Pour éviter les mauvaises surprises, voici les différentes étapes indispensables pour bien préparer vos impressions avec Excel
Nathalie Moutreux (Carm2i)
Etape 1 : vérifiez la disposition
L’aperçu avant impression donne une représentation très fidèle de ce à quoi ressemblera votre classeur une fois imprimé.
Etape 2 : gérez la pagination
Parfois, les changements de pages automatiques sont malencontreux. Définissez vous-même le passage à la page suivante souhaité.1 En utilisant la barre de défilement pour parcourir votre document, vous remarquez que les sauts de page automatiques sont représentés par une ligne de tirets (voir l’illustration 1).2 Pour ne pas couper un groupe de données, sélectionnez la première ligne en cliquant sur son titre. Dans notre exemple (illustration 1) pour faire passer les lignes 55 et 56 à la page suivante, nous
sélectionnons3 Pour ajouter un saut de page manuel au-dessus d’une sélection, cliquez dans le menu Insertion surLes sauts de page manuels sont indiqués par des tirets plus larges (voir l’illustration 2).4 Pour supprimer un saut de page manuel, sélectionnez la ligne ou la colonne où il se trouve. Dans le menu Insertion, cliquez alors sur
Etape 3 : adaptez la disposition
Vous pouvez modifier la mise en page pour l’adapter à vos besoins.Cliquez dans le menu Fichier sur Mise en page.Ajustez le contenuPar exemple, pour éviter d’avoir des pages presque vides, vous pouvez en ajuster le contenu.Pour cela, il y a deux manières de procéder :Vous pouvez appliquer un pourcentage de réduction-agrandissement.Pour cela, dans la partie Echelle laissez cochée la case suivante :Utilisez les flèches de la zone qui affiche 100 % pour indiquer le pourcentage de votre choix. Par exemple :Vous pouvez vérifier le résultat que vous allez obtenir à l’impression en cliquant surPour revenir à la fenêtre Mise en page, cliquez sur le bouton Page.Vous pouvez ajuster automatiquement l’échelle sur un nombre de pages précis aussi bien en largeur qu’en hauteur. Dans la partie Echelle, cochez la caseDans la zone à droite, tapez le nombre de pages à utiliser pour disposer toutes vos colonnes. Par exemple :Appuyez sur la touche Tabulation, et tapez le nombre de pages à utiliser pour imprimer toutes les lignes. Par exemple :Pour que le contenu de votre feuille soit disposé sur le nombre de pages que vous avez spécifié, un pourcentage de réduction-agrandissement a été automatiquement appliqué.Pour voir ce que cela donnera à l’impression, cliquez sur OK ou Aperçu.Modifiez les margesPour gagner de la place, ou inversement pour aérer votre document, vous pouvez jouer sur les marges des deux façons suivantes.Soit en tapant la taille en centimètres.Cliquez à nouveau sur Page et affichez l’ongletUtilisez les flèches ou tapez la taille en centimètres dans les zones Haut, Bas, Gauche, Droite pour définir la bande blanche à conserver sur chacun des bords de la feuille
(voir l’illustration 3). Pour voir le résultat dans l’aperçu, cliquez sur OK.Soit en modifiant les marges à la souris.Dans l’aperçu, cliquez sur Marges. Des lignes en pointillé symbolisent les marges. Placez le pointeur sur celle que vous voulez modifier. Lorsque le curseur se transforme en double flèchecliquez et glissez le pointeur vers la droite ou la gauche pour augmenter ou réduire la marge.Centrez vos donnéesPour gérer la disposition, vous pouvez aussi centrer les éléments verticalement et/ou horizontalement sur les pages.Pour cela, cliquez sur Page dans l’aperçu. Dans l’onglet Marges, cochez la case Horizontalement et/ou Verticalement selon ce que vous voulez obtenir. Cliquez sur
OK.
Etape 4 : choisissez les éléments à imprimer
1 Dans l’aperçu, cliquez sur le bouton Page et affichez l’onglet2 Dans la partie Impression, vous pouvez choisir d’imprimer plusieurs éléments. Cochez les cases selon votre situation :Par exemple, si vous n’avez pas mis de bordure autour de vos cellules, vous pouvez, pour une meilleure lisibilité, imprimer le quadrillage qui s’affiche à l’écran mais qui n’est pas automatiquement imprimé :Si vous avez une imprimante couleur et que, cependant, vous souhaitez imprimer en noir et blanc, cochez la caseSi vous souhaitez imprimer les titres des colonnes (A, B, C, etc. ) et des lignes (1, 2, 3, etc.), cochez alors la case En-têtes de ligne et de colonne.Par défaut, les pages sont numérotées verticalement puis horizontalement. Si vous préférez le sens inverse, cochez la case A droite, puis le bas (voir l’illustration 4). Cliquez sur OK et sur
Fermer.3 Par défaut, toutes les pages d’une feuille de calcul sont imprimées. Au lieu de noter les numéros de pages pour n’imprimer que celles qui vous intéressent, définissez une zone d’impression. Sélectionnez les cellules que
vous voulez imprimer en cliquant et glissant le pointeur dessus.Remarque : vous pouvez aussi sélectionner différentes parties de la feuille en maintenant la touche Ctrl enfoncée pendant que vous cliquez et glissez le pointeur sur les cellules.Dans le menu Fichier, placez le pointeur sur Zone d’impression et cliquez sur4 Pour imprimer à nouveau l’ensemble de la feuille, supprimez la zone d’impression en renouvelant le point précédent et en cliquant sur5 Si vous souhaitez imprimer plusieurs feuilles de calcul, vous devez suivre les points indiqués dans les étapes 1 à 4, dans chacune d’entre elles.Quand vous avez fini, cliquez sur l’onglet de la première feuille à imprimer, maintenez la touche Ctrl enfoncée pendant que vous cliquez sur tous les onglets des feuilles à imprimer.6 Pour régler les dernières options avant l’impression, cliquez dans le menu Fichier surLà, choisissez les options que vous voulez :
Pour imprimer toutes les pages de votre classeur ou de la zone d’impression définie précédemment, dans la partie Etendue, laissez la case Tout cochée.
Pour préciser la plage de pages à imprimer, cochez la case Page(s) et indiquez-les dans les zones De et A en utilisant les flèches. Par exemple :
Pour imprimer plusieurs feuilles préalablement sélectionnées, cochez la case7 Pour imprimer plusieurs exemplaires, cliquez sur la flèche supérieure de la zone Nombre de copies jusqu’à ce que vous obteniez ce que vous voulez. Par exemple :8 Par défaut, Excel imprime d’abord un jeu puis un autre (voir l’illustration 5). Si vous préférez avoir les différentes copies de chacune des pages les unes à la suite des autres, décochez la case
Copies assemblées
(voir l’illustration 5) Lancez limpression en cliquant sur OK.
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