Le logiciel FileMaker Pro 4.1 est un ges-tion-naire de base de données qui permet de structurer un ensemble d’informations, afin de pouvoir réaliser facilement des tris et des re-cherches selon différents critères. Mais vous pouvez également, à partir de ces informations, effectuer des calculs simples ou même faire des sta-tistiques. C’est ce que nous allons voir avec notre exemple portant sur le calcul des calories d’un repas.Etape 1
Préparez votre travail
1. Déterminez les objectifs de votre base de données afin de bien l’organiser. Dans notre exemple, il s’agira de constituer une base pour chaque type d’aliment (viandes, légumes frais, légumes féculents, produits laitiers, fromage, fruits, pâtisseries, pain et sauces) constituant un repas, et une base principale qui va servir à créer un menu complet et à calculer son nombre total de calories. Recensez les informations qui vous sont utiles pour constituer les bases. Pour faciliter ce classement, chaque type d’information est rangé dans une rubrique.2. Une fois que vous avez recensé les informations, démarrez FileMaker Pro en cliquant sur
Démarrer
dans la barre des tâches, puis sur l’option
Programmes
. Cliquez sur
puis sur
Etape 2
Créez la base Entrées
La base Entrées contient les informations sur les produits constituant l’entrée dans un menu. Vous y trouverez donc les produits tels que les légumes frais (crudités), les crustacés et la charcuterie.1. A l’ouverture du logiciel, une fenêtre s’est affichée proposant d’utiliser les modèles de bases de données déjà créés, d’ouvrir une base de données existante ou encore de créer une base de données vierge. Pour notre exemple, cochez la case
Puis cliquez sur
OK
2. Avant de nommer et de mémoriser ce fichier, créez un dossier dans
C:Mes documents
. Pour cela, cliquez sur l’icône
Créer un nouveau dossier
Tapez le nom du dossier, par exemple : Menu et Calories. Validez la saisie en appuyant sur la touche
Entrée
du clavier. Ouvrez ce dossier en double-cliquant dessus. Nommez-le et enregistrez-le en cliquant dans la zone
Nom
et tapez
Entrées
. Cliquez sur
Enregistrer
.3. Une fois que l’enregistrement de la base est terminé, vous devez indiquer au logiciel les rubriques qui vont permettre de classer les informations.
La première rubrique permet d’indiquer la catégorie du produit. Cliquez dans la zone
Nom
et tapez Catégorie. Puis précisez au logiciel que le type de données tapé dans cette rubrique est du texte. Pour cela, il vous faut cocher, dans la zone
Type
, la case
et cliquez sur le bouton
Créer
. La rubrique et son type s’inscrivent dans la liste située en haut de la fenêtre :
4. De la même manière, vous allez créer la rubrique nommée
Nom de type Texte
. Vous souhaitez indexer cette rubrique. Pour cela, cliquez sur
Options
, puis sur
Autres options
. Dans la zone
Indexation
, cochez la case
Oui
. Cliquez sur
OK
, puis à nouveau sur
OK
. La mention
Indexé
apparaît alors à droite de votre rubrique dans la liste.5. Créez la rubrique nommée
Calories_100
de type
Nombre
.6. La dernière rubrique permet de calculer les calories d’un produit pour ungramme. Nommez la rubrique
Calories_1
et choisissez le type
Calcul
. Pour cela, cliquez sur
Créer
. Ce calcul est la rubrique
Calories_100
divisée par 100. En haut à gauche de la fenêtre, le logiciel affiche la liste des rubriques. Double-cliquez sur
Vous obtenez dans la zone
Calories_1
:
Puis tapez
/100
. Vous obtenez :
Validez en cliquant sur le bouton
OK
.7. Pour finir, cliquez sur
Fin
. Vous obtenez :
Etape 3
Remplissez la fiche Entrées1. La saisie des données s’effectue dans le mode
Utilisation
. Vérifiez que ce mode est actif en choisissant dans le menu
Mode
, l’option
Utilisation
.2. Pour taper une fiche, effectuez la combinaison de touches Ctrl + N. Pour passer d’une rubrique à l’autre, appuyez sur la touche
Tabulation
(située à gauche de la touche
A
de votre clavier). Enregistrez les trois produits suivants:
Les informations sont enregistrées automatiquement.Etape 4
Créez les autres bases
Les bases regroupant les autres types de produits sont construites avec les mêmes rubriques que celles proposées dans
Entrées
. Vous pouvez donc utiliser cette base pour créer les autres en la recopiant autant de fois qu’il y a de bases à créer.1.Pour recopier cette base, choisissez dans le menu
