Vous avez créé plusieurs feuilles comportant les mêmes types de tableaux, par exemple pour calculer vos dépenses personnelles par mois ou les cotisations mensuelles d’une association par activité. La fonction Consolidation vous permet réunir ces tableaux pour en former un récapitulatif qui calculera le montant total pour chaque donnée.Elle peut être utilisée selon deux méthodes que nous détaillons séparément avec deux exemples différents
Patricia Frein (Carm2i)
Méthode 1 : consolidez par position
La consolidation par position permet de réunir dans un tableau unique des données qui sont organisées dans un ordre et un emplacement identiques dans les tableaux sources.Pour notre exemple, nous avons pris trois tableaux représentant les mêmes dépenses courantes sur trois mois. Nous allons les réunir pour obtenir un tableau trimestriel avec le total global pour chaque dépense.Préparez les données1 Dans un nouveau classeur, renommez la première feuille. Pour cela, double-cliquez en bas de l’écran sur l’onglet nommé Feuil1, tapez 01 Janvier et validez en appuyant sur la touche Entrée du clavier :Répétez ces manipulations pour renommer les Feuil2 et Feuil3 en, respectivement, 02 Février et 03 Mars :2 Créez une nouvelle feuille en choisissant dans le menu Insertion l’option Feuille. Puis renommez-la Trimestre 1 :3 Créez sur chaque feuille les tableaux qui se trouvent dans les illustrations 1, 2, 3 et 4.Utilisez la fonction1 Dans la feuille Trimestre 1, cliquez dans la cellule où doit apparaître la première donnée consolidée, ici la cellule B2. Puis, choisissez dans le menu Données l’option Consolider.2 Dans la zone Fonction, choisissez le calcul de synthèse qu’Excel doit utiliser pour consolider les données. Par défaut, le logiciel propose la Somme. Si vous cliquez sur la flèche de cette zone, une liste se déroule, proposant toutes les fonctions de calcul (Max, Moyenne, Nombre, etc. ) disponibles pour consolider les données.Pour notre exemple, nous allons utiliser la fonction Somme.3 En cliquant dans la zone Référence, indiquez où se trouvent les données que vous souhaitez consolider. Puis, sélectionnez les données en cliquant sur l’onglet 01 Janvier et effectuez un cliquer-glisser de la cellule B2 à la cellule C6.Vous obtenez la référence suivante dans la zone Référence :4 Mémorisez cette sélection en cliquant sur le bouton Ajouter. La référence se déplace dans la zone Références sources.5 Précisez la position des autres données à consolider qui se trouvent dans les onglets 02 Février et 03 Mars. Pour cela, répétez les manipulations des points 3 et 4.Si les tableaux sont placés au même endroit, Excel sélectionne les données automatiquement. Lorsque vous cliquez sur le nom de la feuille, il suffit de cliquer sur le bouton Ajouter pour les mémoriser. Dans la zone Références sources, vous devez obtenir ceci :6 Pour mettre automatiquement à jour le tableau consolidé quand les données sources sont modifiées, cochez la case7 Vérifiez que, dans la zone Etiquettes dans, toutes les cases sont décochées :Validez en cliquant sur le bouton OK. Excel calcule les valeurs totales et les affiche dans le tableau de consolidation dans la feuille Trimestre 1 (voir l’illustration 5).Pour manipuler le tableau et afficher le détail de toutes les données, suivez les manipulations expliquées dans l’encadré ‘ Manipulez un tableau consolidé ‘.
Méthode 2 : consolidez par catégorie
La consolidation par catégorie permet de réunir dans un tableau unique des données qui utilisent les mêmes étiquettes de lignes et de colonnes, mais qui sont organisées différemment.Pour notre exemple, nous avons pris deux tableaux représentant les activités réalisées par mois pour deux trimestres, et nous allons les réunir pour afficher la synthèse mois par mois dans un tableau avec le total global pour chaque activité.Préparez les données1 Créez un nouveau classeur et répétez les manipulations expliquées dans le point 1 de ‘ Préparez les données ‘ dans la première méthode pour renommer les onglets Feuil1, Feuil2 et Feuil3 en Trim1, Trim2 et Bilan :2 Créez dans les feuilles Trim1 et Trim2 les tableaux qui se trouvent dans les illustrations 6 et 7.Utilisez la fonction1 Cliquez dans la feuille Bilan, puis sur la première cellule où doit débuter le tableau consolidé, ici la cellule A1.Choisissez ensuite dans le menu Données l’option Consolider.2 Vérifiez que, dans la zone Fonction, Excel propose le calcul de synthèse Somme.3 Indiquez où se trouvent les données à réunir, en répétant les manipulations du point 3 et 4 de ‘ Utilisez la fonction ‘ dans la première méthode. Dans la zone Références sources, vous devez obtenir ceci :4 Pour une mise à jour automatique du tableau consolidé, cochez la case5 Pour qu’Excel affiche automatiquement les titres des lignes et des colonnes, cochez, dans la zone Etiquettes dans les casesValidez en cliquant sur le bouton OK.Excel affiche tous les mois en colonne, et toutes les activités en ligne (sans doublon) et calcule leurs valeurs totales (voir l’illustration 8).Pour faciliter la manipulation du tableau, il crée aussi un plan automatique (voir l’encadré ‘ Manipulez un tableau consolidé ‘)
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