La réalisation d’un index est une tâche longue et laborieuse, puisqu’il faut d’abord repérer les occurrences de certains mots, puis récapituler les pages sur lesquelles ils apparaissent. La fonction d’indexation de Word vous simplifie
le travail.Répertoriez les mots à faire figurer dans votre index, puis générez-le. Word dresse alors automatiquement la liste des mots et y ajoute les numéros de page.
Etape 1 : marquez les mots à indexer
Méthode 1Il s’agit là de sélectionner directement dans le document les termes à faire figurer dans l’index.1 Sélectionnez un terme ou une expression en cliquant-glissant la souris dessus. Par exemple :2 Pour créer une entrée d’index, appuyez simultanément sur les touches Alt, Majuscule et X. Dans la fenêtre Marquer les Entrées d’index, le texte sélectionné est
automatiquement inscrit dans la zone Entrée.
3 Pour indiquer seulement le numéro de la page où a été sélectionné le texte, cliquez surPour indiquer les numéros de pages de toutes les occurrences du texte sélectionné, cliquez sur le boutonWord a ajouté un code champs (voir l’illustration 1). Si vous ne le voyez pas, affichez les marques de format en cliquant dans la barre d’outils sur l’icôneLes pointillés indiquent que ce texte est masqué, et qu’il ne sera pas imprimé.4 Refaites les points 1 à 3 pour répertorier tous les termes à faire figurer dans l’index. Vous devez créer une entrée pour toutes les formulations en sélectionnant, par exemple, ‘ conditions
humaines ‘, ‘ Condition humaine ‘…Au point 2, vous pouvez corriger le texte de sélection pour que toutes les formes apparaissent sous la même entrée d’index.5 Pour créer une sous-entrée d’index (pour rassembler par exemple une les noms propres comme dans l’illustration 2), sélectionnez un nom propre dans le document. Par exemple :Reproduisez le point 2 ci-dessus puis double-cliquez dans la zone Entrée pour sélectionner son contenu et appuyez simultanément sur les touches Ctrl et X pour le couper.Tapez le titre de cette entrée d’index. Par exemple :Appuyez sur la touche Tabulation pour placer le pointeur dans la zone Sous-entrée et appuyez simultanément sur les touches Ctrl et V pour coller le texte sélectionné
ci-dessus.Procédez de la même façon pour tous les noms propres de votre document.6 Une fois que tous les termes à indexer sont répertoriés, cliquez sur Fermer et passez à l’étape 2.Méthode 2Il s’agit de constituer la liste des mots à faire figurer dans l’index en les tapant dans un autre document.1 Le document que vous voulez indexer est ouvert. Créez un document en cliquant dans la barre d’outils sur l’icône2 Appuyez simultanément sur les touches Ctrl et S pour l’enregistrer. La zone Enregistrer dans affiche Mes documents. Dans la zone Nom de fichier, tapez par
exempleCliquez sur Enregistrer.3 Créez un tableau à deux colonnes en cliquant dans la barre d’outils sur l’icôneet en déplaçant le pointeur sur la deuxième case de la première ligne
4 Dans la première colonne du tableau, tapez un mot exactement comme il apparaît dans le document, par exemple société.Appuyez sur la touche Tabulation pour passer à la cellule suivante, et tapez l’entrée telle que vous voulez qu’elle s’affiche dans l’index. Dans cet exemple, nous tapons Société.5 Appuyez sur la touche Tabulation pour ajouter une ligne, et reproduisez les points 4 et 5 pour tous les mots que vous souhaitez faire figurer dans l’index.Appuyez sur les touches Ctrl et S pour enregistrer.Remarque : pour chaque entrée, vous devez répertorier toutes les formulations d’un mot.6 Pour créer une sous-entrée d’index, dans la colonne de droite, ajoutez son titre suivi de deux points (:) avant le nom de l’entrée. Par exemple :7 Pour afficher le document à indexer, maintenez la touche Alt pendant que vous appuyez autant de fois que nécessaire sur la touche Tabulation.8 Avec Word 2002 et 2003, dans le menu Insertion, placez le pointeur sur Référence et cliquez sur Tables et index.Avec Word 2000, cliquez directement sur cette option dans le menu Insertion. Dans l’onglet Index, cliquez sur9 Sélectionnez le fichier dans lequel vous avez créé le tableau. Dans notre exemple, il s’agit deCliquez sur Ouvrir.10 Vérifiez que, dans votre document, les marques de format sont affichées. Si ce n’est pas le cas, cliquez surLe code champs a été ajouté pour chaque mot indiqué dans le tableau.
Etape 2 : générez l’index
1 Puisque tous les codes champs ne sont pas imprimés, ils faussent la pagination à l’écran. Pour inscrire les bons numéros de page dans l’index, masquez les marques de format en cliquant sur2 Dans le document, cliquez à l’endroit où insérer l’index. Dans le menu Insertion, placez le pointeur sur Référence et cliquez sur3 En cliquant sur la flèche de la zone Formats, choisissez une présentation pour votre index. Testez les différentes options avant de faire votre choix. Par exemple :4 Pour placer les numéros de page à droite, cochez la case5 Pour une meilleure lisibilité entre les entrées d’index et les pages, ajoutez des points de suite en cliquant sur la flèche de la zone Caractères de suite et en choisissant l’option de votre choix. Par
exemple :6 Chaque entrée est placée sur une ligne (voir l’illustration 2). Si vous préférez les disposer à la suite, cochez la case A la suite.7 Par défaut, un index est constitué de deux colonnes (voir l’illustration 2). Si cela ne vous convient pas, cliquez sur la flèche de la zone Colonnes pour indiquer le nombre de votre
choix. Par exemple :Validez en cliquant sur le bouton OK.
Etape 3 : modifiez un index
Vous devez éviter de modifier ou de supprimer les entrées directement dans l’index. Faites-le plutôt dans les codes champs.1 Affichez les marques de format en cliquant sur l’icône2 Pour modifier une entrée d’Index, sélectionnez le texte entre les guillemets et apportez les modifications voulues.3 Pour supprimer une entrée d’index, cliquez-glissez la souris dessus en incluant l’accolade (voir illustration 4). Appuyez sur la touche Suppr (à droite de la touche
Entrée).4 Pour que les modifications se répercutent dans l’index, sélectionnez-le en cliquant dans la marge à gauche et actualisez en appuyant sur la touche F9.5 Enfin, vous pouvez définir la présentation du texte de l’index. Pour cela, cliquez-glissez le pointeur depuis le premier mot jusqu’à la dernière page référencée. Sélectionnez les options de mise en forme soit avec les
icônes de la barre d’outils, soit avec les options du menu Format comme vous avez l’habitude de le faire.Attention : si vous modifiez une entrée dindex et que vous actualisez avec la touche F9 vous perdrez toute la mise en forme.
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