Vous avez une grande quantité de données à analyser, à comparer, à combiner ou à récapituler à partir d’une liste. Le faire manuellement peut être très fastidieux. OpenOffice.org Calc met à votre disposition une fonction nommée Pilote
de données qui va vous aider à faire ce travail. Il est capable de ‘ croiser ‘ les données en lignes et en colonnes afin de réaliser des calculs plus ou moins complexes. Il est également capable de se
mettre à jour si vous modifiez par la suite la liste des données. Un exemple de la liste utilisée pour notre exercice se trouve dans l’illustration 1Attention : la cohérence du tableau d’analyse repose sur la qualité de la liste des informations utilisée. Nous vous conseillons donc de vérifier les différents éléments dans la liste.
Etape 1 : créez le tableau d’analyse
1 Sélectionnez la liste avec les en-têtes de lignes et de colonnes inclus. Pour notre exemple, effectuez un cliquer-glisser de la cellule A1 à la cellule
F12.2 Choisissez, dans le menu Données, l’option Pilote de données et cliquez sur l’option Activer :3 Dans la fenêtre affichée, cliquez sur la case Sélection active et sur le bouton OK.4 Dans une fenêtre, vous avez à gauche la structure d’un tableau divisée en quatre zones : Champs de la page, Champs de colonne, Ligne Champs et Champs de
données. Vous retrouvez aussi les titres des colonnes à droite de la structure sous la forme d’étiquettes :Cette fenêtre permet de définir la présentation et, surtout, le ‘ point de rotation ‘ du tableau afin de pouvoir ‘ faire tourner ‘ les
données et les montrer sous différents points de vue.Pour construire le tableau, vous devez glisser les étiquettes dans les zones du tableau. Ici, vous souhaitez voir les noms des adhérents en ligne, les activités en colonne, et effectuer la somme de la cotisation croisant ces données.
Pour cela, placez le pointeur sur l’étiquette Nom et effectuez un cliquer-glisser vers le tableau dans la zone Ligne Champs :En utilisant la même méthode, placez l’étiquette Activité dans la zone Champs de colonne et l’étiquette Cotisation dans la zone
Champs de données (voir l’illustration 2 ci-dessus).Lorsque vous placez une étiquette dans la zone Champs de données, une mention supplémentaire apparaît à gauche du nom de l’étiquette. Elle indique le type de calcul que va effectuer le
logiciel :5 Maintenant, indiquez où vous souhaitez obtenir le tableau d’analyse. Nous vous conseillons de le créer dans une nouvelle feuille en cliquant en bas à droite de la fenêtre sur le bouton De nouvelles options apparaissent
dans la zone Résultat en bas de la fenêtre.Cliquez sur la flèche de la zone Destination :Dans la liste qui se déroule, cliquez surPuis choisissez la feuille de calcul à utiliser dans le classeur, ici Feuille2, en cliquant en bas de l’écran sur l’ongletCliquez ensuite dans cette feuille sur la première cellule qui va accueillir le tableau, ici A1 :La référence s’affiche dans la zone complètement à droite de Destination :6 Vérifiez ensuite que les options suivantes sont bien cochées : Total – colonnes, Ajouter un filtre, Total – lignes, Activer le rappel des éléments et, pour obtenir le résultat du
tableau d’analyse, cliquez sur OK. Le tableau apparaît dans la Feuille 2 (voir l’illustration 3).
Etape 2 : affinez le tableau d’analyse
1 Vous pouvez améliorer ou modifier facilement ce tableau.Vous souhaitez, par exemple, connaître la somme totale des cotisations et le nombre de personnes selon les activités par mois et par années. Pour cela, cliquez avec le bouton droit de la souris sur une des cellules de celui-ci. Dans
le menu contextuel qui se déroule, cliquez sur Activer.2 Pour commencer, supprimez de la structure les étiquettes qui ne vont pas servir, ici l’étiquette Nom. Pour cela, placez le pointeur sur l’étiquette dans la zone Ligne
Champs et effectuez un cliquer-glisser à l’extérieur de la structure. Le pointeur se transforme ainsi :Lâchez le bouton de la souris. Refaites cette manipulation pour supprimer l’étiquette Activité dans la zone Champs de colonne.3 Ajoutez l’étiquette Mois dans la zone Ligne Champs, puis l’étiquette Année dans la zone Champs de colonne et
l’étiquette Activité dans la zone Champs de la page :4 Vous pouvez aussi choisir d’effectuer un deuxième calcul dans le tableau : par exemple, connaître le nombre de participants en plus du total des cotisations. Pour cela, placez l’étiquette
Nom dans la zone Champs de données :Ici, il ne s’agit pas de calculer une somme, mais le nombre de personnes. Pour cela, double-cliquez sur l’étiquette Somme Nom. Le logiciel propose les différents calculs que vous pouvez effectuer.
Cliquez surCliquez sur le bouton OK. Vous obtenez :5 Validez en cliquant sur le bouton OK.Le résultat apparaît dans l’illustration 4. Par défaut, le tableau propose les résultats pour toutes les activités confondues. Si vous voulez voir le résultat pour une seule activité, cliquez en haut du tableau
sur la flèche située à droite de l’étiquette Activité :Dans la liste qui se déroule, le logiciel propose les différentes activités. Cliquez sur celle que vous voulez voir. Par exemple :Le tableau n’affiche que les données qui correspondent à l’activité choisie.
Etape 3 : filtrez le tableau
1 Vous pouvez demander au logiciel de n’afficher que quelques informations selon des critères de recherche.Par exemple, vous souhaitez voir les données qui ne concernent que l’année 2005. Pour cela, cliquez le bouton Filtre situé au-dessus du tableau :2 Cliquez sur la flèche de la zone Nom de champ :La liste des titres apparaît. Cliquez sur Année. Puis cliquez sur la flèche de la zone Condition, et sur le signe =. Cliquez ensuite
sur la flèche de la zone Valeur, puis sur l’année 2005.3 Cliquez sur OK. Le tableau affiche seulement les informations pour l’année choisie
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