Après avoir réalisé un tableau dans Excel, vient le temps de l’impression. Mais avant de cliquer sur le bouton Imprimer, il est recommandé de vérifier que l’impression vous donnera satisfaction : tableau non coupé et bien centré, en-tête et bas de page adaptés au document, impression de la zone souhaitée, sauts de pages intégrés, etc.
Brigitte Bourbé (Carm2i)
Etape 1 : affichez la feuille à imprimer
Pour paramétrer correctement l’impression d’un fichier, il faut la simuler au préalable à l’écran. Pour cela, affichez un aperçu de votre document.1 Une fois votre tableau terminé, il faut sélectionner ce que vous souhaitez voir en aperçu avant impression : une feuille de calcul ou plusieurs (contiguës ou non) en cliquant, en bas de l’écran sur l’onglet ou les onglets correspondants.Pour obtenir l’aperçu d’une seule feuille, cliquez sur le nom de l’onglet concerné.Pour voir plusieurs feuilles contiguës, cliquez sur le premier onglet puis, tout en maintenant la touche Majuscule (au-dessus de la touche Ctrl) enfoncée, cliquez sur le dernier onglet.Si les feuilles à apercevoir ne sont pas contiguës, cliquez sur le premier onglet, puis, tout en maintenant la touche Ctrl enfoncée, cliquez sur chaque onglet concerné.Remarque : pour sélectionner toutes les feuilles d’un classeur, cliquez avec le bouton droit de la souris sur l’un des onglets et choisissez l’option Sélectionner toutes les feuilles :2 Activez l’aperçu en cliquant, dans le menu Ficher, sur l’option Aperçu avant impression. Voici les aides de visualisation qui sont alors proposées.Naviguez d’une page à l’autreCliquez, selon vos besoins, sur les boutons Suiv. (pour voir la page suivante) ou Préc. (pour la précédente).Zoomez sur une partieIl est possible de grossir une partie du tableau en plaçant votre curseur à l’endroit souhaité. Cliquez quand il prend la forme d’une loupe :Pour retourner au précédent affichage, cliquez à nouveau.
Etape 2 : préparez l’impression
Pour définir la présentation de l’impression, utilisez la fonction Mise en page qui est accessible à partir de la fenêtre d’aperçu avant impression, en cliquant sur le bouton Page.Remarque : cette fonction est également accessible depuis la zone de travail Excel en cliquant, dans le menu Fichier, sur l’option Mise en page.1 Dans la fenêtre Mise en page qui s’ouvre, quatre onglets sont proposés : Page, Marges, En-tête/Pied de page et Feuille.Onglet PageCet onglet permet de modifier la disposition des pages à imprimer.Zone orientationPar défaut, la page est imprimée dans le sens vertical. Mais certains tableaux nécessitent une impression horizontale. Si c’est celle-ci que vous souhaitez obtenir, cochez l’option Paysage.Zone échelleSi vous avez des colonnes ou des lignes qui dépassent les limites de la page, voici deux méthodes pour y remédier :cochez la zone Réduire/ agrandir à et tapez, dans la zone située à gauche de %, la valeur souhaitée (comprise entre 10 et 100 pour réduire ou supérieure à 100 pour agrandir) ;La zone Ajuster permet de forcer Excel à imprimer sur le nombre de pages de votre choix. Pour cela, cochez l’option Ajuster.Pour imprimer, par exemple, votre fichier sur un maximum de une page en largeur et trois en hauteur, tapez 1 dans la zone située entre Ajuster et page(s) et 3 dans la zone située entre sur et en hauteur. La zone devient alors Ajuster 1 page(s) en largeur sur 3 en hauteur.Remarque : si vous choisissez la méthode Ajuster, les sauts de page manuels ne seront pas pris en compte.Format du papierLe format par défaut est A4 (210 x 297). Si vous souhaitez le modifier, cliquez sur la flèche de la zone Format du papier puis, dans la liste proposée, sur celui qui vous convient.Numérotation des pagesSi vous avez numéroté vos pages automatiquement, la valeur de la zone Commencer la numérotation à est par défaut Auto. Pour que votre première page porte le numéro 3, sélectionnez la zone de saisie Auto et tapez 3.Onglet MargesCet onglet permet de gérer les blancs des côtés de la page.Réglez les margesLes marges sont les distances (en