Vous devez envoyer une invitation à tous vos amis. Les outils Calc et Writer de la suite gratuite OpenOffice.org vous offrent la possibilité de créer un publipostage automatisé : vous tapez votre lettre type, vous indiquez quel fichier Calc (tableur) contient les coordonnées de vos amis, vous mettez en forme l’adresse comme il vous convient et, en quelques clics, votre invitation est prête !
Brigitte Bourbé (Carm2i)
Etape 1 : préparez la lettre type
Dans le document Writer, les adresses sont présentées dans un tableau comprenant deux lignes et deux colonnes.1 Ouvrez un document puis, dans le menu Tableau, choisissez les options Insérer puis Tableau.2 Tapez la valeur 2 dans les zones Colonnes et Lignes puis validez en cliquant sur OK.3 Dans la première cellule du tableau, tapez par exemple vos coordonnées, puis cliquez hors du tableau et tapez le texte de votre choix.
Etape 2 : indiquez le fichier d’adresse
Les adresses de notre exemple ont été saisies dans le classeur Adresse.ods créé avec OpenOffice.org CalcRemarque : vous remarquerez que la ligne 1 est utilisée pour les en-têtes.1 Dans le menu Insertion, cliquez sur l’option Champ puis sur Autres :2 Cliquez sur l’onglet Base de données de la fenêtre qui s’affiche :A gauche, dans la liste Type de champs, laissez l’option Champ de mailing sélectionnée :A droite, si c’est votre premier publipostage, la liste Sélection d’une base de données ne contient que la valeur Bibliography.Cliquez sur le bouton Parcourir situé sous la liste. Dans la fenêtre Ouvrir qui s’affiche, recherchez le nom du fichier concerné, puis double-cliquez dessus, ici Adresse.ods. La liste Base de données disponibles se présente alors ainsi :
Etape 3 : mettez l’adresse en forme
1 Appuyez sur la touche F4 de votre clavier. Au-dessus du texte, l’explorateur Sources de données s’affiche (voir l’illustration principale).Remarque : dans le menu Affichage vous pouvez également cliquer sur Sources de données :2 Double-cliquez, ici sur Adresse.Les sous-dossiers Requêtes et Tables s’affichent. Double-cliquez alors sur l’option Tables. Le nom des feuilles du document s’affiche. Cliquez sur celle qui vous intéresse, ici Collège :3 Cliquez sur l’en-tête de colonne de l’un des éléments de l’adresse, par exemple Prénom :Puis effectuez un cliquer-glisser vers votre document, à l’endroit où vous souhaitez insérer l’adresse (ici dans la colonne 2 de la ligne 2 du tableau). Vous obtenez :Insérez de même les autres informations (Nom, Adresse, Code postal et Ville).4 L’illustration ci-dessous montre l’apparence de l’adresse de notre exemple.Il reste bien sûr à la mettre en forme :pour ajouter un espace entre les différentes informations cliquez, ici, entre et et appuyez à nouveau sur la touche Entrée.sélectionnez l’ensemble du bloc d’adresse et apportez vos mises en forme (police, couleur de texte, etc. ). Le bloc final de notre exemple se présente ainsi :Remarque : vous pouvez vérifier que tout est correct en sélectionnant l’une des lignes de l’Explorateur de données puis, toujours dans l’Explorateur de données, en cliquant sur l’icône Données dans les champs :Le bloc d’adresse de l’ami sélectionné apparaît :
Etape 4 : créez et personnalisez les invitations
Les points 2 et 3 de cette étape expliquent comment exclure certains destinataires de votre envoi, et les points 4 et 5 comment personnaliser les lettres de votre choix. Ils ne sont donc pas obligatoires.1 Dans le menu Outils, cliquez sur l’option Assistant Mailing :2 Dans le volet Etapes de la fenêtre qui s’ouvre, cliquez sur l’option 6. Editer le document :3 Prenons un exemple : Annie VISTE (ligne 2 du tableau Calc) n’est pas invitée : dans la zone Destinataire du volet droit, cliquez une fois sur la touche de navigation Suivant pour faire apparaître son numéro de ligne, ici 2 :puis cochez l’option Exclure ce destinataire :Recommencez pour les autres personnes à retirer du mailing.Remarque : pour aider à retirer la bonne lettre, vous voyez, en arrière-plan, l’étiquette qui lui correspond.4 Dans notre exemple, nous allons ajouter un petit mot personnalisé à Marc DUPONT.Cliquez, dans le volet Etapes, sur l’option 7. Personnaliser le document :Un message vous informe que l’ensemble des lettres est en cours de création :Lorsque le message disparaît, cliquez, dans le volet droit, sur le bouton Editer un document individuel :5 La fenêtre Assistant mailing se réduit. Un document Sans nom1 affiche, en arrière-plan, l’ensemble des lettres du publipostage. Recherchez, en utilisant l’ascenseur vertical, la lettre à personnaliser puis ajoutez le texte de votre choix, ici : tu apportes la sono ?
(voir l’illustration principale).Cliquez sur le bouton Revenir à l’assistant Mailing de la fenêtre réduite :6 Dans le volet gauche, sélectionnez l’option 8. Enregistrer, imprimer ou envoyer en cliquant dessus :7 Dans notre exemple, nous allons choisir successivement les trois options suivantes :pour conserver le document original, cochez l’option Enregistrer le document de base et cliquez sur le bouton du même nom. Dans la fenêtre Enregistrer sous, recherchez le dossier où le document doit être enregistré et tapez, dans la zone Nom du fichier, ici Anniversaire. Cliquez sur Enregistrer.pour garder l’ensemble du mailing dans un seul et même document, cochez l’option Enregistrer le document fusionné puis, dans la zone Enregistrer le document fusionné qui apparaît, cochez l’option Enregistrer comme document unique.Cliquez ensuite sur le bouton Enregistrer les documents :Puis, comme dans l’option précédente, donnez-lui le nom qui vous convient, par exemple Premier-envoi.cochez l’option Imprimer le document fusionné et cliquez sur Imprimer les documents.8 Fermez l’Assistant Mailing en cliquant sur le bouton Terminer
Pour fermer l’Explorateur de données, appuyez sur la touche F4 de votre clavier.
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