Vous imprimez les courriers que vous envoyez. Pourquoi ne pas en faire autant avec les adresses de vos destinataires ? En imprimant celles-ci sur des étiquettes autocollantes, vous éviterez de les écrire à la main – avec les
risques d’erreur que cela comporte -, et donnerez à vos correspondances un aspect plus soigné. On trouve dans le commerce de nombreux modèles de planches d’étiquettes autocollantes au format A4, utilisables avec n’importe quel type d’imprimante, et
dont les caractéristiques (taille, espacement et disposition des étiquettes) sont reconnues par l’éditeur d’étiquettes de Word. Le traitement de texte de Microsoft vous permet même, si aucun des gabarits proposés ne convient à vos étiquettes
autocollantes, de créer un format sur mesure.
1. Choisissez l’adresse à imprimer
Si le nom et l’adresse du destinataire de votre courrier figurent déjà dans le document à envoyer, vous pouvez les imprimer directement sur une étiquette. Pour cela, cliquez sur l’un des éléments de cette adresse (nom ou coordonnées)
puis déroulez Outils, Lettres et publipostage, Enveloppes et étiquettes et activez l’onglet Etiquettes. Vous pouvez aussi récupérer automatiquement un nom provenant de votre carnet d’adresses (Outlook ou Outlook Express,
toutes versions). Pour cela, dans la fenêtre Enveloppes et étiquettes, commencez par effacer le contenu du champ Adresse, puis cliquez sur le bouton Sélectionner un nom (son icône représente un livre
entrouvert). Le carnet d’adresses d’Outlook (ou d’Outlook Express) s’ouvre. Choisissez une liste d’adresses, puis cliquez sur un nom (voir écran) et validez par OK.
2. Sélectionnez un format de feuille d’étiquettes
Dans la fenêtre Enveloppes et étiquettes, choisissez un format de feuille d’étiquettes dans la liste Tailles internationales, par exemple, Avery A4 et A5, puis un gabarit dans la fenêtre
Numéro de référence (voir écran haut). Si aucun des gabarits ne correspond à vos feuilles d’étiquettes, vous devez créer un format personnalisé. Pour cela, dans la fenêtre Enveloppes et étiquettes, cliquez sur
Options puis Nouvelle étiquette. Dans le champ Référence de l’étiquette, saisissez un nom pour votre nouveau format, ce qui vous permettra de l’utiliser ultérieurement. Vous devez maintenant définir les
dimensions de vos étiquettes. Aidez-vous, pour cela, du schéma très explicite affiché dans la fenêtre (voir écran bas). Quand vous avez saisi les dimensions, validez deux fois par OK.
3. Imprimez une seule étiquette ou une planche complète
Vous devez maintenant choisir une option : si vous cochez Pages d’étiquettes identiques, l’adresse que vous avez sélectionnée sera imprimée sur toutes les étiquettes de la feuille. Pour n’imprimer qu’une seule
étiquette, cochez Etiquette unique (voir écran). Si votre feuille autocollante comporte plusieurs rangées et plusieurs colonnes d’étiquettes, vous devez préciser le numéro de ligne et de colonne de l’étiquette à imprimer. Vous pourrez
ainsi, après impression, remettre la feuille dans votre imprimante et imprimer une autre adresse sur une étiquette différente. Pour cela, spécifiez le numéro de ligne, puis de colonne. Enfin, cliquez sur Imprimer. Attention,
l’impression démarre directement : vous n’avez pas accès à la classique fenêtre de réglage du pilote d’imprimante. Impossible, par conséquent, d’opter par exemple pour une sortie en qualité brouillon.
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