Dès qu’un document comprend plusieurs pages, retrouver un paragraphe devient une opération longue et fastidieuse. La solution consiste à organiser les titres (et sous-titres) de votre texte et à utiliser l’explorateur de documents. Celui-ci affiche alors la liste des titres et permet, en cliquant simplement sur l’un d’eux, de vous déplacer jusqu’au paragraphe concerné.
Brigitte Bourbé (Carm2i)
Etape 1 : préparez le document
Notre exemple s’appuie sur un texte dans lequel vous notez, pour mémoire, des manipulations de logiciels. Il se compose de trois niveaux : le nom des logiciels, le titre des astuces et la manipulation à effectuer. (voir l’illustration 1). Pour organiser une hiérarchie entre ces différents éléments, il faut appliquer des styles aux deux premiers niveaux (logiciel et titre de l’astuce).Remarque : cet exercice peut aussi s’appliquer pour un carnet d’adresses.1 Pour appliquer, dans notre exemple, un style aux différents logiciels, sélectionnez dans un premier temps le mot Word :Dans la barre d’outils de Mise en forme, cliquez sur la flèche de la zone Style :Utilisez la barre de défilement verticale pour atteindre l’option Titre 1 et cliquez dessus :Vous obtenez alors :Refaites ces manipulations pour appliquer le style Titre 1 aux autres logiciels (OpenOffice.Org calc, etc. ).Remarque : si la barre d’outils Mise en forme n’est pas affichée, cliquez, dans le menu Affichage sur Barre d’outils, puis Mise en forme.2 Pour retrouver facilement le titre d’une astuce, il faut également leur attribuer un style. Pour cela, sélectionnez, ici le texte Explorateur de documents de votre texte puis, après avoir cliqué sur la flèche de la zone Styles, choisissez l’option Titre 2. Faites de même avec les autres titres (Changer la couleur de l’arrière-plan, etc. ).Remarque : dans notre exemple, nous avons ensuite ajouté, pour plus de lisibilité, un retrait de paragraphe pour le texte des astuces.
Etape 2 : utilisez l’explorateur de documents
1 Pour afficher l’explorateur de documents, cliquez dans le menu Affichage sur l’option Explorateur de documents. L’illustration 2 montre le volet qui s’affiche à gauche du document.Vous y retrouvez, sous forme de liste hiérarchique, les logiciels et les titres des astuces qui lui sont rattachés.2 Pour atteindre un logiciel (ou une astuce) en particulier, cliquez, dans le volet Exploration des documents, sur son libellé. L’intitulé correspondant s’affiche aussitôt en haut de votre document et surligne l’élément sélectionné dans l’explorateur de documents.3 Par défaut, tous les niveaux sont affichés dans le volet Explorateur de documents (ici logiciels et titres des astuces).Vous pouvez également n’afficher qu’un niveau en cliquant dans une partie vierge de l’explorateur et en choisissant l’option Afficher tous les titres de niveau 1. Dans notre exemple, vous obtenez ceci :Dans ce cas, pour afficher la liste des astuces, par exemple Winamp, cliquez sur le signe +, situé devant son libellé :La liste des astuces du logiciel saffiche alors :Remarque : si vous modifiez votre document, le volet Explorateur de documents est mis automatiquement à jour.
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