Pour organiser un événement, vous avez besoin de connaître, par exemple, la disponibilité de vos amis.Le tableur de Google Documents peut être un allié précieux car il permet, à partir d’une feuille de calcul, de créer un questionnaire clair et structuré et de le diffuser auprès de vos amis. Leurs réponses s’enregistrent directement dans la feuille de calcul et vous pouvez, à tout moment, en afficher la synthèse
Brigitte Bourbé (Carm2i)
Étape 1 : Créez le questionnaire
1Dans la fenêtre de Google Documents, cliquez sur le bouton Créer, puis sur l’option Feuille de calcul :Cliquez sur le bouton Enregistrer, puis, dans la zone de saisie Enregistrer la feuille sous le nom, tapez, ici, Préparation anniversaire Chloé, puis cliquez sur OK.2 Dans le menu Formulaire de la feuille de calcul, cliquez sur Créer un formulaire :3 La nouvelle fenêtre se compose de plusieurs parties : En haut, vous retrouvez le nom de la feuille.En dessous, une zone permet de taper le texte pour présenter votre formulaire. Ce texte apparaîtra dans le message de diffusion du questionnaire. Cliquez dans cette zone et tapez ce qui vous convient. L’illustration 1 montre le texte de notre exemple.En dessous s’affiche la zone Nom qui permettra à vos amis de s’identifier.En bas de la page, la zone Question sans intitulé permet de formuler votre première question. Double-cliquez de dans :De nouvelles zones à remplir apparaissent alors.Tapez la questionDans la zone Intitulé de la question, tapez, par exemple : Es-tu libre le 15 mars 2009 ?Remarque : la zoneTexte de l’aide permet d’ajouter une information complétant la question (voir, dans l’illustration 1, la phrase
Marque toutes tes idées).Définissez l’apparence de la questionCliquez sur la flèche de la zone Type de question. Plusieurs options s’affichent :Choisissez l’option qui vous convient, par exemple :
Texte ou Texte de paragraphe : pour répondre, vos amis auront une zone de saisie soit d’une ligne avec Texte ou de plusieurs lignes avec Texte de paragraphe.
Choix multiples, Cases à cocher ou Sélectionner dans une liste : Avec le premier type de question (Choix multiples), vos amis définiront leur réponse en cochant un bouton radio, avec la seconde en cochant la case correspondante et pour la troisième, ils cliqueront sur la flèche d’une zone, puis sur l’option qui les intéressera.Le principe de création de question est quasiment le même pour ces trois types :Une zone de saisie (Option 1) apparaît sous la partie Type de question. Cliquez dans cette zone et, par exemple, pour la question, Est-ce que tu es libre le 15 mars 2009, tapez Oui :Appuyez sur la touche Entrée du clavier.Une seconde zone (Option 2) devient accessible pour vous permettre de saisir votre deuxième proposition, ici Non.Remarque : avec les options Choix multiples et Cases à cocher, vous pouvez laisser la possibilité à vos amis de personnaliser leur réponse en ajoutant une zone de saisie de texte. Pour cela, cliquez sur ajouter
‘ Autre ‘ :L’illustration donne l’exemple d’une question à choix multiples avec l’option ajouter
‘ Autre ‘. Echelle (1-n) : cette option permet de fournir à vos amis une fourchette de valeurs.Cliquez sur la flèche de la zone Echelle 1 à 5 :Puis sélectionnez le nombre maximal qui correspond à votre attente, ici 6.Remarque : dans la partie Libellés – facultatif, deux zones permettent, si vous le souhaitez, de taper du texte qui apparaîtra aux bornes minimales et/ou maximales de l’échelle. Ici, dans la zone 1, nous tapons Aucun :Vous pouvez vérifier la mise en page dans la zone Question de type Echelle (1-n) de l’illustration 1.Obligez vos amis à répondre à la questionSi vous avez un besoin impératif de connaître la réponse, cochez la case Rendre cette question obligatoire. Un astérisque rouge marquera les questions obligatoires.Validez la questionCliquez sur le bouton Terminé.
4 Pour créer une nouvelle question, cliquez sur le bouton Ajouter une question, puis sur le type de question souhaité.5 Une question peut être modifiée, dupliquée ou supprimée : placez le curseur de la souris dessus. La zone devient jaune et une rangée de boutons apparaît en haut à droite :Pour modifier la question, cliquez sur le bouton qui représente un crayon. Faites vos modifications et cliquez sur Terminé.Pour dupliquer l’ensemble d’une question, cliquez sur celui où sont affichés deux carrés. Validez en cliquant sur le bouton Terminé.Si vous souhaitez supprimer une question, cliquez sur celui représentant une poubelle. Lors-qu’un message de confirmation s’affiche, cliquez sur OK.6 Une fois satisfait, cliquez, en haut de la page du formulaire, sur le bouton Enregistré.
Étape 2 : Diffusez le questionnaire
1 Lorsque vos amis vous retourneront le questionnaire après l’avoir rempli, un message de remerciement s’affichera. Ce message est prédéfini par Google Documents, mais vous pouvez le personnaliser. Cliquez, en haut de la fenêtre du questionnaire, sur le bouton Autres actions, puis sur Modifier la confirmation :Le message par défaut est : Merci ! Votre réponse apparaîtra maintenant dans ma feuille de calcul. Si ce texte ne vous convient pas, remplacez-le par un texte personnalisé, comme dans l’illustration.Validez en cliquant sur le bouton Enregistrer.2 Pour diffuser le questionnaire, cliquez sur Envoyer ce formulaire par e-mail :3 Pour définir les adresses des destinataires, deux options s’offrent à vous :si les adresses de vos amis ont été enregistrées dans la liste Mes contacts, cliquez sur Sélectionner dans mes contacts :Cliquez, dans la liste des contacts, sur le nom des personnes qui doivent recevoir le questionnaire puis validez en cliquant sur Terminé.si les adresses ne figurent pas dans les contacts, tapez-les simplement dans la zone à, en les séparant d’une virgule (,).Vous retrouvez, en objet du message, le nom de votre feuille de calcul. Vous pouvez bien entendu le modifier.4 Cliquez sur le bouton Envoyer. Fermez la fenêtre du formulaire en cliquant sur la croix rouge située en haut à droite puis fermez la feuille de calcul en cliquant, dans le menu Fichier, sur l’option Enregistrer et fermer.Il ne vous reste plus qu’à attendre les réponses de vos amis.Remarque : l’encadré Comment répondre au questionnaire explique comment vos amis vont procéder pour vous donner leur réponse.
Étape 3 : Affichez les réponses
1 Pour connaître les réponses au questionnaire, ouvrez ici la feuille de calcul Préparation anniversaire Chloé.2 Le menu Formulaire est suivi du nombre de réponses reçues, ici 4 :Remarque : si ce n’est pas le cas, cliquez dans le menu Formulaire sur Acceptation des réponses :Vous retrouvez le texte de vos questions en en-tête de colonne et chaque réponse est affichée dans une ligne de la feuille de calcul (voir l’illustration 2).Pour afficher la synthèse des informations reçues, cliquez, dans le menu Formulaire, sur l’option Afficher le résumé :L’illustration ? montre un exemple de ce qui s’affiche. Puis, pour revenir à la feuille de calcul, cliquez sur Afficher les réponses complètes
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