car elles rendent impossibles ou incohérents les calculs, les sélections et les tris. Excel vous permet de contrôler les données saisies. Nous voulons, par exemple, que, dans le champ Prix (des films), ne puissent être saisies que des valeurs comprises entre 2 et 30 (l’euro est ici l’unité implicite). Cliquez sur l’en-tête du champ Prix (la colonne F) pour sélectionner toute la colonne.Activez le menu Données et cliquez sur Validation des données, puis sur l’onglet Options. Dans la liste Autoriser, choisissez Décimal. Dans la liste Données, sélectionnez Comprise entre… Enfin, tapez 2 dans le champ Minimum et 30 dans le champ Maximum. Activez l’onglet Alerte d’erreur. Dans le champ Titre, tapez Erreur de tarif, puis dans le champ Message d’erreur, tapez Les prix doivent être compris entre 2 et 30 euros. Cliquez sur OK. Désormais, la frappe d’un prix interdit se traduira par l’affichage d’un message d’erreur. Vous pouvez, de cette façon, attribuer des contrôles à tous vos champs, notamment ceux devant contenir des nombres (prix, dates…).Attention, le contrôle de saisie ne s’applique qu’aux données que vous saisissez : si des chiffres hors limites (par exemple des prix supérieurs à 30) existent déjà dans la base quand vous y placez le contrôle, ils ne seront pas modifiés.

Imposez la saisie dans une liste

Dans le champ Genre (de film), ne saisissez pas n’importe quoi car il serait impossible de rechercher un genre précis dans la base. Ainsi, si vous recherchez des films estampillés ‘ Drame ‘, vous ne trouverez pas ceux pour lesquels vous avez saisi ‘ Dramatique ‘. Voici comment imposer à l’utilisateur une saisie ‘ fermée ‘. Créez une nouvelle feuille dans votre classeur en cliquant sur le bouton placé à droite des onglets, en bas à gauche. Dans cette nouvelle feuille, saisissez dans une colonne les contenus autorisés à raison d’un par cellule, sans laisser de cellule vide. Sélectionnez cette liste puis, dans la zone Nom, en haut à gauche, tapez LesGenres et validez par OK (vous pouvez choisir un autre nom, mais évitez d’utiliser les noms des champs de votre base). Revenez dans la feuille Titres, sélectionnez toute la colonne D (Genres), ouvrez la fenêtre Validation des données
(voir ci-dessus). Dans le champ Autoriser, choisissez Liste. Cliquez dans le champ Source, appuyez sur la touche F3 et sélectionnez LesGenres dans la liste des champs. Validez deux fois par OK. Désormais, quand vous cliquez dans une cellule du champ Genre, une liste s’affiche à droite et vous pouvez y choisir un élément.

Créez des vues personnalisées

Si la base doit être consultée ou modifiée par plusieurs personnes, toutes ne s’intéressent pas nécessairement aux mêmes données. Ainsi Alain, le cinéphile, ne souhaite afficher que le titre, l’année, le réalisateur et la distribution, alors que la comptable Martine veut voir le titre, le nombre en stock (le champ Nb) et le prix. Enfin, Sébastien, le vendeur, veut que toute la base soit visible (comme c’est le cas actuellement). Activez le champ Affichage, cliquez sur Affichages personnalisés puis sur Ajouter. Tapez Sébastien et cliquez sur OK. Pour créer la vue de Martine, masquez les colonnes Année, Genre, Réalisateur, Durée et Distribution (pour masquer une colonne, faites un clic droit sur la lettre à sa tête et choisissez Masquer). Cliquez sur Affichages personnalisés puis sur Ajouter. Tapez Martine et validez par OK. Créez la vue d’Alain sur le même principe. Désormais, pour activer une des vues, cliquez sur Affichages personnalisés et double-cliquez sur celle souhaitée. Vous pouvez bien sûr modifier la base quand une vue est activée.

