Pour gérer plus aisément vos contacts, votre vidéothèque ou encore votre association, vous avez mis en place une base de données. Afin de faciliter les recherches dans cette base, Excel vous propose la fonction Filtre élaboré, qui
permet d’extraire rapidement dans un nouveau tableau des données à partir de critères. Pour gagner du temps, vous pouvez automatiser ce filtre de manière que la recherche se déclenche en cliquant sur un bouton.
Etape 1 : préparez la recherche
Créez la feuille de recherche1 Ouvrez le classeur qui contient la base de données. Ici, nous avons pris l’exemple d’une vidéothèque (voir l’illustration 1). La base de données se trouve dans la feuille nommée
Feuil1.Renommez cette feuille en double-cliquant sur son nom en bas de l’écran :Tapez le nouvel intitulé, ici BDN, et appuyez sur la touche Entrée du clavier :2 Cliquez sur une nouvelle feuille, ici sur Feuil2, et renommez-la Recherche :Remarque : si toutes les feuilles ont été utilisées, créez-en une nouvelle. Pour cela, cliquez avec le bouton droit sur le nom de la feuille BDN et, dans le menu Insertion, choisissez
l’option Feuille, puis renommez-la.3 Copiez les en-têtes des colonnes de la base de données dans la feuille Recherche. Ainsi, Excel saura dans quelle colonne de la base de données la recherche doit s’effectuer. Cliquez sur la feuille
BDN et sélectionnez la première ligne en cliquant sur son numéro à gauche de l’écran :Puis, choisissez dans le menu Edition l’option Copier. Cliquez sur la feuille Recherche, puis dans la cellule A6, et choisissez dans le menu Edition, l’option
Coller.Remarque : en haut de la feuille Recherche, l’espace laissé (lignes de 1 à 5) va permettre d’insérer les boutons d’automatisation (voir l’étape 3).Nommez la zone de recherche et de critèrePour faciliter les manipulations, nommez la zone de recherche qui correspond à votre base de données et la zone de critère qui est le tableau dans lequel vous avez tapé les critères de recherche.1 Pour la zone de recherche, cliquez dans la feuille BDN et effectuez un cliquer-glisser de la colonne A vers la colonne E.Choisissez dans le menu Insertion l’option Nom et Définir. Dans la zone Noms dans le classeur, tapez par exempleCliquez sur OK.2 Pour la zone de critère, cliquez dans la feuille Recherche et effectuez un cliquer-glisser de la cellule A6 vers la cellule E7. Puis, répétez les manipulations du point précédent
pour nommer la zone de critère :Remarque : pour les deux types de zones, les titres des colonnes doivent impérativement faire partie de la sélection, sinon les manipulations suivantes ne fonctionneront pas.
Etape 2 : automatisez la recherche
Pour gagner du temps, créez deux macros :
la première filtrera la base de données à l’aide de critères et vous obtiendrez le résultat dans un tableau ;
la seconde effacera le résultat d’une recherche afin de pouvoir en effectuer une autre.
