L’avantage de réaliser un emploi du temps dans un tableur est de pouvoir conserver dans le même document la structure qui vous sert de point de départ et les différents exemplaires créés. Nous allons d’abord vous montrer comment
réaliser une base commune en tapant le texte et en définissant la présentation des cellules et de la feuille. Puis, comment dupliquer cette première feuille pour finaliser vos différents emplois du temps
Etape 1 : Tapez le texte
1 A l’ouverture du logiciel, un classeur est automatiquement créé. Enregistrez-le en appuyant simultanément sur les touches Ctrl et S. La zone Enregistrer dans affiche Mes
documents, dans la zone Nom du fichier, tapez, par exempleCliquez sur Enregistrer.2 Pour éviter de devoir taper plusieurs fois la même matière dans le tableau et de devoir mettre en forme chaque case individuellement, dressez la liste des matières dans la première colonne : vous n’aurez plus par
la suite qu’à procéder par copier/coller :dans la cellule A1, tapez Matières et appuyez sur Entrée. Tapez la liste des matières en appuyant sur Entrée après chacune d’elles.3 Dans la cellule B1, tapez Heure et appuyez sur Entrée. Tapez le début et la fin de la première heure de cours. Par exemple :Appuyez sur Entrée et tapez la deuxième heure de cours. Continuez jusqu’à la dernière heure, sans oublier les récréations et le repas (voir l’illustration).4 Dans la cellule C1, tapez lundi et appuyez sur Entrée. Au lieu de taper les autres jours, cliquez dans la cellule C1 et placez le pointeur dans le coin inférieur
droit. Quand la croix s’affiche, cliquez et glissez le pointeur vers la droite. Lorsqu’il passe sur une cellule, une infobulle indique le texte qui sera inséré : relâchez le clic sur la colonne H
Etape 2 : Présentez les cellules
Il s’agit de procéder du général au particulier, en appliquant dans un premier temps des caractéristiques à l’ensemble du tableau, puis à un groupe de cellules et/ou à certaines cases individuellement.1 Sélectionnez le tableau en cliquant et glissant le pointeur de la première à la dernière cellule, dans notre exemple de A1 à H13.Réalisez un ou plusieurs des points suivants, selon ce que vous voulez modifier dans les caractéristiques de mise en forme par défaut. Les différentes zones et les icônes se trouvent dans la barre d’outils horizontale.2 Dans la barre d’outils horizontale, cliquez sur la flèche de la zone Police :si vous savez celle que vous voulez utiliser, tapez la première lettre de son nom et sélectionnez-la. Par exemplesinon, passez en revue les différentes possibilités en utilisant la barre de défilement et sélectionnez la police qui vous plaît le plus.3 Pour modifier la taille du texte, cliquez sur la flèche de la zone d’à côté et par exemple sur4 Pour mettre en valeur le texte, cliquez par exemple sur l’icône5 Par défaut, le texte est aligné à gauche dans chaque cellule. Pour le centrer, par exemple, cliquez sur6 Pour mettre le texte en couleur, cliquez à côté de l’icône affichant un A surSélectionnez la couleur de votre choix. Par exemple :7 Pour appliquer une bordure, cliquez à côté de l’icône avec un carré surCliquez sur l’option de votre choix. Par exemple, pour encadrer le tableau et toutes ses cases, cliquez sur8 Par défaut, la bordure est noire. Pour choisir une couleur directement à partir de la barre d’outils, ajoutez l’icône correspondante. Déroulez la liste des autres options en cliquant à l’extrémité droite de la barre
surPlacez le pointeur sur Boutons visibles et cliquez sur Couleur de ligne du cadre. Cliquez à droite de la nouvelle icône surCliquez sur la couleur de votre choix, par exemple sur celle du texte.9 Cliquez en dehors du tableau, et regardez ce que cela donne. Dans notre exemple, nous trouvons que la taille du texte est trop grande dans les cellules A2 à B13. Sélectionnez ces cellules en
cliquant et glissant le pointeur dessus, et reproduisez le point 4 en cliquant par exemple sur10 Pour bien identifier les différentes matières, vous pouvez appliquer des couleurs spécifiques à chacune. Cliquez dans la cellule A2 et, pour choisir une couleur de fond, cliquez à droite de l’icône
représentant un pot de peinture surCliquez sur la couleur de votre choix. Si vous le souhaitez, en reproduisant le point 6, modifiez la couleur du texte pour mieux le voir. Appuyez sur Entrée et renouvelez l’opération pour l’ensemble des cellules de la
colonne A.11 Pour éviter de devoir taper plusieurs fois la même chose dans des cellules adjacentes, fusionnez-les afin de n’en obtenir qu’une. Par exemple, cliquez et glissez le pointeur de la cellule C4 à la cellule
H4 et cliquez sur l’icôneReproduisez ce point pour toutes les cellules à réunir, par exemple C7 à H7, C10 et D10, F10 et G10. Vous pouvez aussi fusionner des cellules verticalement, par exemple,
E8 à E12 et H8 à H12.
