Déterminer des dates et des durées

Bien peu de calculatrices savent effectuer des opérations sur des dates ou des heures, car ces dernières exploitent un système de numération complexe. Heureusement, tous les tableurs offrent une large palette de fonctions permettant de calculer des dates passées ou futures et d’effectuer des totaux et des conversions. Ces fonctions se résument généralement à des simples additions ou soustractions. En voici l’illustration avec Excel.

1. Saisissez des dates et des heures

Pour saisir une date dans une cellule, par exemple le 8 décembre 2007, tapez 8/12/2007 ou 8-12-2007. Vous pouvez omettre l’année et taper seulement 8/12, Excel complétera avec l’année en cours. Les heures (ou les durées) se tapent sous la forme HH:MM:SS (heures, minutes, secondes sans espace), par exemple 15:32:37. Attention : pour obtenir 12 min 30 s, ne tapez pas 12:30 (Excel comprendrait 12h30) mais 00:12:30. Si l’heure ou la date ne s’affiche pas comme vous le souhaitez, faites un clic droit sur la cellule, optez pour Format de cellule puis, dans la liste Catégorie, sélectionnez Date ou Heure. Cliquez maintenant sur l’un des modèles proposés dans la liste Type (voir écran) : le résultat s’affiche dans la zone Aperçu. Validez par OK.

2. Déterminez un jour

Vous louez le 20 octobre 2007 un accordéon pour une durée de 50 jours. Quand devrez-vous le rendre ? Pour le savoir, saisissez 20/10/2007 en B2, et 50 en B3. En B4, tapez la formule =B2+B3
(voir écran). Pour calculer une date passée, tapez un nombre négatif en B3.

3. Calculez une période

Dans Excel, le calcul d’une durée se résume à une soustraction entre deux dates ou entre deux heures. Dans l’exemple ci-contre, il s’écoule 81 jours entre le 14/11/2007 et le 3/2/2008 (voir écran). Autre exemple : un trajet qui commence à 17h51 et se termine à 20h17 dure 2h26.

4. Totalisez des horaires

Vous devez additionner des durées dont le total dépasse 24 heures, par exemple un relevé de travail hebdomadaire comme illustré ci-contre (voir écran). Si vous faites le total de la colonne B, vous obtiendrez un résultat faux, comme dans la partie gauche de l’écran. Excel, pour convertir un nombre en heures, ne prend en compte, en effet, que sa partie fractionnaire, chaque unité entière valant 24 heures. La partie entière de la réponse (ici, le nombre de jours entiers) est donc ignorée. Pour obtenir le bon résultat, faites un clic droit sur la somme, choisissez Format de cellule, puis Catégorie Personnalisée et, dans Type, saisissez [hh]:mm avant de valider par OK. Attention : il s’agit de crochets et non de parenthèses.

5. Exploitez les fonctions

Excel offre de nombreuses fonctions qui permettent de jongler avec les dates et les heures. Prenons un exemple : des travaux, effectués à une date donnée, doivent être payés le dernier jour du mois. Comment calculer ce jour, sachant qu’un mois peut durer de 28 à 31 jours ? Si la date des travaux est en B1, tapez en B2 la formule =FIN.MOIS(B1;0) et validez. Si vous voulez connaître le nombre de jours de ce mois, utilisez la formule =FIN.MOIS(B1;0)-FIN.MOIS(B1;-1)
(voir écran). Pour connaître toutes les fonctions disponibles et leur syntaxe, cliquez dans une cellule vierge et déroulez Insertion, Fonction. Choisissez la catégorie Date&Heure. Quand vous sélectionnez une fonction, une brève description s’affiche dans la fenêtre. Tapez Echap pour quitter.