Vous avez exporté, par exemple, un carnet d’adresses d’une messagerie dans un fichier au format CSV (.csv) ou au format texte (.txt). Quand vous l’ouvrez dans le bloc-notes de Windows, il n’est pas très lisible (voir l’illustration 1). Afin de pouvoir exploiter ces données, nous vous conseillons d’utiliser la fonction d’importation d’Excel. Elle va permettre d’intégrer les données de ce fichier dans une feuille de calcul, mais aussi de les formater correctement. Vous pourrez également mettre à jour cette liste de contacts avec les nouvelles adresses que vous ajouterez par la suite dans le fichier texte ou CSV
Patricia Frein (Carm2i)
Etape 1 : Importez le fichier
1 A partir d’une feuille de calcul, choisissez dans le menu Données l’option Données externes et cliquez sur Importer des données :2 Recherchez le fichier au format texte ou CSV obtenu grâce à votre logiciel de messagerie.Les deux types de fichiers se présentent ainsi dans la fenêtre :Cliquez sur le nom de celui dont vous disposez et sur le bouton Ouvrir.3 Un aperçu du fichier d’origine apparaît en bas de la fenêtre.Chaque champ est séparé par un point-virgule (mais cela pourrait être une tabulation, une virgule, un espace, etc.) :Choisissez le type de données contenues dans le fichier, en cochant dans la zone Type de données d’origine la case Délimité :Indiquez à Excel si l’importation commence à la première ligne ou à une autre. Généralement la première ligne affiche la liste des champs (Nom, Prénom, Adresse, etc.).Nous vous conseillons de garder cette ligne dans l’importation. Pour cela, laissez le chiffre 1 dans la zone Commencer l’importation à la ligne :Validez en cliquant sur le bouton Suivant.4 Par défaut, Excel propose la tabulation comme séparateur entre les champs.Dans notre exemple, le séparateur utilisé est le point-virgule, vous devez donc décocher la case Tabulation dans la zone Séparateurs. Ensuite, changez le séparateur en cochant la case Point-virgule :Dans la zone Aperçu de données, Excel a remplacé le symbole du séparateur par des traits verticaux afin de délimiter les différentes colonnes d’informations (voir l’illustration 2).Remarque : si un autre type de séparateur est utilisé que ceux proposés dans les cases, cochez la case Autre et tapez dans la zone à droite le caractère utilisé.5 Passez à l’étape suivante en cliquant sur le bouton Suivant.
Etape 2 : Changez les paramètres des colonnes
Maintenant que la structure du tableau est définie, l’assistant va vous aider à définir les types de données qui se trouvent dans chaque colonne : texte, date, numérique, etc.1 Sélectionnez la colonne à définir en cliquant sur son nom dans la zone Aperçu des données, par exemple :La colonne se noircit.2 Indiquez le type de données en cochant dans la partie Format des données en colonne, la case de votre choix, ici Texte :Le type choisi apparaît en haut de la colonne :Répétez les points 1 et 2 pour les autres colonnes. Si vous avez des dates dans une colonne, cochez la case Date, puis choisissez son format en cliquant sur la flèche de la zone à droite de cette case, par exemple pour la colonne Naissance :J représente le jour, M le mois et A l’année.Attention : le contenu de la colonne CP est considéré par Excel comme du numérique. Ce qui veut dire que si vous avez des codes postaux commençant par le chiffre 0, comme 04100, Excel le supprimera systématiquement à l’importation et vous obtiendrez 4100. Nous vous conseillons donc d’attribuer à cette colonne le type Texte pour qu’Excel garde ce chiffre 0.3 Quand vous avez terminé de définir les caractéristiques des colonnes, cliquez sur Terminer.
Etape 3 : Activez l’importation
1 Précisez où faire apparaître le tableau importé dans le classeur actuellement ouvert. Pour cela, cochez la case Feuille de calcul existante, puis si la cellule proposée ne vous convient pas, cliquez dans la feuille de calcul (à l’extérieur de la fenêtre Importer des données) sur la cellule de votre choix.Ici, gardez la cellule proposée par défaut, qui est A1 :2 Activez l’importation en cliquant sur le bouton OK. Le tableau des données apparaît dans la feuille (voir l’illustration 3).La barre d’outils Données externes s’affiche aussi :Si ce n’est pas le cas, dans le menu Affichage, cliquez sur Barres d’outils puis cliquez sur Données externes.
Etape 4 : Actualisez les données
Si vous modifiez le fichier d’origine, ou si vous supprimez par erreur une ligne dans Excel, vous pouvez mettre à jour le fichier Excel en cliquant dans une des cellules du tableau, ici A1. Puis choisissez l’une des trois méthodes suivantes, sachant qu’elles peuvent se compléter :Mise à jour manuelleDans la barre d’outils Données externes, cliquez sur le bouton Actualiser les données :Recherchez l’emplacement du fichier au format texte d’origine et cliquez sur le bouton Importer.Mise à jour automatique à l’ouverture du fichierPour que les données soient mise à jour automatiquement à l’ouverture du fichier Excel, cliquez sur Propriétés de la plage de données :Dans la partie Contrôle de l’actualisation, décochez la case Demander le nom du fichier à l’actualisation.Mise à jour automatique toutes les x minutesPour qu’une mise à jour se déclenche automatiquement toutes les x minutes une fois le fichier ouvert, cliquez sur Propriétés de la plage de données :Dans la partie Contrôle de l’actualisation, cochez la case Actualiser à l’ouverture du fichier. Cliquez sur OK.Remarque : pour retrouver automatiquement le fichier d’origine et vous éviter de le rechercher systématiquement au moment de la mise à jour manuelle ou automatique, cliquez sur Propriétés de la plage de données :Puis, dans la partie Contrôle de l’actualisation, cochez la case Actualiser toutes les. Indiquez ensuite le nombre de minutes entre chaque actualisation dans la zone à droite de cette case, par exemple toutes les 10 minutes. Cliquez sur le bouton OK
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