Les astuces de la bureautique

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Les astuces de la bureautique

Word

Déterminez les marges minimales de votre imprimante (difficulté : 1/4)

Toutes les imprimantes vous imposent une marge minimale entre le texte et le bord du papier. Ces marges diffèrent pour chaque imprimante. Vous ignorez ces valeurs pour la vôtre ? Inutile de faire plusieurs essais : déroulez le ruban Mise en page et cliquez sur Marges, Marges personnalisées. Saisissez 0 comme valeur des quatre marges et cliquez sur OK. Un message apparaît : cliquez sur le bouton Corriger automatiquement. Les marges minimales s’affichent alors.

Accédez aux propriétés du document (1/4)

Les propriétés avancées permettent en un coup d’œil d’obtenir des informations sur les dates d’enregistrement du document, les mots-clés ainsi que les statistiques associés. Pour les rendre facilement accessibles, cliquez sur Office, et choisissez Options Word, Personnaliser. Sélectionnez dans la première liste déroulante : Commandes non présentes sur le ruban et dans la liste juste en dessous Propriétés avancées du document. Vous y trouverez beaucoup d’autres commandes cachées. À vous de les explorer ! Cliquez sur Ajouter puis sur OK. L’icône apparaît dans la barre d’accès rapide, tout en haut à gauche de la fenêtre.

Escamotez les marges (1/4)

Le mode d’affichage Page est pratique car il vous montre la feuille telle qu’elle sera imprimée. Mais les marges haute et basse réduisent l’espace consacré à la frappe. Masquez-les ! Placez le point d’insertion sur la ligne grise horizontale qui sépare deux pages. Dès que le curseur prend la forme de deux flèches tête bêche, double-cliquez : les marges s’effacent. Double-cliquez pour les rétablir.

Créez du faux texte (1/4)

Dans un document Word vierge, tapez =rand(x, y) puis validez (x et y sont des nombres entiers). Par exemple, avec =rand(2,6), Word écrit automatiquement deux paragraphes de six phrases chacun. Ces textes sont issus de l’aide Word. Le seul intérêt est de permettre, par exemple, le remplissage d’une maquette de journal avec du faux texte. Une variante : en tapant =lorem(2,3) vous obtenez du faux latin (lorem ipsum dolor…) bien connu des typographes.

Créez un document sur un modèle choisi (2/4)

Normalement, quand vous créez un nouveau document, ce dernier est formé sur le modèle Normal.dotx. Si vous avez créé un autre modèle, par exemple Factures.dotx, vous pouvez, au démarrage de Word, créer automatiquement un nouveau document sur ce modèle. Pour cela, faites Windows + R, tapez winword/t suivi (sans espaces) du chemin d’accès complet à votre modèle, par exemple winword/tc:ModèlesProFacture.dotx.

Calculez une expression simple (2/4)

Word cache une calculatrice ! Dans le menu Fichier, cliquez sur Options, puis Personnaliser le ruban. Dans le volet droit, cliquez sur Accueil, puis sur Nouveau groupe. Sélectionnez Nouveau groupe, cliquez sur Renommer, choisissez une icône et un nom (Calcul) et cliquez sur OK. Dans le volet gauche, déroulez la liste Commandes courantes et choisissez Toutes les commandes. Dans la liste qui s’affiche, sélectionnez Outils Calculer. Cliquez sur Ajouter>> puis sur OK. Sélectionnez maintenant une expression, par exemple 12*(3+4) et cliquez sur le bouton Calcul. Le résultat (ici 84) s’affiche dans la barre d’état en bas à gauche.

Excel

Utilisez le formulaire (2/4)

Vous consulterez plus facilement une base de données si tous les champs d’une fiche sont placés dans une même fenêtre. Or, le Formulaire d’Excel XP et 2003 semble avoir disparu d’Excel 2010. Pour le récupérer, il suffit d’ajouter l’icône Formulaire à un groupe personnalisé du Ruban (lire l’astuce Word-Calculez une expression simple ci-dessus). Enfin, sélectionnez une ligne de la base de données et cliquez sur cette icône.

