Vous avez de grands tableaux ayant des centaines, voire des milliers de lignes, et vous n’arrivez plus à retrouver rapidement les informations bien précises que vous voulez isoler pour créer un nouveau tableau. Pour régler ce
problème, OpenOffice.org Calc dispose d’une fonction qui regroupe trois méthodes de tri : AutoFiltre, Filtre standard et Filtre spécial. Nous allons détailler chacune de ces méthodes en prenant pour exemple la base de données des membres d’une
association de sports (voir l’illustration 1), mais vous pouvez bien sûr l’adapter à vos propres bases de données.
Méthode 1 : avec l’AutoFiltre
Avec ce filtre, vous pouvez afficher directement dans le tableau des informations trouvées grâce à des critères sélectionnés.Affichez l’AutoFiltreDans la base de données ouverte, cliquez sur une des cellules qui forment le tableau, par exemple A1.Puis, choisissez dans le menu Données l’option Filtre et cliquez sur AutoFiltre.Des flèches apparaissent dans la ligne des titres de colonnes :Appliquez un critèrePour n’afficher que les Parisiens, cliquez sur la flèche dans l’en-tête Ville :Dans la liste d’informations sans doublon, cliquez surLe tableau n’affiche plus que les données correspondant aux Parisiens, et masque temporairement les autres. Voir le résultat de ce filtre dans l’illustration 2 ci-dessus. Vous constatez que la flèche de la colonne Ville
est devenue bleue :Cela signifie qu’il y a un filtre appliqué dans le tableau et qu’un critère a été choisi dans cette colonne.Appliquez plusieurs critèresVous souhaitez aller plus loin dans votre recherche en ajoutant un autre critère à celui utilisé. Par exemple, vous voulez tous les Parisiens qui font de la course.Conservez à l’écran la liste obtenue avec le critère Paris, et cliquez sur la flèche de la colonne Activités et sur :Le résultat de la manipulation apparaît dans l’illustration 3 ci-dessus. Vous pouvez de cette manière ajouter d’autres critères pour affiner de plus en plus votre recherche.Annulez le filtre sur un critèreVous avez appliqué plusieurs critères de recherche dans un tableau, et vous souhaitez en annuler un.Par exemple, dans la partie précédente, vous avez affiché les randonneurs parisiens et vous voulez maintenant obtenir la liste de tous les randonneurs.Pour cela, cliquez à nouveau sur la flèche de la colonne Ville, puis, dans la liste qui se déroule, choisissez l’optionAnnulez le filtre sur tous les critèresPour retrouver rapidement toutes les informations qui figurent dans votre tableau, choisissez dans le menu Données l’option Filtre, et cliquez sur Supprimer le filtre.Vous pouvez maintenant choisir d’autres critères de recherche.Annulez l’AutoFiltrePour travailler normalement sur votre tableau et ne plus utiliser la fonction AutoFiltre, choisissez dans le menu Données l’option Filtre, puis cliquez sur Masquer
l’AutoFiltre.Les flèches situées à droite des en-têtes de colonnes disparaissent, indiquant que les filtres choisis ne sont plus appliqués.
Méthode 2 : avec le Filtre standard
Ce filtre permet de sélectionner des données selon les valeurs et les restrictions bien précises que vous aurez indiquées.Vous pouvez combiner jusqu’à trois critères en appliquant l’un des deux mots-clés suivants :
ET logique qui retient les données si tous les éléments sont vrais, et les rejette si au moins l’un d’entre eux est faux.