Macro pour filtrerIci, vous souhaitez afficher tous les films dont le genre est Fantastique.1 Dans la feuille Recherche, indiquez le critère (ici Fantastique) dans la colonne Genre. Pour cela, cliquez dans la cellule D6 et tapez, par exemple :Appuyez sur la touche Entrée du clavier et cliquez dans la cellule A11.2 Mémorisez dans une macro les manipulations permettant de filtrer la base de données selon un critère. Pour cela, choisissez dans le menu Outils l’option Macro, et cliquez sur Nouvelle
macro.Dans la zone Nom de la macro, tapez Recherche.Attention : le nom d’une macro ne doit pas contenir d’espaces entre les caractères. Vous pouvez les remplacer par un trait de soulignement ‘ _ ‘ obtenu avec la
combinaison de touches Alt Gr et 8 du clavier alphanumérique.3 Vérifiez que dans la zone Enregistrer la macro dans, vous avez la mention Ce classeur.4 Cliquez sur le bouton OK. Excel indique que l’enregistrement est en cours en affichant une nouvelle barre d’outils :Attention : à partir de cet instant, toutes les manipulations que vous effectuerez seront mémorisées.5 Activez le filtre en choisissant dans le menu Données l’option Filtrer, puis cliquez sur Filtre élaboré.Dans la zone Action, cochez la case d’option Copier vers un autre emplacement.Cliquez dans la zone Plages, indiquez où se trouve la base de données dans laquelle la recherche va s’effectuer. Ici, tapez le nom de la zone que vous avez définie dans le point 1 de la partie Nommez la zone de
recherche de l’étape 1, c’est-à-dire : base.Cliquez dans la zone Zone de critères et indiquez où se trouve le tableau des critères. Ici, tapez le nom de la zone que vous avez définie dans le point 2 de la partie Nommez la zone de recherche de l’étape
1, c’est-à-dire : critères.Cliquez dans la zone Copier dans et indiquez où doit apparaître le résultat de la recherche. Attention, le résultat doit toujours se trouver dans la même feuille que le tableau des critères. Ici, dans la feuille
Recherche, cliquez sur la cellule A11.Voici ce qui apparaît dans les différentes zones :Validez en cliquant sur le bouton OK. Le résultat apparaît dans la feuille.6 Arrêtez l’enregistrement de la macro en cliquant dans la nouvelle barre d’outils surMacro pour effacer le résultat de la rechercheEnregistrez une macro nommée Effacer en répétant les mêmes manipulations que dans les points 1 à 3 de la partie Macro pour filtrer dans cette étape. Puis, mémorisez les actions suivantes en respectant,
absolument, l’ordre :
cliquez dans la cellule A11 de la feuille Recherche ;
appuyez simultanément sur les touches Ctrl et * ;
choisissez dans le menu Edition l’option Effacer et cliquez sur Tout ;
cliquez à nouveau dans la cellule A11.Arrêtez l’enregistrement.
Etape 3 : activez les macros
Pour activer les macros, créez des boutons au-dessus du tableau des critères de la feuille Recherche (entre les lignes 1 et 5).1 Si la barre d’outils de Dessin n’est pas affichée, faites-le en cliquant en haut de l’écran sur le boutonLa barre apparaît en bas de l’écran.2 Cliquez dans la barre de Dessin surPlacez le pointeur à l’endroit où doit apparaître le bouton, par exemple en haut de la feuille :Cliquez et tapez son nom. Par exemple :3 Pour appliquer une présentation au bouton, placez le pointeur sur le cadre :Puis double-cliquez. Dans la fenêtre affichée, modifiez les paramètres disponibles dans les onglets. Un exemple de bouton se trouve dans l’illustration 2.4 Pour lier la macro à ce bouton, cliquez avec le bouton droit de la souris sur le cadre, puis sur l’option Affecter une macro. Dans la zone Nom de la macro, cliquez sur la macro à utiliser, ici
Recherche, puis sur OK. Cliquez à l’extérieur du cadre.Remarque : si vous souhaitez modifier l’apparence du bouton, cliquez dessus avec le bouton droit de la souris.5 Créez un autre bouton pour activer la macro Effacer. A présent, lorsque vous placez le pointeur sur l’un des boutons, il se transforme en une main. Si vous cliquez, la macro correspondante s’active.
Etape 4 : appliquez les résultats
Maintenant, tapez les critères à chercher dans le tableau de la fenêtre Recherche puis cliquez sur le bouton Rechercher. Par exemple, pour retrouver tous les dessins animés sortis en 2005 : tapez
2005 dans la cellule C7 et Dessin Animé dans la cellule D7. Le résultat apparaît dans lillustration 2.
🔴 Pour ne manquer aucune actualité de 01net, suivez-nous sur Google Actualités et WhatsApp.
