Vous souhaitez répertorier dans un index les termes ou les thèmes abordés dans un long document pour les retrouver rapidement (voir l’illustration 1). Pour cela, Word met à votre disposition la fonction Indexation qui simplifie le travail. En effet, une fois que vous lui avez indiqué les mots à intégrer dans l’index, la fonction génère automatiquement la liste des mots et y ajoute les numéros de pages correspondants
Patricia Frein (Carm2i)
Etape 1 : Indiquez les mots à indexer
Il existe deux méthodes pour marquer les mots.Méthode 1 : Choisissez les mots dans le documentCette méthode consiste à sélectionner directement les mots à indexer dans le document.1 Ouvrez le document et effectuez un cliquer- glisser sur le mot ou sur l’expression à indexer, ici :2 Choisissez dans le menu Insertion, l’option Référence, et ensuite Tables et Index.Puis cliquez sur l’onglet Index et sur le bouton Marquer entrée :Remarque : pour aller plus vite, effectuez la combinaison de touches Alt, Majuscule (au-dessus de la touche Ctrl) et X.3 Le texte sélectionné apparaît automatiquement dans la zone Entrée de la partie Index :Indiquez que vous voulez faire apparaître le numéro de page en cochant dans la partie Options, la case Page en cours :4 Vous souhaitez voir dans l’index : seulement le numéro de la page où a été sélectionné le texte, cliquez sur le bouton Marquer ;
tous les numéros de pages où apparaît le texte sélectionné, cliquez sur le bouton Marquer tout.Puis fermer la fenêtre en cliquant sur le bouton Fermer.Word ajoute, à droite du texte sélectionné, un code champ qui se présente ainsi pour notre exemple :Ce même code apparaîtra dans les autres pages à droite du même texte si vous avez choisi Marquer tout.Ces codes (voir l’illustration 2) permettront à Word de générer plus tard l’index (voir l’illustration 1).Remarque : si vous ne voyez pas ce code, cliquez en haut à droite de l’écran sur le bouton Afficher/Masquer ¶ :Méthode 2 :Tapez les mots dans un autre documentCette méthode consiste à créer une liste de mots à faire apparaître dans l’index en les tapant dans un autre document sans avoir à manipuler le document d’origine.1 Laissez le document à indexer ouvert. Créez un nouveau document en cliquant en haut à gauche de l’écran sur le bouton Nouveau document :2 Mémorisez ce document en choisissant dans le menu Fichier, l’option Enregistrer sous.Indiquez l’emplacement de la sauvegarde, ici dans Mes documents, puis dans la zone Nom de fichier, intitulez-le Mots index.Validez en cliquant sur le bouton Enregistrer.3 Les mots de l’index doivent apparaître tels qu’ils figurent dans le document en respectant les majuscules et les minuscules, mais par défaut, Word corrige certains mots automatiquement. Pour supprimer cette option, choisissez dans le menu Outils, la commande Options de correction automatique. Dans l’onglet Correction automatique, décochez les quatre cases suivantes :Cliquez sur le bouton OK.4 Pour faciliter la création de la liste, créez un tableau à deux colonnes. Pour cela, cliquez en haut de l’écran sur le bouton Insérer un tableau :Puis, dans le panneau qui apparaît, déplacez le pointeur sur la deuxième case de la première ligne5 Dans la cellule de gauche, tapez exactement le mot comme il apparaît dans le document, par exemple romaine.Puis dans la cellule de droite, tapez le mot tel qu’il doit apparaître dans l’index, ici Romaine.6 Pour ajouter une ligne, appuyez sur la touche Tabulation (à gauche de la touche A) après le mot tapé dans la colonne de droite.Puis ajoutez d’autres mots en répétant les points 5 et 6 (voir l’illustration 3).Remarque : nous vous conseillons de répertorier toutes les formulations d’un mot dans le tableau, ici :7 Enregistrez les modifications et fermez le document Mots index.8 A partir du document à indexer, choisissez dans le menu Insertion, l’option Référence, puis Tables et Index. Cliquez ensuite sur l’onglet Index et sur le bouton Marquage auto :9 Sélectionnez le fichier où vous avez créé le tableau des mots, ici il s’agit de Mots index dans le dossier Mes documents :Cliquez sur le bouton Ouvrir.A droite de chaque mot (dont vous avez demandé l’indexation dans le tableau) apparaît le code champ qui va permettre la création de l’index (voir l’illustration 2).Remarque : si vous ne voyez pas ce code, cliquez en haut à droite de l’écran sur le bouton Afficher/ Masquer ¶ :
Etape 2 : Créez l’index
1 L’affichage des codes champs, même s’ils ne s’impriment pas, peut fausser la pagination du document. Pour que les bons numéros de pages apparaissent dans l’index, masquez les caractères non imprimables en cliquant sur le bouton Afficher/Masquer ¶.2 Dans le document, cliquez à l’endroit où doit apparaître l’index, par exemple à la fin de celui-ci dans une nouvelle page. Pour cela, appuyez simultanément sur les touches Ctrl et Fin (à droite de Suppr). Puis insérez un saut de page en appuyant simultanément sur les touches Ctrl et Entrée.3 Choisissez dans le menu Insertion, l’option Référence, puis Tables et Index. Cliquez ensuite sur l’onglet Index.4 Indiquez à Word quelle présentation vous voulez utiliser. Pour cela, cliquez dans la zone Formats :Puis dans la liste cliquez sur la présentation souhaitée, ici Recherché :Un exemple de l’apparence s’affiche dans la zone Aperçu avant impression.5 Pour séparer les numéros de pages du mot indexé, alignez-les à droite en cochant la case Aligner les numéros de page à droite.6 Pour améliorer la lisibilité entre le texte et les numéros de page, vous pouvez également ajouter des points de suite. Pour cela, cliquez dans la zone Caractères de suitePuis dans la liste, cliquez sur :
Etape 3 : Modifiez l’index
La modification ou la suppression d’un élément dans l’index doit s’effectuer dans les codes champs du document et pas dans l’index lui-même.1 Affichez les codes en cliquant sur le bouton Afficher/Masquer ¶.2 Pour modifier le nom qui doit apparaître dans l’index, sélectionnez le nom qui apparaît entre guillemet dans le code champ, ici Philippe-AugustePuis tapez le mot de remplacement, ici Philippe II3 Pour supprimer une des références de l’index, vous devez supprimer le code champ dans le texte. Pour cela, sélectionnnez-le avec les accolades,puis appuyez sur la touche Suppr du clavier.4 Pour que les modifications se répercutent dans l’index, cliquez à lintérieur de celui-ci, puis appuyez sur la touche F9 du clavier
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