Appliquer un format à une cellule est judicieux pour mettre vos données en valeur. Voici quelques exemples pour aller plus loin que les formats prédéfinis d’Excel, tels que l’ajout d’une phrase, la valorisation par des couleurs, etc. Vous pourrez les enregistrer dans un modèle et les réutiliser à votre gré
Brigitte Bourbé (Carm2i)
Etape 1 : Créez un format personnalisé
1 Cliquez avec le bouton droit de la souris dans la cellule à présenter. Dans le menu contextuel qui s’affiche, choisissez l’option Format de cellule :2 Une nouvelle fenêtre s’affiche. Cliquez sur l’onglet Nombre puis, dans la zone Catégorie, sur l’option Personnalisée (voir l’illustration 1).3 Sélectionnez la valeur affichée dans la zone Type et appuyez sur la touche Suppr.Continuez ainsi : réalisez l’un des exercices ci-après et validez-le en cliquant sur OK. Vous reprendrez les points 1 à 3 pour en faire un autre.Attention : dans les exemples ci-dessous, les espaces sont importants. Nous les avons représentés par un point orange (?).Composez une phraseExemple 1 : vous souhaitez taper un nombre (900) dans la cellule et voir apparaître Montant de la prestation : 900 euros (voir l’illustration 2).Dans la zone de saisie Type, tapez : “Montant de la prestation :?”0″?euros”Divisez par 1 000Exemple 2 : vos montants en euros sont élevés. Pour gagner en lisibilité, vous souhaitez qu’ils soient convertis en K euros (kilo euros) et que, en tapant 900000, s’affichent 900 K euros.Dans la zone de saisie Type, tapez : 0?”?K euros”Remarque : vous pouvez également créer un format pour les millions d’euros (1 m euros = 1 000 000 euros) en tapant : 0??”?M euros”(Il y a deux espaces après le zéro).Mettez de la couleur selon des conditionsExemple 3 : dans un tableau, vous souhaitez que les cellules contenant un montant supérieur à 10 s’affichent en rouge et les autres en vert (voir l’illustration 3). Pour cet exemple, dans la zone Type, tapez : [Rouge][>10];[Vert]Exemple 4 : vous souhaitez distinguer les nombres positifs des nombres négatifs en leur appliquant une couleur différente. Dans la zone de saisie Type, tapez : [Bleu]+0;[Jaune]-OAlignez les décimalesExemple 5 : votre tableau contient des nombres avec décimales.Pour qu’ils s’alignent correctement (voir l’illustration 4), tapez : #?,???Le nombre de points d’interrogation après la virgule correspond au nombre de décimales.Présentez les chiffresExemple 6 : en tapant un nombre tel que 2758538, celui-ci doit s’afficher avec un espace séparant le chiffre des unités et trois décimales, soit 2 758 538,000. Pour cela, dans la zone de saisie Type, tapez : #?##0,000
Imposez un affichage sur cinq chiffresExemple 7 : lorsque vous tapez un code postal, par exemple 02000, vous souhaitez que la cellule affiche 02000 et non pas 2000 comme c’est le cas si vous ne lui appliquez pas un format sur cinq chiffres. Pour cela, dans la zone Type, tapez : 00000Ajoutez des points après un texteExemple 8 : vous souhaitez donner l’apparence d’une table des matières à la cellule sélectionnée, par exemple Total 1 doit s’afficher ainsi : Total 1…Dans la zone Type, tapez : @…….. (après l’arobase, tapez autant de points que vous souhaitez voir après le contenu de la cellule (voir l’illustration 5).Remarque : vous pouvez, à l’inverse, ajouter des points avant le texte de la cellule avec la formule : …. @Masquez vos données confidentiellesExemple 9 : vous ne souhaitez pas que les éléments d’une somme soient visibles. Tapez alors : ;;;Affichez une dateExemple 10 : pour créer votre propre format de date, créez une combinaison de lettres : j (pour le jour de la semaine), m (pour le mois) et a (pour l’année). Le tableau ci-dessous donne les équivalences de la date du vendredi 1er février 2008 :Pour séparer chaque élément de la date, vous pouvez utiliser les signes : /, -, ou un espace. Par exemple en tapant : jj.mm.aaaa vous obtenez 01.02.2008Combinez plusieurs formatsLes précédents exemples peuvent être fusionnés pour créer un format complexeExemple 11 : les cellules ayant une valeur négative ont le libellé Vous nous devez : et s’inscrivent en bleu. Les cellules ayant une valeur positive affichent, en rouge Nous vous devons :. Les cellules comportant un zéro afficheront, en vert, la mention Nous sommes quittes. (Voir le résultat dans l’illustration 6).Tapez la formule : [Bleu]”Nous?vous?devons?:?”#?##0,00″?Euros”;[Rouge] “Vous?nous?devez?:?”#?##0,00 “?euros “;[Vert]”Nous?sommes?quittes”
Etape 2 : Réutilisez les formats créés
Les formats personnalisés s’enregistrent dans le classeur où ils sont créés.Pour les réutiliser dans vos futurs classeurs, il faut les enregistrer dans un modèle prédéfini d’Excel.1 Si vous avez créé des formats qui s’avèrent inutiles, vous pouvez les supprimer.Pour cela, cliquez dans une cellule du classeur et reprenez les points 1 et 2 de l’étape 1.Cliquez dans la liste des formats sur celui qui ne vous intéresse plus, puis cliquez sur le bouton Supprimer.Recommencez ce point si nécessaire et fermez la fenêtre en cliquant sur OK.2 Sélectionnez les données de la feuille active en appuyant successivement sur les touches Ctrl et A de votre clavier.Dans le menu Edition, choisissez ensuite les options Effacer puis Tout :3 Cliquez dans la cellule A1 puis, dans le menu Fichier, choisissez l’option Enregistrer sous.4 Dans la fenêtre qui s’affiche, cliquez sur la flèche de la zone Type de fichier et choisissez l’option Modèle(*.xlt) ou Modèle :La liste des modèles s’affiche. Dans la zone Nom de fichier, tapez par exemple Mes formats :Cliquez sur Enregistrer puis sur Oui.Fermez le modèle en cliquant dans le menu Fichier sur Fermer.5 Pour réutiliser les formats personnalisés qui ont été enregistrés dans Mes formats.xlt, vous devez cliquer, dans le menu Fichier, sur l’option Nouveau.Dans le volet Nouveau classeur, qui s’affiche à la droite du classeur, cliquez sur le lien Sur mon ordinateur de la zone Modèles :6 Dans l’onglet Général de la fenêtre, cliquez sur Mes formats.xlt :et validez en cliquant sur le bouton OK.7 Sélectionnez le (ou les) cellule(s) concernée(s) par le format, puis reprenez les points 1 et 2 de létape 1.8 Cliquez, dans la liste de la zone Type, sur le format qui vous convient. Validez en cliquant sur le bouton OK
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