Fichier
, l’option
Enregistrer une copie
. Dans la fenêtre qui s’affiche, tapez le nom de la nouvelle base, par exemple, Viandes et cliquez sur le bouton
OK
. Refaites ces manipulations pour créer successivement les bases Légumes frais, Légumes féculents, Produits laitiers, Fromages, Fruits, Pâtisseries, Pain et Sauces. .2. Fermez la base Entrées en choisissant dans le menu
Fichier
l’option
Fermer
.3. Ouvrez la base
Viandes
en choisissant, dans le menu
Fichier
, l’option
Ouvrir
. Effectuez un double clic sur le fichier
Viandes
. La base contient les fiches enregistrées dans la base
Entrées
.4. Supprimez toutes les fiches existantes en choisissant, dans le menu
Mode
, l’option
Tout supprimer
. Créez de nouvelles fiches et remplissez-les.5. Refaites les manipulations de l’étape précédente pour remplir les bases.Etape 5
Créez la base Menu
La base
Menu
est différente des autres bases car elle va vous permettre de créer des menus et de calculer pour chacun le nombre total de calories. Vous allez créer des liaisons entre cette base et les autres, afin de pouvoir retrouver les noms des produits et leurs calories.1. Pour créer cette base, choisissez, dans le menu
Fichier
l’option
Nouveau
. Cochez la case
Créer un fichier vide
et cliquez sur le bouton
OK
.2. Cette base se compose de 36 rubriques qui vont contenir les informations suivantes: ? 2 rubriques, dont l’une de type
Date
, pour indiquer la
Date
du menu, et l’autre de type
Texte
pour indiquer le Type de repas. ?11 rubriques de type Texte pour indiquer le nom des produits :
Nom_Entrée1, Nom_ Entrée2, Nom_Viande1, Nom_ Viande2, Nom_Légume1, Nom_ Légume2, Nom_Laitier, Nom_ Fromage, Nom_Dessert1, Nom_ Dessert2, Nom_Pain
? 11 rubriques de type Nombre pour indiquer le nombre de grammes :
Grammes_Entrée1, Grammes_Entrée2, Grammes_Viande1, Grammes_ Viande2, Grammes_Légume1, Grammes_ Légume2,Grammes_Laitier, Grammes_Fromage, Grammes_ Dessert1, Grammes_Dessert2, Grammes_Pain
? Les 12 autres rubriques seront créées plus tard car elles font référence à des liens qui n’existent pas. Validez en cliquant sur
OK
.3. Créez les liens entre la base
Menu
et les bases référençant les produits. Pour cela, choisissez dans le menu
Fichier
l’option
Définir et Liens
. Cliquez sur le bouton
Créer
. Vous souhaitez créer le lien entre la base
Menu
et la base
Entrées
. Effectuez un double clic sur la base
Entrées
. Nommez le lien en tapant
Entrée1 dans la zone Nom du lien
. Vous constatez qu’à gauche de la fenêtre, le logiciel donne la liste les rubriques de la base
Menu
et qu’à droite, il affiche les rubriques de la base
Entrées
. Choisissez la rubrique commune aux deux bases. Pour cela, cliquez dans la partie gauche sur la rubrique
Nom_Entrée1
et dans la partie droite sur la rubrique
Nom
. Validez en cliquant sur
OK
. Refaites ces manipulations pour créer les liens entre la base
Menu
et les autres bases. Une fois que ces liens sont créés, cliquez sur
Fin
.4. Maintenant que les liens existent, vous pouvez définir les 12 dernières rubriques qui vont permettre de calculer le nombre de calories pour un produit et le nombre total de calories pour le repas. Choisissez dans le menu
Fichier
l’option
Définir et Rubriques
. Définissez les 12 rubriques de type Calcul suivantes, nommées respectivement :
Total_En trée1, Total_Entrée2, Total_Viande1, Total_Viande2, Total_Légume1, Total_Légume2, Total_Laitier, Total_Fromage, Total_Des sert1, Total_Dessert2, Total_ Pain, Total_Général:
5. Le calcul de la première rubrique est la multiplication du nombre de grammes par le nombre de calories pour un gramme que vous avez indiqué dans la base
Entrées
. Dans la fenêtre où le logiciel vous demande de calculer (voir la fin du numéro 7 de l’étape 2), effectuez un double clic sur le nom de la rubrique
Gramme_ Entrée1
et tapez le signe *. Cliquez en haut à gauche de la fenêtre sur le nom du fichier
Dans la liste, FileMaker Pro propose la liste des liens créés précédemment. Cliquez sur le lien
Entrée1
. La liste des rubriques contenues dans la base liée s’affiche. Effectuez un double clic sur la rubrique
Calories_1
. Cliquez sur le bouton
OK
.6. Pour les 10 autres rubriques, faites les calculs en utilisant la même méthode que celle décrite précédemment.7. Le calcul de la rubrique