OU logique qui retient les données si au moins un des éléments est vrai, et les rejette si tous sont faux.Ici, par exemple, vous voulez afficher toutes les inscriptions comprises entre le 1er janvier et le 31 décembre 2006. Pour cela, nous allons utiliser ces deux critères plus le mot-clé
ET.1 Cliquez dans une des cellules du tableau et choisissez dans le menu Données l’option Filtre, puis cliquez sur Filtre standard.2 Dans la fenêtre affichée, indiquez le premier critère qui consiste à rechercher toutes les dates à partir du 1er janvier 2006. Pour cela, cliquez sur la flèche de la zone Nom de
champ :Dans la liste des en-têtes de colonnes qui s’affichent, cliquez sur celle contenant les dates de :Puis, cliquez sur la flèche de la zone Condition :Et choisissez l’opérateur de comparaison. Pour notre exemple, cliquez sur le signe ‘ supérieur ou égal ‘ :Pour finir, indiquez la valeur recherchée en tapant dans la zone Valeur la date : 01/01/2006.3 Précisez le mot-clé désiré afin de pouvoir indiquer ensuite le deuxième critère. Pour cela, cliquez sur la flèche de la zone Lien :Et cliquez sur4 Choisissez le deuxième critère qui permettra de rechercher toutes les dates après le 01/01/2006 jus-qu’au 31/12/2006 inclus. Répétez les manipulations expliquées dans le point 2 de cette méthode au même niveau que le
lien ET.Pour la zone Nom de champ, choisissez l’en-tête Inscription, pour la zone Condition, choisissez l’opérateur < (strictement inférieur à) et pour la zone Valeur, tapez
01/01/2007.Voici la fenêtre des critères que vous obtenez5 Validez vos choix en cliquant sur le bouton OK. Le tableau affiche maintenant tous les membres inscrits entre le 1er janvier et le 31 décembre 2006.Le résultat de l’opération apparaît dans l’Illustration 4, page précédente.
Méthode 3 : avec le Filtre spécial
Ce filtre permet d’extraire les données recherchées dans une nouvelle feuille sans que la base de don-nées soit modifiée.Les critères (jusqu’à huit) sont tapés dans un nouveau tableau dans la feuille qui va accueillir l’extraction.Ici, vous voulez obtenir en Feuille2 (la base se trouve en Feuille1) la liste de tous les randonneurs parisiens et la liste de tous les Lyon-nais inscrits qui se livrent à l’escalade.1 Créez le tableau qui va contenir les critères. Pour cela, sélectionnez les en-têtes des colonnes de la base dans la Feuille1, en effectuant un cliquer-glisser des cellules A1 à
E1.Puis, mémorisez la sélection en choisissant dans le menu Edition l’option Copier.En bas de l’écran, cliquez sur l’onglet Feuille2, puis dans la cellule A1.Choisissez, dans le menu Edition, l’option Coller.2 Indiquez les critères à utiliser dans le nouveau tableau, en tapant, dans les colonnes Ville et Activités, les informations suivantes :Ici, vous avez deux critères :
dans la ligne 2, vous recherchez les randonneurs parisiens ;
dans la ligne 3, vous recherchez les Lyonnais qui font de l’escalade.3 Précisez où se trouve la base de données sur laquelle la recherche doit s’effectuer. Pour cela, cliquez dans l’onglet Feuille1, puis sélectionnez tout le tableau.4 Dans le menu Données, choisissez l’option Filtre, et cliquez sur Filtre spécial. Indiquez où se trouvent les critères en cliquant dans l’onglet Feuille2, puis
effectuez un cliquer-glisser de la cellule C1 à la cellule D3.Remarque : il est important de sélectionner avec les critères les titres des colonnes, pour que le logiciel puisse rechercher les données dans les bonnes colonnes de la base.5 Indiquez où le résultat doit apparaître, en cliquant dans la fenêtre sur le bouton Options. Puis, cochez la case Copier le résultat vers et cliquez dans l’onglet Feuille2 sur une
cellule, par exemple sur A6.6 Cliquez sur le bouton OK. Le résultat apparaît dans un nouveau tableau dans la Feuille2.
🔴 Pour ne manquer aucune actualité de 01net, suivez-nous sur Google Actualités et WhatsApp.
