Dans votre lettre, il vous faut maintenant insérer les objets suivants : un logo, deux photos, un tableau calculé et un graphique. Voici comment procéder.
Etape 1 : Insérez le logo et les photos
La méthode est identique pour insérer le logo et les photos.Cliquez à l’endroit où doit apparaître le logo, puis, dans le menu Insertion, choisissez l’option Image. Dans le sous-menu qui se déroule, cliquez sur l’option A partir du fichier. Dans la fenêtre affichée, recherchez où le logo a été enregistré, puis cliquez sur son nom et sur le bouton Insérer. Vous obtenez :Pour les photos de notre exemple, sélectionnez le texte Image 1, puis insérez la première image de la même manière que le logo. Sélectionnez ensuite le texte Image 2, puis insérez la deuxième image à sa place.Les trois éléments insérés apparaissent entourés de poignées noires et se comportent comme s’il s’agissait de textes. Pour placer le logo en haut à gauche du document, effectuez les manipulations expliquées dans l’encadré intitulé ‘ Manipulez les objets ‘.
Etape 2 : Insérez le tableau calculé
Word permet de créer des tableaux calculés ; mais pour la mise à jour des calculs, il n’est pas évident à utiliser. Il est plus pratique d’insérer une feuille de calcul du module tableur de Works. On obtient ainsi toutes les possibilités d’un tableur en restant dans le logiciel de traitement de texte.A la fin des manipulations que nous allons décrire, vous allez obtenir le tableau suivant :Insérez la feuille de calculCliquez à l’endroit où doit apparaître le tableau (ici, sélectionnez le mot TABLEAU) et choisissez dans le menu Insertion l’option Objet. Dans la fenêtre affichée, cliquez sur l’onglet Nouvel objet et, dans la zone Type d’objet, sur l’optionValidez en cliquant sur le bouton OK. Une feuille de calcul apparaît, affichant trois colonnes et cinq lignes :Dans les barres d’outils, toutes les fonctions de Word ont disparu pour faire place aux fonctions du module tableur de Works.Ajoutez des lignes et des colonnesPour ajouter des lignes et des colonnes, vous devez agrandir le cadre du tableau. Pour les lignes, placez le pointeur de la souris à gauche du tableau suret effectuez un cliquer-glisser vers le bas.Pour les colonnes, placez le pointeur de la souris à droite suret effectuez un cliquer-glisser vers la droite. Pour notre exemple, prévoyez quatre colonnes et sept lignes.Tapez les donnéesCliquez dans les cellules où doivent apparaître les informations et tapez-les de la façon suivante :
Effectuez les calculsUne fois que toutes les données sont tapées, effectuez les calculs. Dans notre exemple, nous allons utiliser la formule de calcul la plus courante, l’addition, ou somme. Ici il y a trois résultats à obtenir : le total Hébergement et 1/2 pension (H + P), le total Hébergement et Transport (H + T) et le total Hébergement, 1/2 pension et Transport (H + P + T), pour la ville de Venise et pour celle d’Amsterdam.Nous allons d’abord calculer les totaux pour la ville de Venise.? H + P : cliquez dans la cellule C5 et, en haut de l’écran, sur le bouton Somme :Par défaut, le logiciel sélectionne les trois données situées au-dessus de la cellule sélectionnée. Effectuez un cliquer-glisser de la cellule C2 à la cellule C3.La formule suivante apparaît en haut de l’écran : =SOMME(C2:C3) Appuyez sur la touche Entrée.? H + T : cliquez dans la cellule C6, puis cliquez sur le bouton Somme. Comme les données à sélectionner ne se trouvent pas côte à côte, effectuez la manipulation suivante : cliquez dans la cellule C2, et tapez au clavier un point-virgule (;). Cliquez ensuite sur la cellule C4. La formule suivante apparaît en haut de l’écran : =SOMME(C2;C4)Validez en appuyant sur Entrée.? H+P+T : Cliquez dans la cellule C7, cliquez sur le bouton Somme et effectuez un cliquer-glisser de la cellule C2 à C4. La formule suivante apparaît en haut de l’écran : =SOMME(C2:C4)Validez. Vous obtenez :Recopiez les calculsDans notre exemple, nous allons recopier les calculs que vous venez d’effectuer dans la colonne Amsterdam. Sélectionnez les cellules à recopier, et effectuez un cliquer-glisser de la cellule C5 à la cellule C7. Placez le pointeur de la souris en bas à droite de la sélection surEffectuez un cliquer-glisser vers la droite dans la colonne D. Le logiciel adapte les calculs aux nouvelles données dans la colonne.Mettez le tableau en formeUne fois que le tableau est terminé, donnez-lui la forme qui vous plaît. Il existe de nombreuses présentations prédéfinies dans le logiciel, ce qui permet d’obtenir rapidement un tableau encadré, mieux adapté à l’impression. Sélectionnez les cellules du tableau en effectuant un cliquer-glisser