1. Préparez la lettre type
Lancez Word, créez un nouveau document et saisissez les éléments invariables de votre courrier, c’est-à-dire les blocs de texte communs à tous vos destinataires. Ignorez pour l’instant les champs variables, là où devront
apparaître les données propres à chaque personne. Enregistrez votre lettre sous le nom CourrierDeBase. Déroulez Affichage, Barres d’outils et cochez Fusion et publipostage. Dans cette barre
d’outils (que nous appellerons désormais Fusion), cliquez sur le bouton Préparation du document principal (c’est le bouton de gauche). Dans la fenêtre qui apparaît, cochez Lettre et cliquez sur OK (voir
écran 1).
2. Choisissez la base de données
Vous allez maintenant faire le lien entre la lettre type et la base de données. Pour notre exemple, nous utiliserons une base Excel nommée Mabase.xls (voir écran 2). Si ce fichier est ouvert dans Excel, fermez-le.
Bien sûr, le publipostage peut se faire avec d’autres types de fichiers, par exemple un carnet d’adresses Outlook, une base Access ou un fichier-texte au format CSV… Pour indiquer à Word la base à utiliser, cliquez, dans la barre d’outils
Fusion, sur le bouton Ouvrir la source de données. Dans la fenêtre qui s’affiche, sélectionnez le fichier contenant vos données (Mabase.xls dans notre exemple), puis validez par OK. Une nouvelle
fenêtre s’ouvre (voir écran 3) pour vous demander le type des données à récupérer. Cochez alors Feuille de calcul Microsoft Excel via un convertisseur… et validez par OK. Si une fenêtre d’avertissement
s’affiche, validez par OK. Si votre classeur comporte plusieurs feuilles, une fenêtre supplémentaire vous demande laquelle il faut utiliser. Sélectionnez-la et cliquez sur OK. Avant l’opération, seuls les deux boutons de la
barre d’outils Fusion étaient visibles. Désormais, ils le sont tous. A l’avenir, chaque fois que vous ouvrirez le document CourrierDeBase, Word établira la liaison avec le classeur MaBase.xls. Il vous suffira
de valider par OK les fenêtres de dialogue qui s’ouvriront alors.
3. Sélectionnez les destinataires
Par défaut, lorsque vous lancerez le publipostage, Word créera un document contenant autant de pages qu’il y a de personnes dans votre base. Si vous souhaitez n’envoyer votre mailing qu’à une sélection d’individus, cliquez sur
Fusion et publipostage : destinataires. Après quelques instants, une fenêtre affiche l’ensemble des enregistrements trouvés dans la base de données. Si une colonne est trop étroite, faites glisser sa bordure vers la droite à la
souris. Décochez les noms des personnes qui ne doivent pas recevoir le mailing (vous pouvez, pour cela, utiliser les boutons Sélectionner tout et Effacer tout) (voir écran 4). Vous pouvez aussi sélectionner les
destinataires en fonction de critères précis. Par exemple, pour n’adresser les courriers qu’aux seules personnes intéressées par les trains, cliquez sur le petit triangle placé à gauche du champ Spécialité. Dans la liste qui s’affiche,
choisissez (Avancées). Modifiez alors les listes affichées pour obtenir SPECIALITE est égal à Trains. Vous pouvez ajouter plusieurs conditions en les reliant par des opérateurs ET ou OU. Lorsque
vous avez terminé, cliquez sur OK. Validez par OK.
4. Placez les champs de données
Il est temps de placer, dans votre lettre type, les champs de fusion, des codes spéciaux qui seront, lors de la création des courriers individuels, remplacés par les données propres à chaque destinataire. Placez le point
d’insertion en début de ligne puis, dans la barre d’outils Fusion et publipostage, cliquez sur Insérer un champ de fusion. La fenêtre qui s’ouvre alors affiche la liste des champs de votre base (ce sont les colonnes de
votre base Excel) (voir écran 5). Sélectionnez Prénom, et cliquez sur Insérer. Sélectionnez maintenant NOM, puis cliquez de nouveau sur Insérer. Cliquez sur Fermer. Dans
votre lettre type, vous voyez ‘ PRENOM ” NOM ‘. Cliquez entre les deux guillemets centraux, et tapez une espace pour aérer. Faites de même pour ajouter les autres
champs de fusion. Lors de la fusion, les prénoms et les noms seront imprimés avec les mêmes attributs de police que le texte environnant.