centimètres) entre le texte et le bord de la page. Dans la partie haute de l’onglet, vous pouvez modifier les marges définies par défaut en tapant les valeurs souhaitées dans les zones Haut, Bas, Gauche et Droite.Vous pouvez également définir les marges de l’En-tête et du Pied de page. Ces deux valeurs doivent être inférieures à celles des marges du haut et du bas, mais supérieures ou égales aux marges d’impression minimale de l’imprimante.Centrez sur la pagePour obtenir une présentation harmonieuse, centrez votre texte (horizontalement et/ou verticalement) par rapport à la page en cochant, dans la zone Centrer sur la page les options correspondantes.Onglet En-tête/Pied de pageL’ajout d’un en-tête ou d’un pied de page permet l’affichage d’informations telles que le numéro de page, la date, l’emplacement et le nom du fichier, etc.L’apparence de l’en-tête est affichée dans la zone du haut et celle du pied de page, dans la zone du bas (voir l’illustration 3).Pour définir, par exemple un en-tête, cliquez sur le bouton En-tête personnalisé.Au milieu de la fenêtre qui s’ouvre, se trouve une barre de boutons permettant d’insérer des données prédéfinies (voir l’illustration 4).L’en-tête et le pied de page sont composés de trois parties : Gauche, Centrale et Droite situées en bas de la fenêtre.Pour créer ici l’en-tête de l’illustration 5, cliquez dans la zone Partie gauche. Tapez Fichier nommé et cliquez ensuite sur le bouton Nom de fichier. Cliquez ensuite dans la zone Partie droite, puis sur le bouton Date.Validez en cliquant sur OK. Faites de même pour définir un pied de page après avoir cliqué sur Pied de page personnalisé (voir l’illustration 6).Onglet FeuilleCet onglet permet de définir les parties à imprimer (zone, quadrillage, en-tête de ligne et de colonne).Remarque : les Zones d’impression et Titres à imprimer ne sont accessibles que si la fenêtre Mise en page a été activée en cliquant sur Fichier puis Mise en page. Il faut également n’avoir sélectionné qu’une feuille du classeur.Zone d’impressionCliquez dans la partie Zone d’impression puis, dans votre tableau resté accessible en arrière-fond, sur la première cellule de la sélection. Effectuez ensuite un cliquer-glisser pour définir la zone à imprimer. La zone d’impression affiche les coordonnées de la plage sélectionnée (voir l’encadré dans l’Onglet Feuille de l’illustration 1)Zone Titres à imprimerCes zones permettent de définir une ligne (et/ou une colonne) qui sera reportée automatiquement en haut (et/ou à gauche) de chaque page. Cette option est particulièrement utile pour un tableau qui s’étale sur plusieurs pages.Cliquez dans la zone souhaitée, par exemple Ligne à répéter en haut, puis définissez la zone concernée en la sélectionnant dans votre document Excel.Zone ImpressionQuatre options vous sont proposées : Quadrillage, En noir et Blanc, Qualité brouillon et En-tête de ligne et de colonne. Cochez celle(s) qui vous intéresse(nt).Remarque : si vous cochez l’option Qualité brouillon, les images insérées dans votre fichier ne seront pas imprimées.2 Pour constater les résultats obtenus après les options retenues dans la fenêtre Mise en page, cliquez sur OK.3 Les marges peuvent être définies avec la souris, depuis la fenêtre d’aperçu avant impression. Pour cela, cliquez sur le bouton Marges.Les différentes marges sont matérialisées par des traits pointillés ayant à chaque bout une poignée de dimensionnement.Placez le pointeur de la souris sur l’une des poignées. Quand il prend la forme d’une double flèche, effectuez un cliquer-glisser jusqu’à la position souhaitée :4 Il est également possible de voir et de modifier les sauts de page de votre document. Pour cela, cliquez sur Aperçu des sauts de page. Les sauts de page sont définis par des traits bleus :Pour le modifier, placez le pointeur de votre souris puis, lorsqu’il prend la forme d’une double flèche, effectuez un cliquer-glisser jusqu’à la position souhaitée.5 Pour quitter la fenêtre daperçu, cliquez sur Fermer
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