Si le secrétariat de votre association ferme pendant une certaine période, vous pouvez créer un message d’absence pour en informer les adhérents qui le contacteront pendant cette période, et leur donner des informations complémentaires.
Brigitte Bourbé (Carm2i)Remarque : pour bénéficier de la fonction décrite ici, il faut que votre ordinateur reste allumé pendant votre absence, qu’Outlook Express soit chargé et la connexion à Internet (qui doit être en haut débit) activée.
Etape 1 : rédigez le message
1 Dans la fenêtre principale d’Outlook Express, cliquez sur Créer un message :2 Dans la fenêtre Nouveau message, tapez, dans la zone Objet, le texte qui vous convient, ici : Période de congés.Tapez le texte du message et appliquez-lui la mise en forme de votre choix (voir illustration 1).Remarque : n’indiquez aucun destinataire. Le logiciel complétera automatiquement la zone lorsque le message sera envoyé.3 Enregistrez le message en cliquant, dans le menu Fichier, sur l’option Enregistrer sous.4 Recherchez un emplacement de sauvegarde dans la zone Enregistrer dans puis tapez le nom du message, par exemple, Période de congés, dans la zone Nom du fichier. Validez en cliquant sur Enregistrer.5 Fermez la fenêtre Nouveau message en cliquant, dans le menu Fichier, sur l’option Quitter.
Etape 2 : créez la règle
1 Pour créer la règle, choisissez, dans le menu Outils, les options Règles de message puis Courrier :2 Si vous avez déjà créé des règles, la fenêtre Règles de message s’affiche. Cliquez alors sur le bouton Nouveau. Sinon, allez directement au point suivant.3 La fenêtre Nouvelle règle de courrier s’affiche. Elle est composée de quatre parties :Conditions pour la règleVous indiquez dans cette partie sous quelles conditions déclencher la règle. Ici, utilisez l’ascenseur vertical puis, cochez Pour tous les messages :Actions de la règleVous définissez ici le type d’action souhaité pour les messages précédemment filtrés. Déroulez la liste et cochez l’option Répondre en utilisant message :Description de la règleCette zone affiche les indications précédemment définies. Les informations nécessitant d’être détaillées sont inscrites en bleu et soulignées, ici message :Cliquez sur ce lien. Dans la fenêtre Ouvrir, recherchez puis double-cliquez sur le fichier contenant le modèle du message, ici Période de congés.eml.Nom de la règleLa règle porte un nom par défaut, ici Nouvelle règle de courrier #1. Pour le modifier sélectionnez le contenu de la zone Nom de la règle puis tapez, par exemple : Message pendant absence (l’illustration 2 montre la règle obtenue). Validez en cliquant sur OK.4 La nouvelle règle est ajoutée dans la liste de la fenêtre Règle de message. Par défaut, elle est cochée et donc active.Cliquez sur OK.
Etape 3 : désactivez la règle
A votre retour de congés, n’oubliez pas d’annuler la règle.Reprenez alors le point 1 de l’étape 2. Dans la fenêtre Règles de message, sélectionnez la règle concernée, ici Message pendant absence, puis, selon vos besoins vous pouvez soit :
désactiver la règle en la décochant. Elle reste alors en mémoire, sans qu’il y ait daction et peut être réactivée par la suite.
supprimer la règle en cliquant sur le bouton Supprimer puis sur OK.
🔴 Pour ne manquer aucune actualité de 01net, suivez-nous sur Google Actualités et WhatsApp.
