Quand vous recevez des relevés bancaires, des listes ou autres données chiffrées, ces dernières sont rarement exploitables directement par un tableur. En effet, de nombreux organismes, par exemple l’INSEE ou les banques, proposent leurs tableaux de chiffres sous la forme de fichiers texte. Généralement, dans un tel fichier, chaque ligne correspond à une donnée (par exemple un mouvement sur un relevé bancaire). Quant aux différents champs (date, nature de l’opération, montant…), ils sont, selon le cas, de largeurs fixes (on parle alors de fichier SDF : Standard Data File), soit séparés par des caractères imposés, souvent la virgule ou le point-virgule.
C’est le cas, notamment, des fichiers CSV (Chiffres Séparés par des Virgules), que fournissent de nombreux organismes. En outre, de nombreux logiciels savent exporter les données au format CSV. Excel offre un Assistant d’importation fort efficace : il analyse le fichier à importer et se charge de répartir les données en colonnes. Mais il vous faut souvent guider cet Assistant.
Nous avons illustré cette manipulation avec un cas réel : un relevé de compte bancaire téléchargé sur le site de BNP-Paribas (les montants ont été changés!). Ce fichier est de type SDF et se présente comme dans l’exemple ci-contre.
Commencez par lancer Excel, puis déroulez le menu Fichier, Ouvrir. Dans la liste Type de fichier, choisissez Tous les fichiers (*.*), sélectionnez votre fichier et validez. Excel ouvre l’Assistant d’importation. Si votre fichier est de type SDF, cochez l’option Largeur fixe (c’est le cas de notre relevé bancaire). Au contraire, si les champs sont déparés par un caractère spécial (souvent le point-virgule), cochez Délimité. Le champ Commencer l’importation à la ligne NN vous permet d’ignorer les éventuelles lignes d’en-tête du fichier à récupérer.
– Cliquez sur Suivant.
Si vous avez choisi l’option Largeur fixe, Excel a besoin que vous l’aidiez à découper les lignes en champs (en colonnes). Le tableur a probablement déjà fait un découpage en analysant votre fichier : c’est pourquoi vous voyez apparaître des lignes verticales.
– Ajoutez les lignes manquantes en cliquant dans la réglette placée au dessus des champs. En cas d’erreur, vous pouvez déplacer les lignes en les faisant glisser à la souris.
– Si des champs sont séparés par des espaces (c’est le cas, dans notre exemple, entre la date et la nature de l’opération), tracez deux lignes entre ces champs, une à droite du premier, l’autre à gauche du second. Veillez bien à éliminer tout espace à droite des colonnes contenant des chiffres. Pour effacer une ligne superflue, double-cliquez dessus.
– Enfin, cliquez sur Suivant.
Dans l’étape suivante, vous allez spécifier de quelle nature sont les champs que vous avez isolés. Par défaut, Excel attribue le type Standard à toutes les colonnes : le contenu (texte ou nombre) sera alors déterminé par le contenu de la colonne : si ce contenu commence par un chiffre ou un signe moins (-), il sera considéré comme un nombre.
– Vous pouvez conserver ce type Standard à une exception : la colonne de date, pour laquelle les dates, dans notre fichier d’exemple, sont au format AAAA/MM/JJ (2009/01/27 pour le 27 janvier 2009) alors que le format, par défaut, est JJ/MM/AAA.
– Vous devez le spécifier à Excel. Pour cela, sélectionnez cette colonne et, dans le champ Format des données, cochez Date et choisissez le type (ici AMJ pour Année/Mois/Jour). Attention : ce choix concerne la notation des dates dans le fichier en cours d’importation, pas le format de date que vous voulez afficher dans la feuille (vous le ferez plus tard via le menu Format, Cellules).
– Cliquez sur Terminer.
Il ne vous reste plus qu’à éliminer les colonnes superflues, ajuster la largeur des autres, changer le format des cellules et enregistrer votre feuille au format Excel.
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