Etape 3 : Présentez la feuille
Il s’agit de régler différentes options pour bien disposer le tableau dans la page.1 Dans le menu Format, cliquez sur Page et affichez l’onglet2 Dans notre exemple, les colonnes prennent plus de place que les lignes. Dans ce cas, modifiez l’orientation de la page en cochant la case3 Pour centrer le tableau non seulement sur la largeur de la page, mais aussi sur la hauteur, cochez les cases de la partie Alignement de la table4 Par défaut, le nom de la feuille et le numéro de la page s’affiche respectivement dans l’En-tête et le Pied de page. Pour les désactiver, dans l’onglet En-tête, décochez la
caseEt dans l’onglet Pied de page, décochez la caseCliquez sur OK.5 Dans certains cas, le texte ne tient pas dans la cellule. Pour y remédier vous pouvez combiner plusieurs solutions. Commencez par sélectionner l’ensemble du tableau puis :augmentez la largeur des cellules en cliquant dans le menu Format sur Colonne et surDouble-cliquez dans la zone Largeur et tapez en centimètres la taille souhaitée, par exemple 3. Cliquez sur OK.pour pouvoir disposer le texte sur plusieurs lignes dans la même case, augmentez la hauteur des cellules en cliquant dans le menu Format sur Ligne et surDouble-cliquez dans la zone Hauteur et tapez, par exemple, 1. Cliquez sur OK.pour modifier la position du texte dans les cases, cliquez dans le menu Format sur Cellules et affichez l’ongletPour placer le texte :au milieu de la cellule, cliquez sur la flèche de la zone Vertical et surautomatiquement sur plusieurs lignes, dans la partie Propriétés, cochez la case Renvoi à la ligne automatique.Cliquez sur OK.
Etape 4 : Créez différentes versions
Si vous avez plusieurs enfants ou que vous souhaitez utiliser cette structure l’année prochaine, copiez et collez cette feuille. Avant cela remplissez les cases communes à toutes.1 Tapez Récréation dans la cellule CH4, ainsi que dans les cellules CD10 et FG10. Dans la cellule CH7, tapez Repas.2 Placez le pointeur sur l’onglet de la feuille 1, appuyez sur le bouton droit de la souris et cliquez surEn bas, cochez la case Copier et cliquez sur OK.3 Renommez la nouvelle feuille en plaçant le pointeur sur son onglet, appuyez sur le bouton droit de la souris et cliquez surTapez, par exemple, le prénom de votre enfant. Cliquez sur OK.4 Pour remplir le tableau, cliquez dans la cellule d’une matière, appuyez sur les touches Ctrl et C pour la copier. Cliquez dans la cellule correspondant au jour et à l’heure de ce cours, appuyez
sur les touches Ctrl et V pour coller. Procédez de la même façon pour coller cette matière dans toutes les cellules des horaires correspondants. Renouvelez le point 4 pour toutes les matières.5 Pour imprimer seulement les cellules de l’emploi du temps sans la liste des matières, définissez une zone d’impression. Pour cela, cliquez et glissez le pointeur sur les cellules que vous voulez imprimer, ici de
B1 à H12. Dans le menu Format, placez le pointeur sur Zones d’impression et cliquez sur6 Refaites les points 2 à 5 pour créer l’emploi du temps de chacun de vos enfants ou de chaque année.7 Pour les imprimer tous, vous n’avez plus qu’à appuyer simultanément sur les touches Ctrl et P et à cliquer sur OK
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