Le problème : vous voulez être sûr que vos destinataires pourront lire les fichiers que vous joignez à vos mails.La solution : exploitez des formats de…
Le problème : vous voulez être sûr que vos destinataires pourront lire les fichiers que vous joignez à vos mails.La solution : exploitez des formats de fichiers standards et scindez les documents volumineux.Qu’il est facile de joindre un fichier à un courrier électronique ! Images, fichiers musicaux, tableaux, rapports… Pour permettre cette transmission de données, votre messagerie exploite une norme universelle : la Mime (Multipurpose Internet Mail Extensions). Mais du fait de la diversité des clients de messagerie, des systèmes d’exploitation et des logiciels, vous devez prendre des précautions afin que vos correspondants puissent ouvrir tout type de fichiers.
Pensez aux filtres de messages
Utilisez des formats de fichiers standards, tels que le RTF pour les textes et le JPeg ou le Gif pour les images. Ils sont tous reconnus quel que soit le système d’exploitation employé (Windows, Linux et Mac OS). Veillez également à la taille du fichier : plus il est volumineux, plus il faudra de temps pour l’envoyer et le recevoir. Pour diminuer la taille d’un fichier, compressez-le avec WinZip ou WinRar. Préférez le format Zip qui est reconnu par tous les systèmes. N’hésitez pas à exploiter les fonctions de votre logiciel de messagerie : elles vous permettront, par exemple, de scinder les pièces jointes en plusieurs envois, ou de demander un accusé de réception pour les mails que vous envoyez. De la même façon, vous pouvez rencontrer des problèmes lors de la réception et de l’ouverture des mails contenant des pièces jointes. Si vous ne parvenez pas à récupérer un message trop volumineux qui bloque votre compte mail, la solution consiste à le supprimer sur le serveur de mail, via un site de messagerie gratuite. Enfin, sachez qu’en créant des filtres de messages, vous éviterez ce genre de problème.