5. Faites une simulation
Jusque-là, dans votre lettre type, vous ne voyez s’afficher que des codes comme ‘ NOM ‘, ‘ COTISATION ‘, ce qui n’est guère
parlant. Word vous permet de faire une simulation, c’est-à-dire de remplacer temporairement ces codes par les données réelles issues de la base. Vous pourrez ainsi vous apercevoir, par exemple, que vous avez placé un champ
‘ NOM ‘ trop près de la marge droite de la feuille… et que les longs patronymes apparaissent sur deux lignes, ce qui est du plus mauvais effet dans un courrier. Pour lancer cette
simulation, cliquez sur le bouton Mode publipostage de la barre d’outils Fusion. Les champs sont remplacés par le contenu de la première fiche. Désormais, au lieu de voir
‘ PRENOM ” NOM ‘, vous pouvez lire Martine Lecam. Pour afficher les données des autres personnes, utilisez les quatre boutons Premier,
Précédent, Suivant et Dernier de la barre d’outils Fusion (voir écran 6). Par exemple, pour afficher les données de la 77e personne, saisissez 77 dans le champ
Atteindre l’enregistrement et appuyez sur Entrée. Pour revenir en mode normal, cliquez de nouveau sur le bouton Mode publipostage.
6. Ajoutez des champs conditionnels
Débuter un courrier par Martine Durand n’est guère séduisant. Ainsi, au début de votre lettre, vous voulez ajouter l’adjectif Cher ou Chère devant le nom du destinataire, selon qu’il s’agit
d’un homme ou d’une femme. Pour y parvenir, vous allez demander à Word d’insérer un texte conditionnel, c’est-à-dire dont le contenu dépend de l’un des champs de la base de données. Ainsi, vous allez insérer le mot
Cher si le champ GENRE contient un M ou Chère si ce champ contient un F. Voici comment procéder. Placez le point d’insertion à l’endroit où
vous voulez placer ce mot. Puis, dans la barre d’outils Fusion, cliquez sur le bouton Insérer un mot clé. Dans la liste qui apparaît, cliquez sur Si… alors… Sinon. La fenêtre qui s’ouvre vous
permet de préciser la condition de sélection. Dans la liste Nom du champ, choisissez GENRE. Dans la liste Elément de comparaison, optez pour est égal à. Enfin, tapez
M dans le champ Comparer avec. Dans le champ Insérer le texte suivant tapez Cher et, dans le champ Sinon, celui-ci, tapez Chère
(voir écran 7). Enfin, cliquez sur OK. Vous pouvez également utiliser cette méthode pour ajouter des paragraphes optionnels, en fonction de conditions portant par exemple sur des champs numériques : vous pourrez ainsi
adresser un paragraphe aux seules personnes dont la cotisation dépasse un seuil que vous avez fixé au préalable.
7. Lancez le publipostage
Dans la barre d’outils Fusion, cliquez sur le bouton Fusionner vers un nouveau document. Dans la fenêtre qui apparaît, vous pouvez une fois encore choisir une sélection d’enregistrements, par exemple de 1 à 5 pour
envoyer un courrier aux cinq premières personnes de votre base (voir écran 8). Cliquez sur Tous pour envoyer un courrier à tout le monde (ou à tous ceux que vous avez sélectionnés à l’étape 3 ci-dessus). Enfin, cliquez sur
OK. Word crée alors un nouveau document. Dans ce document, chaque page est un courrier adressé à une personne différente de la base de données et contenant ses informations personnelles. Il ne vous reste plus qu’à imprimer ces
différents courriers, puis à les envoyer.
