Vous devez envoyer le document à plusieurs destinataires, en personnalisant pour chacun l’en-tête de la lettre (nom, adresse). L’outil Fusion et publipostage permet de lier le…
Vous devez envoyer le document à plusieurs destinataires, en personnalisant pour chacun l’en-tête de la lettre (nom, adresse). L’outil Fusion et publipostage permet de lier le document à une base de données ou au carnet d’adresses d’Outlook Express afin de créer rapidement un courrier personnalisé. Voici comment créer ce lien.Attention : pour que les manipulations fonctionnent, les informations doivent déjà se trouver dans votre carnet d’adresses ou dans une base de données de Works.
Préparez l’adresse du destinataire
Choisissez dans le menu Outils l’option Fusion et publipostage. Dans le sous-menu suivant, cliquez sur Type de document. Le logiciel vous propose de créer quatre types de documents : lettre, enveloppe, étiquette ou catalogue. Ici, cliquez sur Lettre type et sur le bouton OK.
Indiquez maintenant le type de fichier où se trouvent les adresses. Pour obtenir les données à partir du carnet d’adresses d’Outlook Express, cliquez sur ce bouton.
Pour obtenir les données à partir d’un fichier de la base de données de Works, cliquez sur celui-ci.Si vous avez choisi le carnet d’adresses, sautez le paragraphe suivant.Si vous avez choisi la base de données de Works, recherchez le fichier correspondant à cette base de données (enregistré dans le dossier commun). Cliquez sur son nom, et sur le bouton Ouvrir.Word ferme la fenêtre et fait apparaître la barre d’outils Publipostage en haut de l’écran. Dans votre lettre, sélectionnez le texte que vous avez tapé dans la première ligne (Adresse du destinataire), et appuyez sur le bouton Suppr du clavier.A la place, insérez les champs (éléments regroupant le même type d’information, tels que nom, prénom, etc., dans une base de données ou un carnet d’adresses) qui vont permettre de personnaliser la lettre. Pour cela, cliquez en haut à gauche de l’écran sur le bouton Insérer un champ de fusion.Dans la liste qui se déroule, cliquez sur l’intitulé du champ à insérer, puis refaites cette manipulation pour insérer tous les champs dont vous avez besoin. N’oubliez pas de séparer par des espaces les champs situés côte à côte.
Vérifiez les lettres personnalisées
Vous pouvez vérifier le contenu des lettres en les affichant dans un fichier. Pour cela, en haut à droite de l’écran, cliquez sur ce bouton.Un nouveau fichier contenant autant de pages que de destinataires apparaît. Chaque page contient une lettre personnalisée à un destinataire. Vous pouvez imprimer ces pages ou les enregistrer.
