Rendez-vous en ligne

Efficacité et organisation ! Voilà deux bonnes résolutions à mettre en pratique à l’aube de cette nouvelle année. Entre travail, enfants et loisirs, les événements se bousculent et nécessitent un suivi constant. Pas de panique ! A l’heure du tout Internet, pourquoi ne pas essayer Google Agenda ? Cet agenda personnel en ligne est consultable partout et depuis n’importe quel ordinateur grâce à un mot de passe sécurisé. Son interface claire et conviviale permet de visualiser d’un coup d’?”il son emploi du temps, et éventuellement de le partager avec famille et amis. Accessible gratuitement à tout détenteur d’un compte Google ou Gmail, cet agenda interactif aux multiples fonctions simplifie la vie de son utilisateur. La visibilité tout d’abord, avec au choix l’affichage du jour, de la semaine ou du mois en cours, qui donne un aperçu global ou détaillé de ses rendez-vous à venir. La simplicité ensuite grâce à une navigation intuitive et rapide. Les rendez-vous sont notés d’un simple clic sur le jour dit, et peuvent être déplacés par glissement sur le planning. Qui plus est, ce n’est pas un seul, mais plusieurs agendas que l’on peut composer selon chacune de ses activités ?” sport, vacances, travail.

Une plate-forme conviviale

Chaque agenda peut être consulté ou modifié en ligne par la ou les personnes autorisées. Il est donc très utile pour l’organisation de rencontres sportives, de réunions, etc. Car Google Agenda sert aussi de plate-forme d’échange et de partage : toutes les informations ou les événements notés peuvent être importés ou exportés vers d’autres agendas externes : Microsoft Outlook, iCall d’Apple, etc. La convivialité s’immisce jusque dans les invitations qu’on peut lancer à ses amis ou à sa famille, avec rappels automatiques et suivi des réponses. Pour les surbookés, Google Agenda lève le doute sur la date d’une invitation. Tapez l’événement et l’outil de recherche intégré le retrouvera dans l’instant. Un trou de mémoire ? Le système d’alertes de Google Agenda rappelle à l’utilisateur, par e-mail ou SMS, la date et l’heure de ses rendez-vous. Indispensable, cela pourrait bien être l’ultime atout de cet agenda en ligne. Si ce n’était un inconvénient non négligeable : il faut impérativement se connecter à Internet pour y avoir accès avec son ordinateur ou sur son téléphone portable via un navigateur Wap ou HTML.

Vianney, 23 ans, étudiant à Paris.
‘ Cela fait quatre mois maintenant que j’utilise Google Agenda, qu’une amie m’a conseillé. J’avais déjà un compte sur Gmail. Ce qui m’a d’emblée le plus séduit, c’est de partager les agendas avec les membres de ma famille, qui habitent aux Etats-Unis. Nous sommes au courant de nos activités au jour le jour, de nos vacances, et je sais à quel moment ils sont disponibles pour leur téléphoner. L’agenda prend en compte les fuseaux horaires, et depuis l’agenda public de Google, j’ai importé les jours fériés français et américains qui s’affichent automatiquement sur mon planning. J’ai trois agendas personnels, un pour mes cours, un deuxième professionnel et un troisième pour les loisirs. J’utilise souvent la fonction d’alerte par SMS pour mes cours. Je l’ai activée un peu par hasard la première fois, et depuis je la trouve bien utile. ‘

Et les autres ?

Il n’y a pas que Google sur le Net. Voici deux autres agendas en ligne avec des services plus ou moins comparables.

Le rival français de Google Agenda a une vocation professionnelle (payante), mais ouvre ses pages gratuitement aux particuliers. Monagenda.net affiche une interface gaie et ludique qui joue avec les teintes vives. Chaque type de rendez-vous est défini par une couleur (urgent, à confirmer, annulé…), classé par famille (sport, spectacles, réunions). Seule la semaine en cours s’affiche, avec des icônes pour chaque jour ?” contacts, ajouts, mémos. Un système d’alertes avertit l’utilisateur de ses rendez-vous. Facile à gérer et agréable à consulter mais, ici, pas question de partager.

Les services que propose Calendar.yahoo.com, l’agenda en ligne de Yahoo!, sont sensiblement les mêmes que ceux de Google Agenda, la convivialité en moins. Plus austères, moins pratiques, les pages de cet agenda ne donnent pas vraiment envie d’être consultées. Ici nous sommes dans le sérieux, voire même l’ennuyeux. Pourtant, au niveau des fonctions que l’on recherche sur un agenda en ligne, rien ne lui manque. Il faudrait revoir cette interface sans grande originalité et qui donne plutôt envie de revenir au bon vieil agenda Filofax traditionnel !

1. Créez un compte Google ou identifiez-vous

Ouvrez votre navigateur et dans la barre d’adresse, entrez calendar.google.com. La fenêtre d’accueil de Google Agenda s’ouvre. Si vous n’avez pas encore de compte Google, cliquez sur Créez un compte maintenant en bas à droite de la page. Remplissez les champs du formulaire qui apparaît, cochez la case qui valide votre accord sur les conditions générales d’utilisation, puis cliquez sur J’accepte. Créer un compte. Google vous envoie en retour un e-mail à l’adresse que vous avez indiquée. Cliquez sur le lien inséré dans cet e-mail pour valider votre inscription, puis sur Cliquez ici pour gérer le prof il de votre compte. Dans la nouvelle fenêtre qui apparaît, cliquez à droite sur Agenda. Votre Google Agenda s’affiche à l’écran.

