Vous réalisez souvent un même type de document contenant les mêmes données ou la même présentation : une jaquette de CD ou une lettre par exemple. Pour vous éviter d’avoir à retaper chaque fois des informations constantes et de refaire la mise en forme, utilisez la fonction Modèle de Word. Nous allons voir comment créez des modèles, les utiliser, les modifier et enfin les organiser sur le disque dur
Patricia Frein (Carm2i)
Etape 1 : créez un modèle
A partir d’un modèle déjà existantLa méthode la plus simple pour créer un nouveau modèle est d’utiliser l’un des modèles prédéfinis proposés par Word. Ces documents types comprennent déjà des zones de textes que vous pourrez modifier selon vos besoins.1 A l’ouverture de Word, cliquez dans le Volet Office à droite de la page vierge surpour Word 2002 :pour Word 2003 :Remarque : si le Volet Office n’est pas à l’écran, affichez-le en choisissant, dans le menu Affichage, l’option Volet Office.2 Dans la fenêtre Modèles, Word propose des modèles classés par thèmes.Chaque thème est annoncé dans des onglets disponibles en haut de la fenêtre sous les noms : Général, Autres documents, Fusion et publipostage, Lettres Télécopies, Mémos, Pages Web, Publications et Rapports. Par défaut, vous êtes dans l’onglet Général et le modèle de base de Word qui permet d’obtenir une page vierge est nommé Document vide.Pour créer un modèle de lettre ressemblant à l’un de ceux qui sont proposés par Word, cliquez sur l’un des onglets, Lettres & Télécopies par exemple, puis surUn exemple du modèle sélectionné apparaît dans la zone Aperçu.3 Indiquez au logiciel que vous désirez ouvrir le fichier en tant que modèle et non en tant que document. Pour cela, cochez, dans la zone Créer un nouveau, la caseCliquez sur le bouton OK.4 Le document qui s’ouvre contient déjà des données. Effectuez les modifications nécessaires pour le personnaliser. Par exemple, ajoutez vos coordonnées ou modifiez la présentation.5 Une fois que vous avez terminé de modifier le document, enregistrez-le en choisissant, dans le menu Fichier, l’option Enregistrer sous. Le dossier d’enregistrement est proposé par défaut par Word. Pour faciliter la gestion de vos modèles, nous vous conseillons de conserver ce dossier par défaut.Dans la zone Nom de fichier, intitulez votre modèle en tapant par exemple Lettre personnelle. Validez ensuite en cliquant sur le bouton Enregistrer.6 Fermez le modèle en choisissant, dans le menu Fichier, l’option Fermer.A partir d’un document que vous avez crééVous avez créé un document, par exemple une jaquette de CD (enregistré dans C:Mes documents sous le nom Jaquette), et vous vous rendez compte que vous allez être amené à faire régulièrement le même type de document. Vous pouvez enregistrer ce document comme modèle en effectuant les manipulations suivantes.1 Ouvrez le document que vous avez créé, puis effacez le texte variable (nom du CD par exemple) tout en conservant la structure de la jaquette et les données qui seront permanentes.2 Pour transformer ce document en modèle, choisissez, dans le menu Fichier, l’option Enregistrer sous.3 Indiquez au logiciel que le fichier va être un modèle et non un document en cliquant sur la flèche de la zone Type de fichier :Dans la liste qui se déroule, cliquez sur l’optionAutomatiquement, Word affiche l’emplacement où doivent être enregistrés les modèles. N’en changez pas.4 Dans la zone Nom de fichier, Word a repris le nom du document auquel il a ajouté l’extension .dot :Vous pouvez, bien sûr, renommer le document en tapant par exemple Jaquette CD.Remarque : n’indiquez aucune extension à la suite du nom.5 Validez l’enregistrement en cliquant sur le bouton Enregistrer. Fermez ensuite le modèle en choisissant, dans le menu Fichier, l’option Fermer.
