Vous devez analyser, comparer, combiner ou récapituler une grande quantité de données qui se trouvent dans un tableau, par exemple la liste de vos dépenses courantes par mois et par personne, ou bien les cotisations d’une association
selon les activités proposées. Au lieu de le faire manuellement, ce qui peut se révéler très fastidieux, OpenOffice.org Calc propose la fonction Pilote de données, qui effectue rapidement ces manipulations. Elle permet de
‘ croiser ‘ les données d’un tableau en lignes et en colonnes pour réaliser des calculs plus ou moins complexes. Le résultat de ces calculs est automatiquement mis à jour si vous modifiez les données du
tableau
Etape 1 : Créez le tableau d’analyse
1 – Cliquez sur une des cellules du tableau de données (voir l’illustration 1), ici la cellule A1.2 – Dans le menu Données, Choisissez ensuite l’option Pilote de données puis cliquez surEnsuite, cochez la case Sélection active et cliquez sur le bouton OK.3 – A gauche de la fenêtre, le logiciel affiche la structure d’un tableau avec quatre grandes zones nommées : Champs de la page, Champ de la colonne, Ligne Champs et Champs de
données. Les titres des colonnes du tableau apparaissent aussi à droite de la structure :Ce pseudo-tableau va permettre à la fois de définir la présentation, mais aussi de montrer sous différents points de vue les données en les ‘ faisant tourner ‘ dans les zones.Pour construire le tableau, faites glisser les titres des colonnes dans les zones. Supposons que vous désiriez voir les dépenses en ligne, les mois en colonne, et effectuer la somme des dépenses croisant ces données.Pour cela, placez le pointeur sur le titre Dépenses et effectuez un cliquer-glisser vers la structure dans la zone Ligne Champs :Le nom du titre apparaît en haut de la zone :Utilisez la même méthode pour placer le titre Dépenses dans la zone Champs de colonne et le titre Prix dans la zone Champ de données (voir l’illustration 2).Remarque : quand vous placez un titre dans la zone Champ de données, une mention indiquant le type de calcul que le logiciel va faire s’ajoute à gauche du titre :4 – Précisez au logiciel que le tableau d’analyse doit être créé dans une autre feuille du classeur que celle où se trouve le tableau des données. Pour cela, cliquez sur le bouton Options en bas à droite de
la fenêtre.De nouvelles options s’affichent dans la partie Résultat, en bas de la fenêtre. Cliquez sur la flèche de la zone Destination :Puis sur l’optionEnsuite, cliquez en bas de l’écran sur le nom de la feuille utilisée, par exemple :Cliquez dans cette feuille sur la première cellule où le tableau doit être créé, ici sur la cellule A1.5 – Dans la zone Résultats, vérifiez maintenant que les options suivantes sont cochées : Total – colonnes, Ajouter un filtre, Total – lignes et Activer le rappel des
éléments.Pour obtenir le résultat du tableau, cliquez sur le bouton OK. Le tableau se crée dans la Feuille2 (voir l’illustration 3).
Etape 2 : Affinez le tableau d’analyse
Le tableau d’analyse peut encore être amélioré. Par exemple, si vous voulez connaître la somme totale des dépenses et leur fréquence par mois pour chaque rubrique selon l’homme ou la femme.1 – Pour modifier votre tableau d’analyse, cliquez avec le bouton droit de la souris sur une des cellules de celui-ci, puis sur l’option Activer.2 – Gardez les titres Dépenses, Mois et Prix déjà présents dans les zones Ligne Champs, Champs de colonne et Champs de données. Ajoutez le titre Luc/Eve
dans la zone Champs de la page. Vous obtenez :Remarque : vous pouvez supprimer de la structure un titre qui ne vous sert plus ou que vous avez placé par erreur. Pour cela, placez le pointeur sur le nom du titre dans la zone où il se trouve et effectuez un
cliquer-glisser vers l’extérieur de la structure. Le pointeur se transforme ainsi :Lâchez alors le bouton de la souris.3 – Vous pouvez aussi choisir d’effectuer un autre calcul dans le tableau : ici, connaître la fréquence des dépenses en plus de leur total. Pour cela, placez le titre Dépenses situé à droite de la
structure dans la zone Champs de données :Ici, vous ne calculez pas une somme mais la fréquence. Pour cela, double-cliquez sur le titre Somme – Dépenses. Les différents calculs que vous pouvez effectuer apparaissent. Cliquez surCliquez sur OK. La mention Sommeest remplacée par Nombre :4 – Validez en cliquant sur le bouton OK.Un aperçu du résultat se trouve dans l’illustration 4. Par défaut, le tableau affiche toutes les dépenses pour les deux personnes.Si vous voulez voir le résultat pour une personne, cliquez en haut du tableau sur la flèche située à droite du titre Luc/Eve :Dans la liste qui se déroule, cliquez sur le nom de la personne, par exemple :Le tableau n’affiche que les données qui correspondent à la personne choisie.
Etape 3 : Filtrez le tableau
Vous pouvez filtrer le tableau de façon à n’afficher que quelques données selon des critères de recherche. Par exemple, vous ne souhaitez voir que les dépenses alimentaires.1 – Cliquez sur le bouton Filtre situé au-dessus du tableau :2 – Cliquez sur la flèche de la zone, en dessous de Nom de champ :La liste des titres s’affiche. Cliquez surPuis cliquez sur la flèche de la zone Condition, et sur le signe =Pour finir, cliquez sur la flèche de la zone Valeur, et sur la donnée3 – Cliquez sur OK. Seules les informations sur les dépenses alimentaires apparaissent.Remarque : pour annuler un filtre, cliquez sur Filtre puis, dans la zone Nom de champ, choisissez – aucun –
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