Vous êtes féru de philatélie, ou de jardinage ? Pour discuter de vos passions avec d’autres internautes par courriel, l’outil le mieux adapté est la liste de diffusion. Celle-ci regroupe les adresses électroniques de personnes intéressées par un même sujet. Quand un membre de la liste envoie un courriel, ce message est automatiquement relayé vers tous les autres membres. Idem pour les réponses.La solution apparemment la plus simple pour créer une liste de diffusion consiste à utiliser le carnet d’adresses de votre logiciel de messagerie habituel : vous composez les messages pour les destinataires de votre liste et, pour leur répondre, vous utilisez la fonction Répondre à tous. Mais ce procédé devient vite fastidieux au-delà de dix correspondants. Mieux vaut utiliser un service Web spécialisé dans l’hébergement de liste. Un tel service permet, de plus, de préserver l’anonymat des participants et d’archiver les messages. Nous avons choisi, pour illustrer ce mode d’emploi, le service Groupes proposé par Wanadoo. Il est gratuit et accessible à tous (il n’est pas besoin d’avoir Wanadoo pour FAI). Si vous voulez en choisir un autre, ou plus généralement vous informer sur les listes de diffusion, nous vous recommandons de visiter l’excellente section Listes du site : www.arobase.org/listes
Etape 1 : Créez le compte pour accéder au service
Pour utiliser le service Groupes de Wanadoo, vous devez tout d’abord créer un compte. Avec votre navigateur Internet, ouvrez la page http://smartgroups.wanadoo.fr et cliquez sur le bouton Créer votre groupe :Cliquez ensuite sur le lien cliquez ici dans la section Vous n’êtes pas abonné Wanadoo, et inscrivez-vous. Sur la page suivante, cliquez à nouveau sur cliquez ici. Validez la case à cocher, indiquez votre adresse de messagerie dans les deux zones concernées, choisissez un mot de passe puis cliquez sur Valider.Sur la page suivante, fournissez uniquement les informations demandées dans la zone Champs obligatoires (civilité, nom et prénom) et cliquez sur le bouton Valider. Après l’affichage de la page qui mentionne l’envoi d’un courriel de confirmation, basculez vers votre logiciel de messagerie pour récupérer ce courriel.Cliquez sur le lien fourni ou copiez et collez l’adresse dans votre logiciel de navigation. Une nouvelle page de confirmation s’affiche :Votre compte pour utiliser les services Wanadoo est alors créé.
Etape 2 : Créez le groupe et sa liste associée
Retournez sur la page d’accueil des groupes (http://smartgroups.wanadoo.fr) et cliquez à nouveau sur Créer un groupe. Remplissez cette fois les champs supérieurs (adresse électronique et mot de passe) puis cliquez sur Valider. Dans la page qui s’affiche, indiquez le nom de votre groupe (qui sera aussi celui de la liste), l’adresse électronique que vous souhaitez lui affecter, sa description et le type d’accès.L’adresse est particulièrement importante. Elle détermine non seulement l’adresse générale de la liste (dans notre exemple, clic-clic@ groupes.wanadoo.fr), mais aussi les adresses électroniques de service : pour écrire au gestionnaire, c’est-à-dire vous, [email protected], pour s’inscrire [email protected], et pour se désinscrire clic-clic-unsubscribe@groupes. wanadoo.fr.Le nom du groupe sert aussi à déduire l’adresse de la page Web de la liste, celle que les membres utiliseront pour accéder aux fonctions avancées (http://groupes.wanadoo.fr/groups/clic-clic). Dans la zone Accès, choisissez Privé si vous préférez que votre liste ne soit pas visible sur l’annuaire des groupes de Wanadoo.Cliquez ensuite sur le bouton Créer. Dans la nouvelle page qui s’affiche, vérifiez les informations et cliquez sur Continuer. L’étape suivante consiste à inviter des personnes à rejoindre votre groupe. Nous allons l’ignorer pour l’instant : cliquez sur le lien Votre page d’accueil dans la partie gauche de la fenêtre.
Etape 3 : Peaufinez les réglages de la liste
La page d’accueil de votre compte vous sert à voir l’ensemble des listes dont vous êtes membre ou que vous animez (vous pouvez en créer plusieurs par compte). Cliquez sur le lien de la liste nouvellement créée (Fan Club de Clic-Clic dans cet exemple). La page qui s’affiche ensuite est la page d’accueil de la liste. Elle comprend une zone de gestion des messages en partie centrale et les liens des autres commandes sur la gauche (Calendrier, Documents, Albums Photos, etc.). Cliquez sur le lien Gérer le groupe :puis, sur la page suivante, sur Administrer le groupe :Pour notre exemple, nous souhaitons régner en maître sur la liste : ce groupe ne sera accessible que sur invitation de notre part et tous les messages seront ‘ modérés ‘, c’est-à-dire contrôlés. Modifiez en conséquence les informations des zones Qui peut s’inscrire ? (Sur invitation uniquement), Qui peut inviter d’autres personnes ? (Gestionnaires uniquement) et Combien de messages souhaitez-vous approuver ? (Tous).Sur cette même page, dans la section Zones de l’application, vous pouvez choisir de désactiver les fonctions supplémentaires du groupe (calendrier, partage de documents, album photo, sondage, etc.). Notez aussi que si vous souhaitez créer une liste de diffusion de type newsletter (où vous seul pouvez envoyer des courriels), il vous faudra modifier la valeur de la zone Les messages peuvent être envoyés par, en sélectionnant Gestionnaires uniquement. Pour enregistrer les changements, cliquez sur le bouton Valider en bas de page. Le message Mise à jour réussie apparaît alors dans un bandeau jaune en haut de page.
Etape 4 : Invitez vos futurs membres
Votre liste étant désormais prête à fonctionner, il ne vous reste plus qu’à inviter des personnes de votre connaissance à participer aux discussions (étape indispensable puisque, dans cet exemple, la liste est privée). Cliquez sur le lien Gérer le groupe (à gauche) puis sur Inviter des personnes :Dans la section Emails de la zone 1, indiquez les adresses électroniques des personnes à inviter (une adresse par ligne). Modifiez, si vous le souhaitez, le texte d’invitation de la zone 2. Cliquez ensuite sur le bouton OK de la zone 3.Le message Vos invitations ont été traitées apparaît dans un bandeau jaune en haut de page. Les personnes visées vont alors recevoir un courriel contenant des instructions pour s’abonner à la liste. Attention : la réception de ce courriel peut prendre plusieurs heures. Une fois que vos invités auront confirmé leur inscription, ils seront membres de la liste. Ils pourront alors communiquer par courriel, en envoyant un message à l’adresse de la liste ([email protected]), et utiliser tous les services Web associés. Notez que vous pouvez répéter à tout moment cette étape pour inviter de nouvelles personnes. Si vous avez décidé de rendre votre liste publique et de ne pas en restreindre l’inscription, ne soyez pas surpris si de nouveaux membres arrivent sans invitation préalable. Ils auront probablement été informés de l’existence de votre liste en consultant l’annuaire du service. Comptez aussi sur le bouche à oreille électronique !
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