Etape 2 : gérez les modèles
Vous retrouverez les modèles créés dans la fenêtre Modèles que vous obtenez en effectuant les manipulations expliquées au numéro 1 de la partie ‘ A partir d’un modèle déjà existant ‘ de l’Etape 1. Dans cette fenêtre, vous pouvez indiquer que vous désirez créer un nouveau document à partir du modèle, modifier un modèle ou le supprimer.Utilisez un modèle pour créer un nouveau documentVous souhaitez utiliser l’un des deux modèles créés dans l’étape précédente.1 Dans la fenêtre Modèles, cliquez dans l’onglet Général (c’est l’onglet accueillant par défaut tous vos modèles).Les modèles apparaissent au centre de la fenêtre :2 Cliquez sur le nom du modèle à utiliser, par exemple Jaquette CD, et cochez, dans la zone Créer un nouveau, la caseValidez en cliquant sur le bouton OK.3 Dans le document qui s’affiche, remplissez alors les données variables : titre du CD, son contenu, etc. Maintenant, vous pouvez enregistrer le fichier en lui donnant un nom, ce qui en fait un document normal.Modifiez un modèleLorsque vous utilisez un modèle, vous remarquez qu’il possède une erreur de frappe ou de présentation. Pour éviter d’avoir à la corriger systématiquement quand vous utilisez le modèle, vous pouvez régler le problème en effectuant cette correction une fois pour toute directement dans le modèle.1 A partir de la fenêtre Modèles, cliquez sur l’onglet où se trouve votre modèle, ici Général, puis sur le nom du fichier, par exemple Jaquette CD. Indiquez à Word que vous désirez l’ouvrir en tant que modèle en cochant, dans la zone Créer un nouveau, la caseCliquez sur le bouton OK.2 Effectuez les modifications, puis choisissez, dans le menu Fichier, l’option Enregistrer sous. Cliquez sur le nom du modèle modifié, ici Jaquette CD.Cliquez sur le bouton Enregistrer.3 Word vous avertit que le nom de modèle existe déjà. Pour remplacer le modèle existant par celui que vous venez de modifier, cochez la caseValidez en cliquant sur OK et fermez le document ouvert.Supprimez un modèleA partir de la fenêtre Modèles, cliquez sur l’onglet où se trouve le modèle, ici Général. Puis cliquez avec le bouton droit de la souris sur le nom du modèle, par exemple Lettre personnelle.Dans le menu contextuel qui se déroule, cliquez sur l’option Supprimer. Répondez Oui à la question.Le fichier est alors déplacé dans la corbeille de Windows.
Etape 3 : classez les modèles
Créez un nouvel onglet dans la fenêtre ModèlesAu moment d’enregistrer un nouveau modèle, vous ne souhaitez pas que ce soit dans l’onglet Général, mais dans un onglet portant votre nom par exemple. Pour cela, créez un nouveau modèle en utilisant une des deux méthodes expliquées dans l’Etape 1. Au moment où vous nommez le modèle, dans la fenêtre Enregistrer sous, cliquez sur le boutonTapez le nom du dossier, ici Patricia, et cliquez sur OK. Le nouveau dossier s’ouvre automatiquement. Nommez le modèle et cliquez sur Enregistrer. Ouvrez la fenêtre Modèles et vous constaterez alors qu’un nouvel onglet portant le nom du dossier apparaît (voir illustration). Cliquez dessus et le modèle enregistré apparaît.Modifiez l’emplacement des modèles personnalisésSelon votre version de Windows, Word enregistre les modèles dans C:Program FilesMicrosoft Office Modèles ou dans le dossier de votre compte utilisateur de Windows : C:Documents and Settings Profil1Application DataMicrosoft Modèles.Pour retrouver rapidement vos modèles, modifiez cet emplacement en enregistrant vos modèles, par exemple dans …Mes documentsMes modèles. Pour cela, choisissez, dans le menu Outils, la commande Options. En haut de la fenêtre, cliquez sur longlet Dossiers par défaut, puis double-cliquez sur la ligneRecherchez et double-cliquez sur le dossier où vous voulez stocker vos modèles. Cliquez sur OK
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