Un index sert à retrouver rapidement les pages où sont cités les mots les plus représentatifs d’un livre, d’un rapport, d’une brochure, etc. Dans un traité d’astronomie, ce seront par exemple des noms de planètes et d’étoiles, alors que dans un livre d’histoire, les noms de personnages, de pays ou de batailles sont les plus importants. L’opération est toujours fastidieuse, même avec l’aide de l’informatique : il faut en effet répertorier tous les mots à reprendre.Word propose une fonction d’indexation qui facilite grandement les choses. Il suffit de remplir un tableau à partir duquel l’index se générera tout seul, automatiquement. Pour notre exemple, nous avons de nouveau utilisé le roman Vingt Mille Lieues sous les mers. Le sous-marin Nautilus ayant parcouru le monde entier, ce sont les termes géographiques (villes, pays, mers, caps et autres îles) que nous avons naturellement répertoriés.Un dernier conseil, surtout si vous créez votre index à partir de l’une de vos productions personnelles : enregistrez d’abord votre document sous un autre nom et conservez-le à part. En effet, une fois votre document enregistré, il est pratiquement impossible de le ‘ désindexer ‘. Et si, plus tard, vous voulez retoucher votre texte, l’index ne renverra plus aux bonnes pages. Mais le tableau que vous aurez créé pourra être utilisé à nouveau.
Etape 1 : numérotez les pages
1 Ouvrez le document à indexer et restez sur la première page. Dans le menu Affichage, cliquez sur En-tête et pied de page. Une barre s’affiche au centre de l’écran. Cliquez sur l’icône Basculer en-tête/pied de page.2 La barre s’affiche juste au-dessus du pied de page. Cliquez sur l’icône Insérer un numéro de page. Le chiffre 1 s’inscrit alors à gauche de la page.3 Si vous préférez placer le numéro de page au centre ou à droite, cliquez sur le menu Format, puis sur Paragraphe. Dans l’espace Alignement, sélectionnez Centré ou Droite, puis cliquez sur OK. Fermez ensuite la barre En-tête et pied de page en cliquant sur Fermer.
Etape 2 : créez un tableau de concordance
1 Cliquez sur Fichier, puis sur Nouveau. Dans la liste qui s’affiche à droite, cliquez sur Nouveau document. Enregistrez immédiatement ce document vide, si possible dans le même dossier que celui où se trouve le texte que vous voulez indexer.Pour ce faire, cliquez sur Fichier, puis sur Enregistrer sous. Donnez-lui un nom et cliquez sur OK.2 Dans la barre d’outils, cliquez ensuite sur l’icône Insérer un tableau.Puis, en gardant le bouton gauche appuyé, faites glisser la souris dans le tableau qui s’affiche en partant du haut à gauche et sélectionnez les deux premières colonnes.Relâchez alors le bouton. Le tableau suivant apparaît
Etape 3 : remplissez le tableau
1 C’est là que commence le seul vrai travail : remplir le tableau à partir du texte à indexer. Pour faciliter l’opération, ouvrez ce dernier, puis, dans le menu Fenêtre, cliquez sur Réorganiser tout.Les deux fichiers (le tableau et le texte) s’affichent l’un au-dessus de l’autre. Vous pourrez ainsi dérouler le texte et copier un à un les mots que vous voulez indexer (en utilisant le raccourci clavier Ctrl et C pour gagner du temps), puis les coller immédiatement dans la colonne de gauche du tableau (en utilisant le raccourci Ctrl et V)2 Après avoir copié un mot dans la colonne de gauche, appuyez sur la touche Tab pour passer à celle de droite. Tapez-y alors le mot tel que vous voulez le voir apparaître dans l’index final. La plupart du temps, ce sera le même mot. Si, par exemple, vous avez indexé le mot France et que voulez le voir apparaître sous la même forme dans l’index, tapez à nouveau France à droite ou, encore plus simple, répétez la combinaison de touches Ctrl et V. Appuyez à nouveau sur Tab pour placer le curseur dans la colonne de gauche de la ligne suivante.Notez que si vous êtes à la fin du tableau, une nouvelle ligne se crée alors d’elle-même.3 Vous pouvez vouloir plus de précision dans l’index par exemple, tout le monde ne connaît pas forcément les îles Féroé, surtout quand le texte dit ‘ les Féroé ‘. Indiquez-le dans la colonne de droite, où vous pourriez taper Féroé (îles).4 Vous pouvez aussi créer des sous-index, par exemple pour classer l’Asie, l’Amérique ou l’Europe sous le nom Continents. Il vous suffit de l’indiquer dans la colonne de droite de la manière suivante : Continents: Europe.5 Pour vérifier plus facilement où vous en êtes dans le tableau au fur et à mesure qu’il se remplit, classez-le régulièrement par ordre alphabétique. Pour ce faire, sélectionnez tout le tableau en appuyant sur Ctrl et A, puis, dans le menu Tableau, cliquez sur Trier.Dans la partie 1re clé, sélectionnez Colonne 1 et cochez la case Croissant. Puis, en bas, sous l’indication Ligne d’en-tête, cochez Non. Cliquez enfin sur OK6 Quand votre tableau est terminé (et relu), enregistrez-le et fermez sa fenêtre. Vous pouvez maintenant passer à l’indexation proprement dite.
Etape 4 : indexez le document
1 Activez la fenêtre du document et, dans le menu Insertion, pointez sur Référence. Cliquez sur Tables et index et sélectionnez l’onglet Index. En bas et à droite de la fenêtre qui s’ouvre, cliquez sur le bouton Marquage auto…2 Dans la fenêtre suivante, recherchez le fichier où se trouve le tableau que vous avez créé et cliquez sur Ouvrir. Word commence immédiatement la procédure d’indexation. Elle prend un certain temps, en fonction de la taille du texte et du nombre de mots à rechercher. Vous pouvez aller boire un café…3 Quand l’indexation est terminée, le marquage des mots concernés apparaît clairement tout le long du texteIl faut d’abord masquer ces traces. Si vous ne le faites pas, le marquage des pages ne sera pas correct lors de l’étape suivante.Cliquez dans la barre des tâches sur le bouton Afficher/Masquer.
Etape 5 : mettez l’index en place
1 Placez-vous à la fin du document et créez un saut de page en appuyant simultanément sur les touches Ctrl et Entrée.Appuyez ensuite plusieurs fois sur la touche Entrée pour laisser quelques lignes vides dans lesquelles vous pourrez plus tard donner un titre à votre Index.2 Dans le menu Insertion, cliquez sur Référence et sur Tables et index, puis sélectionnez l’onglet Index.3 Il ne vous reste plus qu’à choisir la présentation que vous désirez obtenir. Dans notre exemple, nous avons coché la case Une par ligne et la case Aligner les numéros de page à droite.Dans l’espace Colonnes, nous avons mis 2, et, dans l’espace Formats, nous avons sélectionné Moderne.Quand vous êtes satisfait, cliquez sur OK. Notre index se présente ainsi4 Si le résultat ne vous plaît pas, il est très facile de modifier la présentation. Cliquez n’importe où dans l’index créé, ce qui a pour effet de le surligner. Appuyez ensuite sur la touche Suppr pour le faire disparaître.Reprenez ensuite les opérations à partir du point 2 ci-dessus et essayez dautres réglages
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