2. Affichez votre agenda

Vous avez le choix entre plusieurs vues de votre agenda principal. Pour les faire apparaître, cliquez sur l’un des cinq onglets situés dans l’angle supérieur droit de la page : Jour, Semaine, Mois, 4 jours suivants, Mon planning (voir écran A). Ainsi s’affichera l’agenda du jour ou de la semaine, du mois ou encore des quatre jours suivants. Dans Mon planning, vous avez la possibilité de lister des événements que vous allez ajouter à votre agenda. Vous pouvez sélectionner également un jour ou une période dans le petit calendrier en haut à gauche de la page. La journée en cours s’affiche en jaune.

3. Organisez vos rendez-vous

Pointez dans l’agenda avec la souris sur le jour et l’heure de votre rendez-vous. Une fenêtre apparaît. Entrez les éléments de votre rendez-vous et cliquez sur Créer un événement. Le rendez-vous apparaîtra en couleur sur votre agenda au jour et à l’heure dite (voir écran B). Pour annuler ou modifier ces indications, cliquez sur le rendez-vous, ce qui ouvre une petite fenêtre. Vous avez alors le choix entre Supprimer, qui annule les données, ou Modifier les détails de l’événement. Pour cette deuxième option, une nouvelle fenêtre apparaît dans laquelle vous entrez les modifications à apporter à votre rendez-vous. Vous avez aussi la possibilité de compléter les informations en remplissant les champs prévus à cet effet : la périodicité de l’événement, le lieu du rendez-vous, sa description ou encore y ajouter un commentaire. Enregistrez puis cliquez sur Retour à l’agenda. Pour déplacer vos rendez-vous, vous pouvez également cliquer dessus et faire glisser la case vers une autre date ou un autre horaire.

4. Invitez vos amis

Si vous souhaitez convier des personnes à un événement donné (une fête, une réunion), cliquez sur l’événement puis, dans la nouvelle fenêtre, allez à droite dans le champ Invités. Là, cliquez sur Ajouter des invités. Remplissez le champ prévu à cet effet avec les adresses e-mail de vos invités. Ceux-ci pourront, selon la case que vous aurez cochée, inviter d’autres personnes ou consulter la liste des invités. Leur réponse vous reviendra par e-mail, qu’ils utilisent ou non Google Agenda (voir écran C). Une fois la page enregistrée, la liste de vos invités s’affichera, avec par la suite leur réponse à votre invitation.

5. Activez les alertes

Pour ne pas manquer un rendez-vous, vous pouvez mettre en place un système d’alertes. Cliquez sur le rendez-vous puis dans la fenêtre qui apparaît, allez dans Modifier les détails de l’événement. Dans le champ à droite, allez dans Options, puis Rappel. Choisissez par quel biais vous souhaitez être averti (pop-up ou e-mail) ainsi que la fréquence de ces alertes. Enregistrez. Vous serez alerté au jour ou à l’heure dite et aussi souvent que vous l’aurez décidé. Pour recevoir les alertes par SMS sur votre mobile, cliquez sur la flèche à côté de l’agenda voulu, puis allez dans Notifications. Sélectionnez SMS et le délai dans la section Rappels.

Enregistrez ces informations. La première fois que vous utilisez ce service, vous devez aller dans Configurer votre mobile pour recevoir les notifications et suivre les instructions.

6. Organisez plusieurs agendas

Créez différents agendas pour chacune de vos activités : sport, culture, vacances… Cliquez sur Ajouter dans Mes agendas à gauche de l’écran. Remplissez les champs dans la fenêtre qui s’affiche. Enregistrez ces données en cliquant sur Créer l’agenda. Votre nouveau planning est en place. Il apparaît en couleur dans la liste de vos agendas. Renouvelez l’opération pour chaque nouvel agenda (voir écran D).

7. Partagez ou non vos agendas

A la création d’un nouvel agenda, trois options de partage vous sont proposées. En choisissant Ne pas partager avec tout le monde, vous vous assurez d’une confidentialité maximale. Aucune information de votre agenda ne pourra être consultée dans les résultats de recherche de Google Agenda, ni par son adresse URL, excepté par les personnes sélectionnées sur votre liste Partager avec des personnes en particulier. La deuxième option est de choisir Partager cet agenda avec tout le monde, ce qui rendra publics tous vos événements. Toute personne ayant votre adresse e-mail ou votre agenda dans sa liste y aura également accès. Ces personnes pourront consulter votre agenda si vous avez sélectionné la troisième option : Afficher uniquement ma disponibilité (voir écran E). Si vous souhaitez que seules certaines personnes aient accès à votre agenda ou y apportent des modifications, remplissez le dernier champ Ajouter une personne. Puis cliquez sur Enregistrer. Vous pouvez à tout moment modifier les données de vos agendas ou en limiter les accès. Cliquez sur Gérer les agendas en bas à gauche dans Mes agendas, puis pointez sur l’onglet Agendas. Vous pouvez alors choisir de partager cet agenda, en modifier les paramètres ou le masquer. Cliquez sur OK pour enregistrer les modifications.

8. Enrichissez votre agenda

Dans la rubrique Gérer mes agendas, cliquez sur Ajouter un agenda. Cinq onglets s’affichent en haut de la nouvelle fenêtre. Avec le premier, Recherche d’un agenda public, vous pouvez trouver un événement parmi tous les agendas publics répertoriés sur Google Agenda. Si vous voulez jeter un ?”il sur l’agenda d’un ami, entrez son adresse e-mail à partir de l’onglet Agenda de mes amis. Si vous connaissez une nouvelle adresse d’agenda que vous voulez mettre sur l’agenda public de Google Agenda, cliquez sur l’onglet Ajouter une URL et remplissez le champ. On peut importer des événements à partir d’autres agendas (Yahoo!, Microsoft Outlook) avec l’onglet Importer un agenda (voir écran F). Remplissez les champs, cliquez sur Importer. Enregistrez avec OK.

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Frédérique Crépin