Dans un fichier au format texte (.txt) ou au format CSV (.csv), vous avez exporté un carnet d’adresses provenant d’une messagerie. Si vous l’ouvrez dans le bloc-notes, il n’est pas très lisible (voir l’illustration 1). Nous vous conseillons de le présenter sous la forme d’un tableau avec Excel afin de pouvoir l’exploiter.Pour cela, utilisez la fonction d’importation de données. Elle vous permettra d’intégrer les données dans une feuille de calcul, mais aussi de les formater correctement. Vous pourrez également actualiser votre tableau avec les nouvelles adresses que vous ajouterez par la suite dans le fichier texte
Patricia Frein (Carm2i)
Etape 1 : créez la structure du tableau
1 A partir d’une feuille de calcul, choisissez dans le menu Données l’option Données externes et cliquez sur2 Recherchez le fichier au format texte ou CSV (selon le logiciel de messagerie utilisé) que vous voulez importer. Voici comment se présentent les deux types de fichiers :Cliquez sur son nom et sur le bouton Ouvrir.3 En bas de la fenêtre qui s’affiche, vous obtenez un aperçu du fichier d’origineVous constatez ici que chaque champ est séparé par un point-virgule (mais cela pourrait être une tabulation, une virgule, etc. ) :Indiquez au logiciel le type de données contenu dans le fichier, en cochant dans la zone Type de données d’origine la casePrécisez à partir de quel numéro de ligne commence l’importation du car net d’adresses. Ici, vous devez prendre en compte la première ligne où apparaît le nom des champs (Prénom, Nom, Adresse, etc. ). Pour cela, tapez le chiffre 1 dans la zone Commencer l’importation à la ligne.Cliquez sur le bouton Suivant.4 Dans la fenêtre qui apparaît, indiquez quel séparateur est utilisé pour séparer les champs. Par défaut, le logiciel a coché dans la zone Séparateurs la case Tabulation. Décochez cette case et cochez celle qui correspond à votre fichier. Ici, il s’agit de Point-virgule :Remarque : pour utiliser un autre type de séparateur que ceux proposés dans cette zone, vous devez cocher la case Autre et taper, dans la zone de texte située à droite de la case, le caractère correspondant.Vous constatez que dans la zone Aperçu de données, le logiciel a remplacé les séparateurs par des traits verticaux afin de délimiter les différentes colonnes (voir l’illustration 2).
Etape 2 : définissez les caractéristiques des colonnes
Une fois que l’assistant a déterminé la structure du tableau, il va vous aider à présenter les données, c’est-à-dire à définir les types de données recueillies dans chaque colonne : texte, numérique, date, etc. Pour cela, passez à l’étape suivante en cliquant sur OK.1 Sélectionnez la colonne à définir en cliquant, dans la zone Aperçu de données, sur le nom de la colonne. Par exemple :La colonne se noircit.2 Choisissez le type de données en cochant, dans la partie Format des données en colonne, la case de votre choix. Par exemple :Le type sélectionné apparaît en haut de la colonne :Refaites les points 1 et 2 pour les autres colonnes.Remarque : si une colonne contient des dates, cochez la case Date. Choisissez le format de présentation en cliquant sur la flèche de la zone qui se situe à droite de la case. Dans la liste, cliquez surJ représente le jour, Mle mois, et A l’année.Une fois les caractéristiques de chaque colonne définies, cliquez sur Terminer.
Etape 3 : importez et actualisez les données
1 Dans la fenêtre Importer données, indiquez où vous désirez faire apparaître les données dans le classeur actuellement ouvert. Pour cela, cochez la case Une feuille de calcul existante. Si la cellule proposée ne vous convient pas, cliquez dans la feuille de calcul sur la cellule de votre choix. Ici, nous gardons la cellule proposée par défaut :2 Validez en cliquant sur le bouton OK. Le tableau des données apparaît dans la feuille de calcul (voir l’illustration 3).La barre d’outils Données externes est apparue :Remarque : si cette barre d’outils n’apparaît pas, choisissez, dans le menu Affichage, l’option Barres d’outils, puis cliquez sur Données externes.3 Si vous avez modifié le fichier d’origine, ou si vous avez supprimé par erreur une ligne dans le tableau Excel, vous pouvez le mettre à jour.Pour cela, cliquez sur une des cellules du tableau, puis, dans la barre d’outils, surRecherchez où se trouve le fichier au format texte d’origine, et cliquez sur le bouton Importer.Remarque : pour éviter de rechercher le fichier d’origine au moment de la mise à jour manuelle, vous pouvez le retrouver automatiquement. Cliquez sur le boutonDécochez la case Demander le nom du fichier à l’actualisation. Cliquez sur OK.4 Vous pouvez automatiser la mise à jour des données à l’ouverture du fichier dans Excel.Pour cela, cliquez sur le bouton :Décochez, dans la partie Contrôle de l’actualisation, la case Actualiser à l’ouverture du fichier, puis cliquez sur le bouton OK
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