Total_Général
est la somme de toutes les rubriques situées dans la base
Menu
et qui indiquent le nombre total de calories pour chaque produit. Validez les nouvelles rubriques en cliquant sur
Fin
.Etape 6
Présentez la base Menu
FileMaker Pro affiche dans la feuille toutes les rubriques sous forme de liste. Vous pouvez personnaliser cette présentation pour la rendre plus lisible et faciliter ainsi la saisie des informations.1. Choisissez dans le menu
Fichier
l’option
Modèle
.2. Créez un nouveau modèle en choisissant, dans le menu
Mode
, l’option
Nouveau modèle
. Dans la zone
Nom
, tapez Menu. Puis indiquez que le modèle doit être vierge en cochant dans la zone
Type
la case
Vierge
et cliquez sur le bouton
OK
.3. Pour insérer une rubrique dans le modèle, placez votre pointeur sur le bouton
situé à gauche de l’écran, et effectuez un cliquer-glisser vers l’endroit souhaité. Lorsque vous lâchez le bouton de la souris, une liste des rubriques s’affiche. Cliquez sur la rubrique
Date
puis cochez la case
Adjoindre le titre
et cliquez sur
OK
. De la même manière, ajoutez les autres rubriques. Vous pouvez déplacer le cadre qui s’affiche en plaçant le pointeur au centre de celui-ci et effectuer un cliquer-glisser.4. Pour égayer votre fiche, vous pouvez ajouter un cadre en cliquant sur le bouton
Avec le pointeur, formez un cadre en effectuant un cliquer-glisser dans la page. Vous pouvez modifier la couleur du cadre en cliquant sur le bouton
puis cliquer sur la couleur de fond souhaitée. L’illustration de la page précédente montre le résultat que vous pouvez obtenir.5. Vous pouvez présenter les rubriques indiquant les noms des produits sous forme de liste déroulante. Dans notre exemple, cliquez sur la rubrique
Nom_Entrée1
, puis choisissez dans le menu
Format
l’option de rubrique. Cochez la case.
Cliquez ensuite dans la zone d’après à droite de la case et sur l’option Liste de valeurs. Dans la zone
Nom de la liste
, tapez Liste_ Entrée1 et cliquez sur
Créer
.6. Indiquez au logiciel les données qui doivent apparaître dans cette liste en cochant la case
Dans la fenêtre qui s’affiche, cliquez sur
Fichier
, puis sur la table où se trouve le nom des produits, par exemple
Entrées
. Cliquez sur
Ouvrir
. Dans la partie gauche de la fenêtre apparaît la liste des rubriques de cette base. Cliquez sur la rubrique Nom, puis sur
OK
, sur
Valider
et sur
Fin
.7. Vous souhaitez que FileMaker Pro affiche automatiquement le nombre de calories d’un aliment pour un gramme lorsque vous choisissez son nom dans la liste déroulante. Comme la rubrique n’existe pas dans la base
Menu
vous devez insérer une table externe. Pour cela, cliquez sur le bouton
puis effectuez un cliquer-glisser à l’endroit souhaité. Cliquez sur la flèche de la zone
Afficher les fiches de
, puis sur le lien
Entrée1
. Effectuez ensuite un double clic dans la zone
Afficher
de la partie
1
Format et tapez . Cliquez sur
OK
.8. Insérez dans cette table la rubrique
Calories_1
en plaçant votre pointeur sur le bouton
puis effectuez un cliquer-glisser à l’intérieur de la table. Dans la fenêtre qui apparaît, cliquez sur la rubrique
Calories_1
, puis sur le bouton
OK
.9. Refaites les manipulations des numéros 5 à 8 de cette étape pour présenter les autres rubriques indiquant le nom des produits et pour afficher leurs calories pour un gramme.10. Vous pouvez également ajouter du texte d’indication dans la base. Pour cela, cliquez sur le bouton
Puis sur la page à l’endroit souhaité et tapez le texte. Un exemple est représenté dans l’illustration de la page précédente.Etape 7
Utilisez le modèle de la base Menu1. Pour basculer dans le mode qui permet de taper les données, choisissez dans le menu
Mode
, l’option
Utilisation
. Vous constatez que si vous cliquez sur la rubrique
Nom_Entrée1
la liste suivante se déroule :
Si vous cliquez sur un élément de la liste, la rubrique
Calories_1
insérée dans la table externe est renseignée automatiquement.2. Lorsque vous tapez un chiffre dans la rubrique
Gramme_Entrée1
, les rubriques
Total_Entrée1 et Total_ Général
se calculent automatiquement : Vous pouvez ainsi créer des menus plus ou moins calorifiques.
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