de la cellule A1 à la cellule D7 (nous sélectionnons la colonne A, qui est vierge, afin de créer un espace avant le début du texte). Choisissez dans le menu Format l’option Format automatique. Dans la fenêtre affichée, choisissez le format souhaité. Pour vous donner une idée de l’apparence du tableau, un aperçu est à votre disposition à droite de la fenêtre. Choisissez, par exemple, dans la zone Sélectionnez un format, l’option Intitulé couleur. Validez en cliquant sur le bouton OK :Vous pouvez aussi compléter manuellement cette présentation.Commençons par modifier la police de caractères : sélectionnez les cellules de B2 à D7, puis cliquez en haut de l’écran sur la flèche de la zone Police et, dans la liste déroulante, par exemple sur Arial.Vous pouvez mettre une couleur de fond en sélectionnant les cellules de A2 à D7 et en choisissant, dans le menu Format, l’option Trame de fond. Dans la zone Arrière-plan, cliquez sur la couleur souhaitée, par exemple :Puis, dans la zone Motif, cliquez surCliquez enfin sur le bouton OK.Mettez en valeur les totaux en sélectionnant les cellules où ils apparaissent et en cliquant en haut de l’écran sur le boutonDiminuez la taille de la colonne A afin d’obtenir un léger espace entre la marge de gauche et la colonne B. Pour cela, effectuez les manipulations expliquées dans l’astuce de la partie ‘ Tapez les données ‘ ci-contre. Revenez dans le document Word en cliquant à l’extérieur du tableau dans une partie vierge de la page. Si vous cliquez sur le tableau, celui-ci s’encadre de poignées noires.
Etape 3 : Insérez le graphique
Vous avez besoin de représenter des données sous la forme d’un graphique et d’insérer ce dernier dans le document Word. Pour cela, vous utiliserez la fonction Graphique du module tableur de Works en l’insérant en tant qu’objet. A la fin de nos manipulations, vous allez obtenir le tableau et le graphique suivants :Insérez l’objetCliquez à l’endroit où doit apparaître le graphique (ici, sélectionnez le mot Graphique) et choisissez, dans le menu Insertion, l’option Objet. Dans la fenêtre qui apparaît, cliquez sur l’onglet Nouvel objet et, dans la zone Type d’objet, cliquez sur l’optionValidez en cliquant sur le bouton OK. Une feuille de calcul apparaît. Tapez le tableau qui va permettre de créer le graphique. Par exemple :Pour créer le graphique, sélectionnez le tableau en effectuant un cliquer-glisser de la cellule A1 à la cellule B4, et cliquez en haut à droite de l’écran sur le boutonDans la fenêtre affichée, choisissez le type de graphique à utiliser en cliquant, par exemple, surA droite de la fenêtre, un aperçu du graphique apparaît. Vous pouvez ainsi voir son apparence avant de valider sa création.Pour donner un titre à votre graphique, cliquez dans la zone Titre et tapez le texte. Actuellement, le logiciel représente les données avec une seule couleur. Pour les modifier, cliquez en haut de la fenêtre sur l’onglet Options avancées. Dans la zone 1) Ordre de série cochez la caseValidez en cliquant sur le bouton OK. Vous obtenez :Modifiez les couleursPour modifier la couleur d’un bâton, double-cliquez dessus. Dans la zone Série de la fenêtre qui s’affiche, le logiciel numérote les bâtons. Celui sur lequel vous avez effectué un double clic est coché :Cliquez sur la couleur souhaitée dans la zone Couleurs, puis sur le bouton Appliquer. La modification s’effectue. Pour changer la couleur d’un autre bâton sans fermer la fenêtre ouverte, cliquez dans la zone Série sur une autre case représentant le bâton, puis cliquez sur le nom de la couleur souhaitée et sur le bouton Appliquer. Quand vous avez terminé, cliquez sur le bouton Fermer.Supprimez le sous-titreSous le graphique, Works a inséré automatiquement un sous-titre à l’axe horizontal :Pour le supprimer, choisissez dans le menu Edition l’option Séries. Supprimez le contenu de la zone Série d’abscisses. Cliquez sur OK.Ajoutez le tableauMalheureusement, les données chiffrées ne peuvent pas apparaître dans le graphique. Pour les voir, il faut afficher le tableau contenant ces données à côté du graphique qui les traduit en images. Cliquez à l’extérieur du graphique pour être sûr que vous ne vous trouvez plus dans l’espace de travail de Works, mais dans celui de Word. Puis cliquez une fois sur le graphique. Il s’entoure de poignées noires. Choisissez dans le menu Edition l’option Copier, puis cliquez à l’endroit où doit apparaître le tableau et choisissez dans le menu Edition loption Copier. Pour afficher le tableau, Cliquez en bas à gauche du graphique sur le boutonCe tableau peut être présenté comme vous le souhaitez
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