Augmentez le nombre d’annulations (3/4)

Pour pouvoir annuler plus de 16 opérations, tapez Windows + R, saisissez Regedit et validez. Déroulez les clés HKEY_CURRENT_ USER, Software, Microsoft, Office, 1x.0 (selon la version), Excel, Options. Déroulez le menu Édition, Nouveau, Valeur DWord. Nommez la nouvelle valeur UndoHistory. Double-cliquez dessus : cochez la case Décimale et saisissez le nombre d’annulations souhaité (maximum 100). Validez par OK et relancez Excel.

Dupliquez vers le bas… sans déraper (1/4)

Pratique, la poignée de recopie ! Elle permet de copier une cellule sur ses voisines du dessous. Il suffit, pour l’activer, de « tirer » vers le bas la petite croix noire qui apparaît lorsque le curseur est en bas à droite de la cellule. Mais dans une colonne assez longue, vous risquez fort de « déraper » sur la colonne voisine ou de vous retrouver mille lignes plus loin, surtout si vous faites glisser le pointeur de cellules hors de l’écran. Solution : lorsqu’apparaît la petite croix, ne la faites pas glisser mais double-cliquez dessus. La formule se duplique vers le bas aussi loin qu’il y a des données dans la colonne voisine.

Multipliez les formats dans une cellule (1/4)

Rien ne vous oblige à donner à tous les caractères d’une cellule le même format (police et taille de caractères, couleur…). Double-cliquez sur la cellule, sélectionnez à la souris un ou plusieurs mots et appliquez-lui un format, puis appuyez sur Entrée. Seule restriction : vous ne pouvez appliquer qu’une couleur de surlignage à toute la cellule.

Saisissez un contenu identique dans plusieurs cellules (1/4)

Pour écrire un nombre, un texte ou une formule dans toutes les cellules d’un champ, sélectionnez ce champ, tapez le contenu commun et validez par Ctrl + Entrée.

Basculez entre les classeurs ouverts (1/4)

Vous avez ouvert plusieurs classeurs simultanément. Pour les faire défiler, plutôt que Alt + Tab qui vous ferait passer en revue toutes les fenêtres Windows ouvertes, utilisez plutôt Ctrl + Tab : vous ne ferez défiler que vos classeurs.

Insérez la date ou l’heure (1/4)

Vous voulez mettre la date dans une cellule ? Tapez Ctrl + ; et validez. L’heure ? Tapez Ctrl + : et validez. Attention ! les chiffres insérés ne seront pas actualisés.

Et les autres…

Adobe Reader 9 : écrivez sur un formulaire (1/4)

Nombre de documents administratifs sont disponibles sous forme de fichiers PDF. Si vous devez les remplir en plusieurs exemplaires ou les conserver dans vos archives, vous gagnerez un temps précieux en saisissant vos données personnelles directement dans le formulaire. Pour cela, déroulez le menu Outils, Machine à écrire, Machine à écrire. Placez exactement le point d’insertion (il ne va pas tout seul dans les champs de saisie car vous pouvez écrire n’importe où) et tapez votre texte. L’outil est sommaire : une fois le texte validé, vous ne pouvez que l’effacer, pas le modifier. De plus, la seule police de caractères est Courier New.

OpenOffice Calc : utilisez les jokers dans les formules (2/4)

Les caractères génériques (ou jokers), tel que .*, permettent de remplacer un ensemble de caractères, y compris dans les cellules. Ainsi, pour compter toutes les cellules d’une zone qui contiennent le texte « ou » dans la zone A1:A5, il suffit de saisir =NB.SI(A1:A4;”.*ou.*”). La formule =NB.SI(A1:A5;”ou.*”), elle, ne comptera que les cellules commençant par « ou ». Quant à =NB.SI(A1:A5;”ou.*”), elle ne prendra en compte que les cellules finissant par ces deux lettres. Notez que le . correspond au remplacement d’un seul caractère et que * correspond à la répétition du précédent caractère (« . ») un nombre indéterminé de fois. Pour connaître toutes les façons d’utiliser ces jokers, recherchez, dans l’aide, les termes « expressions régulières ».

Powerpoint 2003 : créez une diapo regroupant tous les titres (1/4)

Vous souhaitez créer un sommaire et y regrouper les titres de tous les autres visuels : passez en mode Trieuse de diapositives. Sélectionnez toutes les diapositives par Ctrl + A. Pour créer la diapositive résumée, appuyez sur Alt + Maj + S. Elle est alors ajoutée au début du diaporama.