Planifier une réunion

Pas facile d’organiser une réunion entre plusieurs personnes. Il faut, en effet, se renseigner sur la disponibilité de chacun, trouver une plage horaire qui convienne à tous, puis contacter chaque participant pour lui confirmer le
rendez-vous. Si vous travaillez en réseau local et que, vos collègues et vous, utilisez le Calendrier d’Outlook pour y noter vos rendez-vous, vous pouvez vous faciliter grandement cette tâche. Outlook dispose d’un planificateur de réunions qui se
charge de tout : il recherche automatiquement une plage libre commune dans l’agenda de tous vos collaborateurs, prépare les mails de convocation, puis inscrit la réunion dans l’agenda de ceux qui l’acceptent.Pour que ce dispositif fonctionne, chacun des participants doit enregistrer les données concernant ses périodes de disponibilité sur un serveur accessible à tous les utilisateurs du même groupe de travail. Cela peut être un dossier
partagé sur le réseau ou un serveur Web ou FTP sur Internet. La seule exigence est que chacun puisse écrire des données dans cet emplacement.

Les différentes étapes

1. Choisissez où enregistrer les données de disponibilité

Ouvrez Outlook puis déroulez le menu Outils, Options. Sous l’onglet Préférences, cliquez sur le bouton Options du calendrier puis sur Options de disponibilité. Cochez alors la
case Publier sur mon emplacement puis tapez le chemin d’accès complet du dossier partagé en réseau dans lequel vous souhaitez enregistrer les informations concernant votre disponibilité, suivi de votre nom, puis de l’extension
.vfb, par exemple file://Serveur
PartageRéunionsThomas.vfb. Cliquez trois fois sur OK pour fermer les fenêtres de dialogue. Demandez à vos
collègues de faire cette même manipulation sur leurs PC.

2. Récupérez les disponibilités de vos collaborateurs

Sur votre PC, ouvrez le Carnet d’adresses en cliquant sur le bouton Contacts puis double-cliquez sur la fiche d’un collègue. Cliquez sur l’onglet Détails puis tapez le chemin d’accès de ses
informations de disponibilité dans le champ Adresse de la rubrique Disponibilité sur Internet, par exemple file://ServeurPartageRéunionsPierre.vfb. Cliquez sur Enregistrer et
fermer. Recommencez l’opération pour chacun de vos collaborateurs. Cette manipulation n’est à faire qu’une seule fois : les réglages resteront valables pour toutes les réunions à venir.

3. Organisez la réunion

Cliquez sur le bouton Calendrier puis, dans le menu Actions, cliquez sur la commande Organiser une réunion. Cliquez sur Ajouter d’autres personnes puis sur A partir du
carnet d’adresses. Sélectionnez, dans la liste de vos contacts, chaque personne à inviter à la réunion. Cliquez sur le bouton Obligatoire ou Facultatif pour préciser si sa présence est indispensable. Cliquez sur
OK.

4. Choisissez un horaire

Pour définir la durée de la réunion, déplacez l’extrémité rouge de la plage horaire. Cliquez ensuite sur le bouton Sélection automatique suivante. Outlook recherche la prochaine période de temps libre de tous les
participants. Cliquez de nouveau sur ce bouton si les horaires proposés ne vous conviennent pas, et cela jusqu’à ce que vous trouviez un horaire adéquat. Cliquez, enfin, sur le bouton Définir une réunion. Outlook crée alors un mail qui
sera envoyé à chaque participant. Tapez, dans le champ Objet, le sujet de la réunion puis entrez l’ordre du jour dans le champ Message.

5. Convoquez les participants

Cliquez enfin sur le bouton Envoyer. Chaque correspondant recevra un message lui demandant d’accepter ou de refuser la réunion. Elle s’inscrira, s’il l’accepte, dans son Calendrier Outlook.