Vous passez beaucoup de temps à trier votre courrier électronique ? Voici comment définir des règles de tri automatiqueNote : L’ensemble de ces manipulations est à effectuer dans la fenêtre Règles et alertes. Pour l’ouvrir, alors que le volet de navigation à gauche affiche l’onglet Courrier, cliquez dans le
menu Outils sur
Etape 1 : créez des règles
Il s’agit de sélectionner une action et de définir sur quels messages elle s’applique. Pour créer une règle, cliquez sur A partir d’un modèlePar exemple, vous pouvez utiliser un modèle de règle prédéfini pour placer directement dans le dossier Eléments supprimésles messages dont l’objet contient certains termes.1 – Laissez cochée la case Démarrer la création d’une règle à partir d’un modèle.2 – Dans la zone Etape 1, cliquez sur l’action qui correspond à ce que vous voulez faire. Ici, cliquez sur3 –Dans la zone Etape 2, les termes soulignés sont les éléments à préciser pour poser la ou les conditions nécessaires à l’exécution de l’action du point 2. Dans notre exemple, cliquez sur4 –Tapez un terme à rechercher dans l’objet des messages et cliquez sur le boutonVous pouvez ajouter d’autres mots en reproduisant la même démarche. La zone Rechercher la liste s’actualise au fur et à mesure en ajoutant des guillemets et en séparant les mots par ouCliquez sur OK.Dans la fenêtre Assistant Gestion des messages, cliquez trois fois sur Suivant.5 – Pour que cette règle ne s’applique pas sur certains messages, vous pouvez créer une exception. Vous pouvez, par exemple, conserver les messages contenant ‘ offre d’emploi ‘ dans l’objet. Pour
cela, dans la zone Etape 1, cochez la case sauf si l’objet contient des mots spécifiques.6 – Dans la partie Etape 2, cliquez sur des mots spécifiques et procédez comme au point 4 pour ajouter les motsCliquez sur les boutons OK et Suivant.7 – Les termes tapés au point 4 ont été repris pour nommer la règle. Vous pouvez taper un autre nom, par exemple :8 – Pour que cette règle s’applique aux messages déjà reçus, cochez la case Exécuter cette règle sur les messages déjà dans ‘ Boîte de réception ‘.9 – Si vous avez plusieurs comptes de messagerie, pour que cette règle s’applique à tous, cochez la case Créer la règle sur tous les comptes. Cliquez sur Terminer.Le compagnon Office précise que cette règle ne s’applique que si Outlook est ouvert : cliquez sur OK. A partir d’une ‘ règle vide ‘Si aucun des modèles proposés ne correspond à ce que vous voulez faire, vous pouvez définir entièrement votre règle. Pour notre exemple, nous allons créer une règle pour copier dans un dossier les messages envoyés aux membres d’une
association.1 – Dans la première fenêtre de l’assistant, cochez la case Démarrer à par tir d’une règle vide.2 – Dans la zone Etape 1, précisez si votre règle s’applique à l’arrivée ou à l’envoi des messages. Dans cet exemple, sélectionnez Vérifier les messages après l’envoi. Cliquez sur
Suivant.3 – La deuxième fenêtre de l’assistant sert à définir sur quels messages s’applique la règle.Dans notre exemple, dans la zone Etape 1, cochez la case envoyé à personne ou liste de distribution.4 – Dans la zone Etape 2, cliquez sur personne ou liste de distribution. Le carnet d’adresses d’Outlook s’affiche. Sélectionnez les membres de votre association, et cliquez sur
OK.5 – Indiquez l’action à réaliser lorsque cette condition est remplie. Dans notre exemple, dans la zone Etape 1, cochez la case déplacer une copie dans le dossier spécifié.6 – Dans la zone Etape 2, cliquez surSi le dossier existe déjà dans l’onglet Courrier de votre messagerie, sélectionnez-le dans l’arborescence. Cliquez sur OK puis sur Suivant.Pour créer un dossier, cliquez sur Nouveau. Tapez le nom à lui donner. Par exemple :Dans l’arborescence, sélectionnez l’emplacement où enregistrer ce dossier. Par exemple, sélectionnezCliquez deux fois sur OK et sur Suivant.7 – Vous pouvez définir une exception en cochant la case correspondante dans la zone Etape 1 et en indiquant, si nécessaire, les informations demandées dans la zone Etape 2. Dans notre exemple,
nous ne définissons pas d’exception.Cliquez sur Suivant.8 – Reproduisez les points 7 à 8 de la partie précédente pour la création de la règle.Reprenez au début de l’étape 1 pour créer d’autres règles. Nous avons pris ici deux exemples, mais n’hésitez pas à tester les multiples possibilités offertes.
Etape 2 : gérez l’exécution des règles
Changez l’ordreLes règles sont appliquées dans l’ordre décroissant de création, la dernière créée s’appliquant en premier. En utilisant les flèches bleues, vous pouvez faire en sorte qu’elles s’appliquent dans l’ordre de votre choix.1 – Pour qu’une règle s’applique en dernier, par exemple, sélectionnez-la dans la liste et cliquez autant de fois que nécessaire sur2 – Pour que, inversement, une règle se place avant la position qu’elle occupe, sélectionnez-la et cliquez sur Désactivez une règleSi vous ne voulez plus appliquer une règle, au lieu de la supprimer, désactivez-la. Vous pourrez ainsi la réactiver en cas de besoin.Pour cela, dans l’onglet Règles du courrier électronique, décochez la case de la règle à désactiver.Appliquez une règle ponctuellementSi vous avez désactivé une règle, vous pouvez l’appliquer ponctuellement.1 – En haut de l’onglet Règles du courrier électronique, cliquez surCochez la case de la règle à appliquer.2 – La zone Exécuter dans le dossier affiche Boîte de réception. Sinon, cliquez sur Parcourir, sélectionnez-le et cliquez sur OK.3 – Si votre boîte de réception contient des sous- dossiers sur lesquels la règle s’applique, cochez la case4 – Pour appliquer la règle, cliquez sur Cliquez sur Fermer
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