Il existe plusieurs manières de concevoir des formules dans Excel : utiliser des modèles prêts à l’emploi, passer par un assistant spécialisé ou les écrire entièrement à la main !
Utilisez les fonctions prêtes à l’emploi
La barre d’outils principale Standard (en haut de la fenêtre) possède des boutons d’accès direct à des formules simples, comme la somme.
Ainsi, pour totaliser le contenu d’une colonne ou d’une ligne, sélectionnez la cellule placée en dessous de cette colonne ou à droite de cette ligne (il ne doit pas y avoir de ligne blanche entre les nombres et le total) et
cliquez deux fois sur le bouton Somme automatique de la barre d’outils. Si vous préférez obtenir la moyenne en bas d’une colonne de chiffres, faites un clic droit sur la flèche placée à droite du bouton Somme automatique.
Dans la liste qui apparaît, sélectionnez Moyenne puis cliquez deux fois sur le bouton Somme automatique.
Employez l’Assistant de fonctions
Vous ne savez pas quelle fonction utiliser ? L’Assistant de fonctions vous rend un double service : il vous aide à choisir celle qui vous convient et vous montre comment l’utiliser. Prenons un exemple fondé sur le
jeu de Loto : combien existe-t-il de tirages différents de six boules, sachant que le jeu en comporte 49 ? Dans la cellule B1, saisissez 49 et tapez 6 en B2. Sélectionnez
B3 et cliquez sur le bouton Insérer une fonction (il a la forme d’un ?x). L’assistant Insérer une fonction s’ouvre. Dans la liste Sélectionnez une catégorie, choisissez
Math et trigo, puis, dans la liste qui s’affiche en dessous, choisissez COMBIN. Lisez la brève description qui s’affiche et cliquez sur OK. Dans la nouvelle fenêtre, vous voyez que la fonction
COMBIN a besoin de deux valeurs. Cliquez dans le champ Nombre_éléments, puis sur la cellule B1. Enfin, cliquez dans le champ Nb_éléments_ choisis, dans la cellule B2 et validez par
OK.
Le résultat s’affiche en B3. Si, à la place du nombre, vous voyez une série de ‘ # ‘ s’afficher, élargissez la colonne en faisant glisser, à la souris, le trait
qui la sépare de sa colonne de droite.
Ecrivez vos propres formules
Si les formules prêtes à l’emploi ne vous suffisent pas, vous pouvez en créer de toute pièce, à condition de connaître quelques règles élémentaires dans l’utilisation des symboles et des opérations. Pour créer une formule
dans une cellule, sélectionnez-la et tapez le symbole = (toute formule d’Excel commence par ce symbole). Par exemple, pour faire la différence entre le contenu des cellules A3 et B2, écrivez
=A3-B2, et validez par Entrée. Le résultat s’affichera dans la cellule de la formule, et il changera automatiquement quand vous modifierez le contenu de l’une des deux autres cellules. Bien sûr, vous pouvez perfectionner à
l’envi vos formules, en combinant plusieurs cellules avec divers opérateurs, des parenthèses, etc. Mais vous n’êtes pas obligé de tout taper ; il est plus simple d’indiquer les références des cellules en les sélectionnant directement à la
souris. Ainsi, pour inscrire par exemple la formule =B3*(B5-B7)/C9, tapez =, cliquez sur la cellule B3, tapez *(, cliquez sur B5 et ainsi de suite. Pendant l’écriture de la formule,
Excel identifie chaque cellule par un code de couleur, visible dans la formule et dans un filet entourant la cellule : vous êtes donc sûr de ne pas vous tromper.
