Vous souhaitez imprimer des étiquettes (ou des cartes de visite) sur un support papier prévu à cet effet. Pour cela, OpenOffice.org Writer dispose de fonctions prêtes à l’emploi permettant de créer facilement une seule étiquette, une planche unique d’étiquettes ou des planches d’étiquettes à partir d’une base de données pour un publipostage par exemple
Patricia Frein (Carm2i)
Etape 1 : Créez une seule étiquette
Si vous avez écrit une lettre et que vous voulez une seule étiquette sur le support, suivez cette étape.1 Dans la lettre, sélectionnez l’adresse du destinataire, ici :Puis mémorisez-la en choisissant, dans le menu Edition, l’option Copier.2 Choisissez, dans le menu Fichier, l’option Nouveau, puis cliquez sur :3 A partir de l’onglet Etiquettes, cliquez avec le bouton droit de la souris dans la zone Inscription, puis sur Coller. L’adresse copiée dans le point 1 apparaît :4 Vérifiez que dans la partie Format, la case Feuilleest cochée :5 Cliquez dans la zone Marque.La liste des différents supports papier vendus dans le commerce se déroule : cliquez sur celui que vous utilisez, par exemple Avery A4 :Puis, par rapport à cette marque, indiquez la référence de la page d’étiquettes inscrite sur la boîte.Pour cela, cliquez dans la zone Type, puis sur la référence utilisée, ici L7163 Address :Les caractéristiques principales de la page d’étiquettes choisie s’affichent en bas à gauche de la fenêtre :Remarque : pour obtenir plus d’informations sur la page d’étiquettes choisie comme les marges, les écarts entre les étiquettes, etc., cliquez sur l’onglet Format en haut de la fenêtre.6 Pour imprimer une seule étiquette, cliquez sur l’onglet Options. Puis, dans la zone Répartir, cliquez sur la case Etiquette unique :Précisez la position de l’étiquette dans la page.Si vous commencez cette page, conservez les valeurs 1 dans les zones Colonne et Ligne. Sinon, si la page d’étiquettes a déjà été commencée et que vous voulez utiliser l’étiquette située en deuxième position en partant de la gauche et en troisième position en partant du haut, tapez les valeurs suivantes dans les zones Colonneet Ligne :7 Pour créer l’étiquette, cliquez sur le bouton Nouveau document.Un cadre avec l’adresse apparaît à la bonne position dans la page (voir l’illustration 1). Placez la page d’étiquettes dans votre imprimante, puis lancez l’impression.
Etape 2 : Créez une planche d’étiquettes
Si vous imprimez souvent des étiquettes pour un seul destinataire, vous pouvez mémoriser une planche d’étiquettes à son nom et ainsi en obtenir d’avance rapidement.1 Répétez les manipulations expliquées dans les points 1 à 6 de l’étape 1 en gardant, par exemple, la même adresse.2 Précisez au logiciel que vous désirez créer une planche d’étiquettes complète en cliquant en haut de la fenêtre Etiquettes sur l’onglet Options. Puis, dans la zone Répartir, cochez la case Page entière :3 Pour vous donner la possibilité de modifier le contenu d’une étiquette (ajouter une image, modifier la police, etc.) et de mettre à jour toutes les autres étiquettes de la page, nous vous conseillons de cocher la case Synchroniser le contenu :4 Créez l’étiquette en cliquant sur le bouton Nouveau document. Dans un nouveau document, les étiquettes sont représentées sous la forme d’un tableau (voir l’illustration 2).5 Pour changer l’apparence des étiquettes, effectuez les modifications dans la première étiquette de la page, puis mettez à jour les autres étiquettes en cliquant sur Synchroniser les étiquettesapparu en même temps que le tableau.
Etape 3 : Créez des étiquettes avec une base de données
Pour créer des étiquettes pour un publipostage, utilisez les adresses provenant d’une base de données OpenOffice.orgBase. Ici, utilisez une base de données déjà existante.1 Répétez le point 2 de l’étape 1 et, dans l’onglet Etiquettes, supprimez le contenu de la zone Inscription.2 Choisissez la base de données à utiliser en cliquant sur la flèche de la zone Base de données. Les noms des bases de données créées avec OpenOffice.org Base apparaissent. Cliquez sur celle où se trouvent les adresses à insérer dans les étiquettes, ici :Dans la zone Table, cliquez sur le nom de la table où se trouvent les adresses, ici :Remarque :si la base de données n’apparaît pas dans cette liste, choisissez, dans le menu Insertion, l’option Champ et Autres. Dans l’onglet Base de données, cliquez sur Parcourir. Recherchez et cliquez sur le nom de la base, puis sur les boutons Ouvrir et Fermer.3 Précisez le nom des champs qui vont construire l’adresse (nom, prénom, etc.) en cliquant dans la zone Champ de BD et sur Titre :Puis cliquez sur le bouton :Le champ apparaît dans la zone Inscription :Répétez cette manipulation pour insérer les autres champs (voir l’illustration 3), en prévoyant les espaces et les retours à la ligne lorsque c’est nécessaire, ici :
Titre Prénom Nom
Adresse 1
Adresse 2
CP Ville4 Refaites les points 4 et 5 de l’étape 1 et les points 2 à 5 de l’étape 2.5 Fusionnez toutes les données de la base des Contacts avec les étiquettes en choisissant, dans le menu Outils, l’option Assistant Mailing.6 Dans la partie Etapes, à gauche de la fenêtre, cliquez sur l’étape 8. Enregistrer, imprimer ou envoyer :Le logiciel comptabilise le nombre de contacts enregistrés dans la base de données. Cela peut prendre plusieurs secondes.7 Dans la partie droite, sauvegardez le document contenant les étiquettes fusionnées en cochant les cases Enregistrer le document fusionné et Enregistrer comme document unique.Cliquez sur le bouton Enregistrer les documents.8 Précisez l’emplacement de la sauvegarde, par exemple Mes documents, puis nommez le document, ici Etiquettes mailing, et cliquez sur le bouton Enregistrer.9 Pour imprimer les pages fusionnées, cochez la case Imprimer le document fusionné,puis cliquez sur le bouton Imprimer les documents.10 Fermez alors la fenêtre Assistant Mailing en cliquant sur le bouton Terminer (voir l’illustration 3)
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