Gérez une petite base de données avec Excel

Gérez une petite base de données avec Excel
Tri, filtrage, extraction et calculs

1 – Disposez les éléments

Tout tableau, dans Excel, peut être assimilé à une base de données. Vous devez simplement respecter quelques conditions : mettez un champ par colonne, ne laissez aucune ligne ni colonne blanche dans la liste, réservez la ligne supérieure aux noms de champs. Par convention, nous appellerons FICHE une ligne du tableau (un client, un produit…).

Dans notre exemple, la base occupe les colonnes A à J et les lignes 1 à 2001. Un conseil : donnez à tout le tableau (y compris la ligne d’en-tête) un nom, par exemple MaBase : ce n’est pas indispensable mais cela simplifie les formules.

2 – Facilitez la consultation

Si votre base comporte plusieurs centaines de fiches, il est préférable que la ligne supérieure, celle qui contient les noms de champs, reste toujours visible. Pour cela, sélectionnez la ligne 2, activez le menu Affichage. Cliquez sur Figer les volets puis de nouveau sur le bouton Figer les volets. Même quand la feuille défilera, la ligne 1 restera en haut de l’écran.

3 – Ajoutez un formulaire

Pour ajouter ou modifier des fiches dans votre table, le formulaire est plus pratique que la saisie directe. Mais cette fonction est masquée dans Excel 2010. Pour la faire apparaître, cliquez sur le bouton placé à droite de la barre d’outils Accès rapide et choisissez Autres commandes. Déroulez la liste Commandes courantes et choisissez Toutes les commandes. Sélectionnez Formulaire et cliquez sur Ajouter>>, puis sur OK.

4 – Saisissez ou modifiez des données

Sélectionnez une cellule quelconque dans votre tableau et cliquez sur l’icône Formulaire que vous venez d’ajouter. La fenêtre qui s’ouvre vous permet de modifier une fiche à la fois. Utilisez les boutons Suivante et Précédente pour accéder aux fiches voisines.

Pour en ajouter une, cliquez sur Nouvelle et remplissez tous les champs. Cette fiche viendra se placer, dans votre base, à la première ligne libre. Ne vous préoccupez pas de l’ordre d’arrivée des fiches dans votre base : il est sans importance.

5 – Contrôlez la saisie

Le formulaire vu à l’étape précédente est pratique, mais présente une lacune : il ne vérifie pas les données tapées. Or, n’avez-vous jamais saisi une date à la place d’un montant ou vice versa ? Mieux vaut éviter ces erreurs dès la saisie. Prenons un exemple : dans le dès dans champ date de Naissance, (la colonne D), vous n’acceptez que les dates comprises entre le 01/01/1910 et le 31/12/1995. Sélectionnez toute la colonne D (en cliquant sur cette lettre au-dessus de la colonne). Dans le menu Données, cliquez sur Validation des données.

Dans l’onglet Options, déroulez la liste Autoriser et choisissez Date. Dans Date de début tapez 01/01/1910 et 31/12/1995 dans Date de fin. Activez ensuite l’onglet Alerte d’erreur et tapez le message qui devra s’afficher en cas de saisie incorrecte : la date de naissance doit se trouver dans la plage 1910-1995. Validez par OK. Impossible, désormais, de taper une valeur hors de cette plage, avec ou sans le formulaire.

6 – Utilisez une liste fermée

Souvent, on n’autorise, dans un champ, qu’un certain nombre de valeurs prédéterminées. Par exemple, le champ Bureau ne doit avoir qu’une des valeurs suivantes : Paris, Lille, Bordeaux ou Toulouse. Voici comment procéder : dans un emplacement libre de votre tableau (mieux : dans une autre feuille du même classeur), saisissez ces quatre villes dans des cellules consécutives d’une même colonne. Revenez dans la feuille de données et sélectionnez le champ à contrôler (la colonne J dans notre exemple). Comme ci-dessus, ouvrez la fenêtre Validation des données. Dans la liste Autoriser, choisissez Liste. Cliquez sur le petit point rouge à droite de Source, sélectionnez la liste que vous venez de taper et cliquez de nouveau sur ce point rouge. Enfin, validez par Entrée. Désormais, une petite liste de choix apparaît chaque fois que vous sélectionnez une cellule de la colonne J.