Vous avez plusieurs feuilles contenant chacune des informations différentes. Si plusieurs feuilles ont en commun une même colonne, vous pouvez réunir ces feuilles pour n’en faire qu’une.Pour cela, Excel met à votre disposition l’utilitaire Microsoft Query. Il permet non seulement de réunir plusieurs feuilles ayant des données communes, mais aussi d’obtenir un tableau de résultats selon des critères de recherche. Vous
avez, par exemple, créé la liste des coordonnées de vos amis et la liste de vos DVD. Réunir ces deux listes vous permettra de voir qui vous a emprunté un DVD
Etape 1 : préparez les feuilles d’origine
1 Ouvrez un classeur et enregistrez-le avec le nom Mes bases dans le dossier Mes documents. Renommez ensuite les feuilles en double-cliquant en bas de
l’écran sur l’onglet Feuil1 :Puis tapez Amis et validez en appuyant sur la touche Entrée du clavier :Refaites cette manipulation pour renommer la Feuil2 en Prêt DVD :2 Créez la liste de vos amis avec leurs coordonnées dans la feuille Amis, puis celle des DVD dans la feuille Prêt DVD. Un exemple des listes se trouve
dans les illustrations 1 et 2.3 Enregistrez les modifications et fermez le classeur pour éviter des problèmes de connexion.
Etape 2 : réunissez les feuilles
Pour commencer, nous allons réunir les deux feuilles de calcul Amis et Prêt DVD pour obtenir une base générale dans un nouveau classeur.1 Enregistrez un nouveau classeur vierge avec le nom Résultat requête dans le dossier Mes documents. Puis double-cliquez sur l’onglet
Feuil1 et tapez Base générale.2 Cliquez dans la cellule A1, puis choisissez dans le menu Données l’option Données externes et cliquez sur3 En haut de la fenêtre affichée, cliquez sur l’onglet Base de données puis, dans la liste proposée, cliquez sur :Décochez ensuite la case Utiliser l’Assistant Requête pour créer et/ou modifier vos requêtes. Cliquez sur OK.4 Recherchez le classeur qui contient les listes à utiliser. Ici, choisissez l’emplacement Mes documents et cliquez sur le classeur Mes bases et sur
OK.5 Indiquez à Microsoft Query qui s’ouvre les tables à utiliser, ici Amis et Prêt DVD. Dans la zone Table, apparaît le
nom des feuilles de calcul du classeur Mes bases :Cliquez sur la table Amis$, puis sur le bouton Ajouter. Cliquez ensuite sur ‘Prêt DVD$’, puis sur le bouton
Ajouter. Cliquez sur Fermer.Remarque : si la zone Table est vierge, cliquez sur le bouton Options et cochez les cases suivantes :Cliquez sur le bouton OK.6 En haut de la fenêtre principale de Microsoft Query, apparaissent côte à côte les tables sélectionnées. Elles contiennent les titres des colonnes classés par ordre alphabétique :Indiquez au logiciel quelle est la donnée commune aux deux listes (ici, c’est le nom de la personne). Pour cela, liez-les en plaçant le pointeur sur le titre de la colonne Nom de la table
Amis$ :Puis effectuez un cliquer-glisser vers le titre de colonne Nom de la table ‘Prêt DVD$’ :Un lien apparaît entre les deux tables :7 Pour obtenir un aperçu rapide des résultats de vos requêtes, cliquez dans le menu Enregistrements sur l’option Requête automatique pour faire
apparaître une coche devant.8 Maintenant, vous devez préciser quelles sont les données qui doivent apparaître dans le nouveau tableau. Pour cela, double-cliquez dans la table ‘Prêt DVD$’ sur le titre de colonne
DVD. La colonne de données apparaît en dessous des deux tables :Refaites cette manipulation pour faire apparaître les titres de colonnes Nom, Prénom et Messagerie de la table Amis$, et les titres
de colonnes Date_prêt et Rendu de la table ‘Prêt DVD$’. L’illustration 3 montre un aperçu de la fenêtre de MS Query.9 Pour envoyer le résultat de la requête dans la feuille de calcul, cliquez en haut de la fenêtre sur10 Indiquez l’endroit où doit apparaître la nouvelle base. Par défaut, gardez la proposition d’Excel et cliquez sur OK. Selon le volume des informations à insérer, le résultat s’affiche
au bout de quelques secondes ou de quelques minutes (voir l’illustration 4).
Etape 3 : créez une requête avec des critères
Vous désirez afficher dans une autre feuille la liste des personnes à qui vous avez prêté un de vos DVD.1 Renommez la Feuil2 en Prêt en cours. Puis créez une nouvelle requête en effectuant les manipulations expliquées dans les numéros 2 à 7 de l’étape
2.2 Indiquez le critère en cliquant surUn tableau de critères vierge apparaît entre les tables et le résultat de la requête.3 Indiquez le critère de recherche. Dans notre exemple, vous voulez obtenir toutes les réponses Non dans la colonne Rendu. Pour cela, cliquez sur la
première cellule de la zone Champ puis sur la flèche qui apparaît. La liste des champs se déroule, cliquez sur ‘Prêt DVD$’. Rendu. Puis cliquez dans la zone
Valeur et tapez Non :4 Affichez le résultat dans la feuille de calcul en cliquant sur :
Etape 4 : modifiez une requête
Vous pouvez à tout moment modifier le résultat d’une requête. Par exemple, vous désirez afficher dans la feuille Prêt en cours toutes les personnes qui ont emprunté un DVD avant le 15 septembre
et qui ne l’ont pas encore rendu.1 Dans la feuille Prêt en cours, cliquez avec le bouton droit de la souris sur l’une des cellules du tableau résultat, puis sur Modifier la
requête.2 Dans le tableau des critères, entrez les informations suivantes dans la deuxième colonne des zones Champ et Valeur :3 Pour ne pas afficher la colonne Rendu dans le tableau, cliquez sur son titre dans l’aperçu du résultat de la requête :Puis appuyez sur la touche Suppr du clavier.Cliquez sur le boutonVous pouvez voir un exemple du résultat dans lillustration 5 euros
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