Le problème : vous voulez retrouver facilement l’un des fichiers que vous avez créés.La solution : nommez-les de façon explicite, créez des arborescences de dossiers, remplissez…
Le problème : vous voulez retrouver facilement l’un des fichiers que vous avez créés.La solution : nommez-les de façon explicite, créez des arborescences de dossiers, remplissez les champs de propriétés.Combien y a-t-il de fichiers sur votre disque dur ? Si vous avez installé quelques logiciels, quelle qu’en soit la nature, il y a fort à parier que ce nombre dépasse plusieurs milliers ! Pour s’y retrouver, un peu de méthode s’impose si vous ne voulez pas perdre du temps à rechercher un fichier ou un dossier perdu sur votre disque dur. Nous avons rassemblé ici des conseils qui s’appliquent, pour la plupart, à toutes les versions de Windows et à l’ensemble des logiciels. Premier réflexe : fixez-vous une règle pour les noms que vous donnez à vos fichiers. Ainsi, si vous stockez des milliers de factures sur votre PC, chacune dans un fichier distinct, vous pouvez, par exemple, donner le nom 2003-09-F0047 à la 47e facture, émise au mois de septembre 2003. Deux choses vous frappent peut-être : d’abord, l’année est placée avant le mois. C’est voulu. De cette façon, un tri sur les noms de fichiers classe vos factures par ordre chronologique. Ensuite, les numéros de factures sont complétés à gauche par des zéros (47 est ainsi écrit 0047). Si vous ne preniez pas cette précaution, les factures portant les numéros respectifs 9, 15 et 32 seraient placées dans l’ordre suivant : 2003-09-F15, 2003-09-F32 et 2003-09-F9. Un ordre ni numérique ni chronologique. Alors que trois factures 2003-09-F0009, 2003-09-F0015 et 2003-09-F0032 seront bien classées dans cet ordre. Notez que le nombre de zéros à insérer dépend de la quantité des factures que vous diffusez en un mois. Mais n’oubliez pas que, si Windows permet d’utiliser 253 caractères pour vos noms de fichiers, il est peu raisonnable d’en employer plus d’une quarantaine. Ne modifiez jamais l’extension du fichier : elle sert à spécifier le type de fichier et le logiciel censé l’ouvrir, par exemple .jpg pour les images ou .xls pour les feuilles Excel. Il existe des logiciels permettant de renommer facilement un groupe de fichiers. Nous en présentons un dans l’encadré ci-contre.
Créez dossiers et sous-dossiers
Une fois vos fichiers nommés, vous devez choisir dans quels dossiers vous allez les stocker. Première règle : ne mettez jamais vos fichiers créés avec un programme dans le même dossier que ce programme. Une bonne habitude consiste à réaliser des dossiers et sous-dossiers non par catégorie de fichiers (images, textes, feuilles de calcul…) mais par nature des données (courriers, factures, photos de vacances, etc.). De cette façon, pour sauvegarder toutes les données d’un projet, il suffira de copier l’ensemble des fichiers d’un dossier sur un autre support de stockage. La plupart des logiciels donnent la possibilité de choisir le dossier à utiliser par défaut quand vous enregistrez un document (voir encadré page précédente). Notez que de nombreux programmes, quand vous les installez, proposent par défaut les dossiers Mes Documents, Mes Images ou Mes vidéos. Ces dossiers, créés automatiquement sur votre disque dur lors de l’installation de Windows, finissent par être saturés de fichiers de toutes sortes. Mieux vaut, par conséquent, ne pas les utiliser. En prenant certaines précautions, vous pourrez retrouver facilement un fichier sur le disque dur, même si vous avez oublié son nom et le dossier où vous l’avez enregistré. En effet, le nom de fichier n’est pas le seul critère de recherche. Certains types de fichiers, en particulier les documents Word et les feuilles Excel, peuvent recevoir un commentaire, un nom d’auteur et des mots-clés, autant de données que les outils de recherche d’Office savent exploiter. De même, les fichiers musicaux au format MP3 contiennent des données de type texte, nommées tags ID3, sur lesquelles il est possible de lancer une recherche. Si vous avez plusieurs disques durs ou si votre disque est découpé en plusieurs unités logiques, il est préférable d’installer Windows et les logiciels sur le disque dur le plus rapide (c’est généralement le dernier installé, celui qui est désigné par la lettre la plus éloignée de A) et vos données sur le disque le plus lent. En effet, les accès aux données ne se font que lors de leur chargement ou de leur enregistrement. Et les portions de programme sont lues très souvent par Windows.