Faites ressortir les chiffres

Une nouveauté appréciable d’Excel 2007 est sa fonction de mise en forme conditionnelle, plus performante et plus facile à utiliser que celle des versions précédentes. Voici comment faire ressortir, dans la colonne Prix, les films les plus chers. Sélectionnez la colonne E (Prix), activez le menu Accueil et cliquez sur Mise en forme conditionnelle puis sur Barres de données. Choisissez une teinte et validez. Excel insère dans chaque cellule une barre colorée de largeur proportionnelle à sa valeur. Vous pouvez aussi opter pour un dégradé de couleurs (de rouge pour les plus coûteux à vert pour les moins chers).

Triez le contenu de la base

Le tri est une fonction essentielle pour toute liste de données : il permet, entre autres, de repérer les doublons et de détecter les erreurs de saisie. Pour effectuer un tri simple, par exemple par années décroissantes de sortie des films, sélectionnez une cellule quelconque de la colonne C, activez le menu Données et cliquez sur le bouton Z..A pour un tri descendant (alphabétique, numérique ou chronologique selon le type de données). Le bouton A..Z donnerait, lui, un tri ascendant. Attention : ne sélectionnez surtout pas un champ de plusieurs cellules avant de trier car, dans ce cas, seul ce champ serait trié… et pas les autres cellules. Votre base serait totalement mélangée !

Ajoutez des critères

Par défaut, Excel n’applique qu’une seule clé de tri, ce qui est souvent insuffisant. Ainsi, dans l’exemple précédent, si vous souhaitez que tous les films d’une même année soient classés par ordre alphabétique de titres, cliquez sur Trier. Le premier critère de tri (par années descendantes) est déjà en place. Cliquez sur Ajouter un niveau et modifiez les nouvelles listes jusqu’à obtenir Puis par Titres et Valeurs de A à Z. Validez enfin par OK.Dans Excel 2007, le tri met enfin les caractères accentués à la ‘ bonne ‘ place. Ainsi, le mot ‘ cépage ‘ sera classé, lors du tri, entre ‘ centre ‘ et ‘ cette ‘. Avec d’anciennes versions d’Excel, les caractères accentués, dont le code Ascii est supérieur à celui de toutes les autres lettres de l’alphabet, étaient relégués à la fin.

Choisissez un ordre de tri arbitraire

Si vous triez votre base par genres (Comédie, Drame…), Excel va classer ces catégories par ordre alphabétique (ou inverse). Ainsi, Action sera placé avant Comédie. Vous pouvez imposer un ordre de tri arbitraire en créant une liste personnalisée, par exemple pour placer en tête de liste toutes les catégories de films conseillés aux plus jeunes tels Comédie, Action/Aventure, Musical… Pour cela, dans une nouvelle feuille (ou celle de l’étape 07), saisissez tous les genres de films, dans l’ordre que vous voulez imposer au tri. Sélectionnez cette liste puis cliquez sur le bouton Office en haut à gauche et choisissez Options Excel. Dans l’onglet Standard, cliquez sur Modifier les listes personnalisées, puis dans la nouvelle fenêtre, sur Importer. Les genres s’affichent. Cliquez deux fois sur OK. Enfin, refaites les étapes du paragraphe précédent en choisissant Trier par Genres, Valeurs, Liste personnalisée, sélectionnez votre nouvelle liste et cliquez deux fois sur OK.

Protégez les données

Il est possible d’écraser par mégarde des données importantes dans une colonne en tapant un autre contenu à la place. Pour éviter ce désagrément, vous pouvez protéger le contenu de la base. Pour cela, sélectionnez toutes les cellules dont vous voulez interdire la modification (attention : avec les versions précédentes d’Excel, il fallait faire le contraire !). Activez le menu Accueil, cliquez sur Format et choisissez Verrouiller la cellule. Une fois que vous avez verrouillé tous les champs, cliquez de nouveau sur le bouton Format et choisissez Protéger la feuille. Cochez les actions que vous autorisez sur la feuille verrouillée (vous pouvez, par exemple, interdire l’insertion de lignes ou de colonnes). Éventuellement, tapez un mot de passe puis validez par OK. Le cas échéant, confirmez votre mot de passe. Désormais, toute tentative d’écriture dans une cellule protégée se soldera par un message derreur.

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Étienne Oehmichen et Stéphane Darget